Guida alle transazioni EDI - Come usarlo per la tua azienda

Introduzione ai servizi EDI

Prima del software e di altre tecnologie aziendali, le aziende hanno effettuato comunicazioni tramite e-mail e documentazione fisica. Sfortunatamente, questi metodi lasciano le organizzazioni aperte al rischio di furti, smarriti, manomissioni e persino dati fraudolenti. Senza contare che queste forme tradizionali di comunicazione sono inefficienti, richiedono manodopera estesa e aumentano lo spreco di carta.


Negli ultimi due decenni, la nuova tecnologia e entrata nello spazio di lavoro e ha reso piu facile e sicuro lo scambio di dati. L'Electronic Data Interchange (EDI) semplifica la comunicazione tra le aziende partner utilizzando software informatico.

Con le transazioni EDI, tutte le informazioni sono in un formato standardizzato ed elaborate automaticamente una volta che il sistema ricevente riceve i documenti. Le transazioni EDI offrono un modo sicuro e semplice per trasmettere documenti tra i partner commerciali senza il fastidio del consolidamento manuale dei dati.

Che cos'e una soluzione EDI?

L' Electronic Data Interchange (EDI) e lo scambio virtuale di documenti commerciali tra partner commerciali. Con EDI, le aziende possono inviare e ricevere documenti elettronici, eliminando lo spreco di carta e i tempi di attesa.

La documentazione digitale consente inoltre ai partner di stabilire un formato standardizzato per compilare i documenti in modo coerente. Con la creazione di un sistema di routing EDI, le organizzazioni possono sostituire completamente posta tradizionale, fax ed e-mail e connettersi direttamente ai propri partner.

Che cosa sono le transazioni EDI?

Una transazione EDI e un altro modo per fare riferimento ai documenti commerciali trasferiti tra organizzazioni partner. In un sistema EDI web, la documentazione e standardizzata e automatizzata per semplificare i moduli comuni, ad esempio

• fatture

• acquisto Modifica ordine

• di acquisto

• Pagamenti

• Informazioni di monitoraggio

• Report dati

• Criteri

Che cos'e uno standard elettronico EDI?

Uno standard EDI e un requisito di formato che stabilisce il modo in cui un documento aziendale deve essere composto affinche possa trasmetterlo attraverso il sistema. Con questi standard, i sistemi automatizzati possono indicare dove localizzare i documenti EDI.

Ogni transazione EDI e composta da tre parti.

• Elemento

• segmento

• Serie di transazioni

Come funzionano

le soluzioni EDI Per inviare documenti EDI, le aziende devono seguire tre passaggi consecutivi.

1. Preparare

prima i documenti, i responsabili devono raccogliere, consolidare e organizzare i propri dati nel formato appropriato. Ad esempio, gli utenti inseriscono le informazioni sugli ordini di acquisto nei campi dati standardizzati del software anziche stampare e compilare documenti fisici.

Le aziende possono utilizzare diversi metodi per preparare i propri documenti EDI.

• Immissioni di dati manuali

• Esportazione di fogli di calcolo dai database

• Riformattazione dei report in file di dati

• Aggiornamento delle applicazioni installate per l'output dei file pronti per la traduzione

• Installazione di software con strumenti integrati in grado di gestire EDI

2. Tradurre i documenti

Dopo aver inserito i dati, il sistema deve tradurli e convertirli nel formato EDI standardizzato. Il software EDI puo integrarsi con i sistemi esistenti per semplificare l'estrazione e la conversione dei dati, eliminando l'uso di metodi manuali.

Tuttavia, gli sviluppatori potrebbero dover intervenire per mappare il software e determinare il modo migliore per instradare i dati. Ci sono diversi traduttori disponibili che possono soddisfare le esigenze sia delle piccole imprese che delle grandi imprese. Pertanto, i proprietari dovrebbero cercare di determinare quali integratori di sistemi siano piu comprensibili.

Alcuni fornitori di servizi EDI offrono le proprie opzioni di traduzione a prezzi competitivi. In questo scenario, le aziende inviano i loro dati al provider, che quindi facilita la traduzione e la formattazione. Tuttavia, questo puo essere un problema, perche ci devono essere dipendenti designati che raccolgono e inviano dati manualmente.

3. Trasmettere i documenti

Infine, le aziende devono inviare i loro documenti EDI finalizzati ai partner interessati. Tuttavia, esistono diversi modi in cui le organizzazioni possono connettersi tra loro.

• Collegamento tramite Applicability Statement 2 (AS2)

• Collegamento delle reti EDI

• Creazione di una rete di provider EDI sicura

• Combinazione dei metodi di cui sopra

Condizioni di integrazione EDI da sapere

Mentre molte aziende moderne riconoscono il valore della tecnologia EDI, alcune aziende non sono ancora consapevoli della sua rilevanza. Pertanto, i proprietari dovrebbero dedicarsi del tempo per apprendere i termini EDI e come questi strumenti possano migliorare lo scambio e la memorizzazione dei dati.

Riconoscimento riconoscimento si riferisce alla risposta di comando inviata dal software EDI al mittente del documento per confermare che le informazioni sono state ricevute. Esistono diversi riconoscimenti EDI che dipendono dal tipo di risposta EDI e dal software utilizzato.

• Messaggio di relazione sullo stato a livello di comunicazione di base

• Notificare la disposizione

• conferma funzionale Il documento

• livello aziendale Un riconoscimento

Avviso di spedizione avanzata

Un avviso di spedizione anticipato (ASN) e una transazione EDI comune che avvisa le aziende di una consegna in sospeso, insieme a tutti i dettagli relativi alla spedizione. Le informazioni tipiche trovate in ASN includono le seguenti.

• Numero d'ordine di acquisto

• ID avviso di spedizione

• Indirizzo del destinatario

• Prezzo

• data di consegna stimata

Fattura

Una fattura EDI e esattamente come una fattura tradizionale, tranne che e digitale e standardizzata. Una fattura e un documento inviato dal fornitore all'acquirente che fornisce dettagli sull'ordine una volta spedito. Le informazioni sulla fattura devono corrispondere all'ordine fornitore originale approvato e inviato dall'acquirente.

Le fatture verranno illustrate in dettaglio quanto segue.

• Specifica dell'ordine

• Condizioni di pagamento

• Informazioni del destinatario Informazioni

• del fornitore

• Dettagli di spedizione

RESTful Web Services

Representational State Transfer (REST) delinea le restrizioni che migliorano le prestazioni dei servizi Web. Ad esempio, alcuni servizi RESTful utilizzano solo il protocollo HTTP (Hypertext Transfer Protocol), semplificando lo scambio e l'analisi dei dati poiche ogni documento e coerente.

I programmi REST vengono spesso confrontati con le architetture SOAP (Simple Object Access Protocol) poiche entrambi semplificano la raccolta dei dati per una trasmissione efficiente.

Traduzione Traduzione si riferisce alla conversione dei dati durante il trasferimento tra traduttori. I dati non coerenti devono essere riformattati in un layout standardizzato fino a quando i sistemi EDI non sono in grado di leggere i documenti.
Dopo aver tradotto i dati, la soluzione puo identificare il nome, l'ordine e il messaggio del mittente e inviarlo al destinatario desiderato.

Opzioni di comunicazione per la guida EDI

Esistono diverse opzioni di comunicazione EDI che si adattano alle esigenze specifiche dei dati aziendali. Tuttavia, le due opzioni principali includono AS2 e VAN.

EDI AS2

AS2 accetta tutti i tipi di formati di dati, ad esempio EDI e XML, utilizzando HTTP tramite un server verificato. Questa opzione include una crittografia aggiuntiva per dati illimitati a una tariffa conveniente.

La maggior parte delle aziende moderne preferisce AS2 grazie alla sua facile integrazione con soluzioni aziendali interne ed esterne. Questo programma richiede notifiche che avvisano il partner ogni volta che viene consegnato un nuovo documento. Le aziende possono implementare AS2 utilizzando il proprio reparto IT interno o reclutando un fornitore di terze parti.

EDI

VAN Una rete a valore aggiunto EDI (VAN) utilizza un'unica connessione per facilitare le transazioni EDI. Cio consente a VAN e reti private di comunicare in modo sicuro.

Il VAN si muove molto come un sistema di consegna tradizionale, in cui un messaggio viene prelevato dal mittente e dato direttamente al destinatario. Snellendo il processo di consegna, le aziende riducono il prezzo EDI di ogni singolo documento. Tuttavia, affidarsi esclusivamente a VAN e diventata una strategia aziendale obsoleta, poiche diverse opzioni di comunicazione offrono vari metodi di connettivita e integrazione.

Codici di transazione EDI utilizzati frequentemente

Esistono numerosi codici di transazione EDI specifici per vari settori e aziende in tutta la catena di fornitura.

Codici EDI catena di fornitura

• 753 Richiesta di ciclo Istruzioni

• 754 Istruzioni ciclo

• 816 Relazioni organizzative

• 818 Rapporto vendite Commissione

• 830 Programma pianificazione con capacita di rilascio

• 832 Catalogo vendite

• 840 Richiesta di offerta

• 841 Informazioni tecniche
• 842 Report di non conformita

• 843 Risposta alla richiesta di preventivo

• 845 Autorizzazione prezzo 846

• Interrogazione magazzino

• 847 Rivendicazione materiale

• Scheda dati di sicurezza 848

EDI Trasporti e Logistica Codici

• 104 Spedizione aerea

• 106 Motor Carrier Tasso Proposta

• 120 Veicoli Ordine di spedizione

• 121 Veicolo Servizio

• 128 Informazioni concessionario

• 214 Trasporto Vettore Stato spedizione

• 227 Report utilizzo rimorchio

• 301 Conferma

• 312 Avviso di arrivo

• 317 Ordine di consegna

• 422 Attrezzatura Ordine

• 440 Peso spedizione

• 466 Richiesta tasso

• 859 Fattura trasporto

• 998 Set Cancellazione

Codici EDI di produzione e vendita al dettaglio

• 101 Elenco indirizzi

• 140 Registrazione prodotti

• 170 Ricavi Rendiconti

• 503 Cronologia prezzi

• 504 Clausole

• 850 Ordine di acquisto

• 851 Programma cespiti

• 852 Dati attivita prodotto

• 862 Programma di spedizione

• 869 Stato ordine Interrogazione

• 879 Informazioni sul prezzo

• 890 Gestione contratto

• 940 Warehouse Spedizione Ordine

• 943 Magazzino Trasferimento Magazzino Avviso spedizione

• 947 Magazzino Adjustment Adventory Consigli

Codici EDI finanziari

• 132 Informazioni sulle risorse umane

• 155 Rapporto credito aziendale

• 198 Verifica prestito

• 200 Rapporto Credito ipotecario

• 810 Fattura

• 812 Adeguamento credito/debito

• 820 Ordine di pagamento

• 822 Analisi del conto

• 824 Suggerimento applicazione

• 827 Avviso di restituzione finanziaria

• 844 Trasferimento del prodotto Aggiustamento conto

Comunicazione Codici EDI

• 102 Dati associati

• 242 Dara Status Tracking

• 815 Servizio di crittografia Messaggio

• 868 Forma elettronica Struttura

• 993 Ricevuta sicura

• 997 Conferma funzionale

• 999 Implementazione Riconoscere