Come semplificare i processi- Ultimate Guide per le aziende

La tecnologia moderna ha dato alle organizzazioni l'opportunita di migliorare i propri processi interni passando dai metodi manuali all'automazione.

I processi tradizionali richiedono manodopera, tempo e risorse eccessive da completare, mettendo le aziende a rischio di cadere dietro la concorrenza. I metodi manuali aumentano anche il rischio di errori di comunicazione, procedure dimenticate e scartoffie perse.

Tuttavia, il software avanzato e in grado di semplificare i processi automatizzando le attivita standard, consentendo ai dipendenti di gestire progetti che richiedono maggiore attenzione. Cio rende le operazioni quotidiane, come il lavoro amministrativo, piu efficienti e piu facili da gestire.

Che cosa significa semplificare un processo?

La semplificazione e l'atto di migliorare un elemento, un sistema o un processo per renderlo piu semplice o piu efficiente. Ad esempio, semplificare la fatturazione dei clienti significa migliorare il processo di documentazione, in modo che i passaggi siano piu veloci, ripetibili e coerenti.

In termini di business, un processo semplificato garantisce che ogni passo compiuto per completare un'attivita sia completo, ripetibile e lavori verso un obiettivo finale. Ogni lavoro puo essere una piccola parte di un processo complessivo o di un evento separato.

Ad esempio, l'inserimento di un nuovo dipendente richiede diversi passaggi, come la compilazione di documenti, la formazione e l'introduzione del personale. La gestione puo semplificare il processo di documentazione utilizzando software, ad esempio un sistema di risorse umane.

Il software puo memorizzare le informazioni del nuovo noleggio per compilare automaticamente i campi sul pacchetto del benefit e altri documenti, semplificando il processo di onboarding.

Il software avanzato puo semplificare le operazioni e i processi. Indipendentemente dal luogo in cui si trova un'azienda nella catena di fornitura, il software ha la capacita di semplificare diverse funzioni, quali-

• Amministrazione

• vendite e marketing, Finanza e

• Accounting

• Order Evasione Order

• Procurement

• Inventory Management Gestione

• delle relazioni con i clienti

• Gestione IT

• Previsione

• Gestione asset Gestione

• catena di fornitura Controllo

• conformita Audit

• Gestione progetti

• Reporting

10 passaggi per semplificare i processi La

semplificazione dei processi aziendali non deve essere un progetto complicato e frustrante. Con l'attenzione e solo 10 passaggi, la gestione puo semplificare le operazioni che richiedono un miglioramento in termini di flusso di lavoro ed efficienza-

1. Analizza

innanzitutto il flusso di lavoro, le aziende devono delineare un elenco di processi che necessitano di miglioramenti. Questo elenco dovrebbe organizzare le operazioni per reparto, priorita e intensita di lavoro. La

gestione deve quindi analizzare a fondo ogni processo, inclusi ogni passaggio, procedura e indicatore di prestazioni chiave (KPI). Questo dimostra quanto bene il business e stato operativo e le sue aree di debolezza.Il

management dovrebbe anche prendere in considerazione la possibilita di parlare con i dipendenti che orchestrano i processi per ottenere feedback e approfondimenti.

2. Identificare le aree di messa


a fuoco Avanti, la gestione ha bisogno di analizzare i dati raccolti per determinare quali aree devono essere migliorate. Qualsiasi operazione che mostri livelli di produttivita, output o bassi livelli di soddisfazione dovrebbe essere data priorita.Le
inefficienze e altri fattori che causano processi in ritardo devono essere definiti e valutati. Cio consente alla gestione di determinare quali modifiche possono migliorare le prestazioni.

3. Abbattere ogni processo

Per semplificare la valutazione, ogni processo dovrebbe essere ulteriormente suddiviso in fasi piu gestibili. In questo modo e molto piu semplice rilevare dipendenze, inefficienze e punti critici di un'operazione.
Tuttavia, i project manager devono tenere a mente l'obiettivo di non complicare eccessivamente questo passaggio.

4. Assegnare priorita alle attivita

Una volta suddivisi i processi, e il momento di classificare ciascuno di essi su una scala da 1 a 10 in base alla loro importanza. In questo modo le operazioni vengono prioritarie per mantenere il flusso di lavoro e aumentare l'efficienza.

5. Registra tutto

Ogni fase di ogni processo deve essere adeguatamente documentata per garantire la qualita e riferimento futuro. La gestione puo registrare la procedura su carta o digitalmente all'interno di un software centralizzato, in modo che sia disponibile per tutti i dipendenti.

Con un record dettagliato, la gestione puo guardare indietro per vedere quali passaggi devono essere modificati se il risultato e meno che ideale. Inoltre, consente ai futuri dipendenti di ripetere la procedura, se necessario.

6. Automazione del flusso di lavoro

Molte aziende hanno scelto di automatizzare il proprio flusso di lavoro con un software, che gestisce attivita standard e ripetitive, come la compilazione e l'archiviazione di documenti. Queste soluzioni riducono il rischio di errori umani, come errori, errori di calcolo e errori di comunicazione.

Il software moderno offre inoltre funzionalita e strumenti unici, come l'integrazione automatica del sistema, avvisi e riordini, per semplificare il flusso di lavoro.

7. Valutare il nuovo flusso di lavoro

A questo punto, e il momento di ricontrollare il nuovo processo per verificare se il flusso di lavoro e stato migliorato. Cio richiede un test dal vivo sul posto di lavoro, in modo che la gestione possa vedere attivamente il risultato finale.

Le organizzazioni devono prendere note dettagliate di eventuali interruzioni o inefficienze nel processo per future modifiche.

8. Resta flessibile

Una volta testato il flusso di lavoro, la gestione deve apportare miglioramenti in base ai risultati e alle relative note. Questo passaggio puo richiedere molto tempo, poiche l'implementazione delle modifiche richiede spesso brainstorming e tentativi ed errori estesi.

Ad ogni modifica, il flusso di lavoro deve essere rivalutato per assicurarsi che non crei un nuovo problema per passaggi o processi sequenziali.

9. Testare il nuovo flusso

di lavoro Dopo che tutti i miglioramenti sono stati implementati correttamente e il nuovo processo e stato testato, e il momento per l'implementazione finale. La gestione del progetto dovrebbe formare i dipendenti sul nuovo processo e fornire una procedura operativa standard dettagliata (SOP) per riferimento.

Ci dovrebbe anche essere un tempo per i dipendenti per porre domande e rispondere alle preoccupazioni relative al nuovo flusso di lavoro.

10. Apportare modifiche

E importante non scoraggiarsi se il nuovo flusso di lavoro non e perfetto subito, poiche spesso richiede tempo per risolvere i nodi. Potrebbe essere necessario apportare ulteriori valutazioni e miglioramenti per perfezionare il processo e raggiungere un risultato soddisfacente.

Ancora una volta, le aziende dovrebbero prendere in considerazione l'utilizzo di software di gestione per aiutare a regolare le operazioni e ottimizzare il flusso di lavoro

5 I vantaggi dei processi semplificati La

semplificazione dei processi interni puo migliorare significativamente l'efficienza operativa e mantenere un flusso di lavoro ottimale. Cio consente alle aziende

• di- Risparmiare tempo

• risparmiare denaro

• Migliorare la comunicazione

• Migliorare la documentazione

• Identificazione dei colli

5 Suggerimenti per

le aziende di automazione di processo che desiderano implementare strumenti di automazione per semplificare il flusso di lavoro hanno bisogno di-

1. Studiare l'

automazione dell'implementazione del processo puo essere un progetto complicato se il processo non e stato valutato per primo. La
gestione dovrebbe iniziare delineando l'operazione che necessita di automazione definendo i passaggi ed eliminando i duplicati. Cio consente di creare una transizione senza interruzioni all'automazione senza dover regolare la programmazione del software.

Ad esempio, il conto clienti puo sperimentare un elevato volume di depositi durante la stagione intensa, ritardando il dipartimento finanziario. Con il software di contabilita, i dipendenti possono semplificare il processo di raccolta e registrazione.

2. Concentrarsi sulle applicazioni


Molte aziende commettono l'errore di sviluppare prima una soluzione, poi cercando di adattarla ai vari processi. Cio puo sprecare una notevole quantita di tempo e denaro per riprogrammare il software per diverse attivita.

Invece, l'applicazione dovrebbe essere mappata per ogni processo prima, quindi gli sviluppatori dovrebbero iniziare a costruire una soluzione specifica per ogni reparto. Cio evita di dover rielaborare l'infrastruttura, eliminare le ridondanze e apportare modifiche per ogni attivita.

3. Ricerca sul ritorno sull'investimento dell'automazione

Un altro elemento che le aziende tendono a trascurare e il ritorno sull'investimento (ROI) di una soluzione. Il tempo, l'energia e le risorse necessarie per creare una soluzione non devono superare i tempi e i costi che ripagheranno.
Le aziende possono spendere fino a 500.000 dollari per lo sviluppo e l'implementazione di software di gestione.

Tuttavia, se la soluzione consente di risparmiare solo poche migliaia di dollari all'azienda, non vale la pena di investire.
Pertanto, la gestione dovrebbe esaminare attentamente le spese di creazione di un nuovo sistema, nonche il loro processo, e determinare se la soluzione avra un impatto positivo sul flusso di lavoro.

4. Pensare che

il controllo a lungo termine del ROI sia un altro modo per garantire che l'investimento abbia un impatto a lungo termine.
L' automazione non dovrebbe solo avere un impatto immediato, ma dovrebbe migliorare le prestazioni a lungo termine di un'azienda. Una soluzione dovrebbe essere in grado di migliorare la scalabilita di un'azienda ed essere in grado di crescere al suo fianco. Altrimenti, l'organizzazione superera il software e dovra reinvestire in un altro sistema, richiedendo ancora piu tempo e capitale.

Le grandi imprese dovrebbero utilizzare la regola 80-20, in cui la modifica del 20% delle operazioni dell'azienda comporta miglioramenti dell'80%. Se i processi non soddisfano questo standard, la gestione dovrebbe prendere in considerazione la revisione della soluzione.

5. Utilizzare soluzioni preprogrammate quando possibile.

Anche se le grandi aziende investono spesso in soluzioni personalizzate, possono essere molto costose. Piu probabilmente, le aziende che desiderano automatizzare un processo possono trovare software gia pronto, che e molto piu conveniente e facile da integrare.

Pertanto, le piccole imprese dovrebbero optare per soluzioni preprogrammate ogni volta che possibile per risparmiare tempo e denaro. La direzione puo parlare con aziende simili per determinare i fornitori che meglio soddisfano le loro esigenze.

Se la societa ha gia stabilito sistemi, il project manager dovrebbe assicurarsi di chiedere al fornitore se i loro servizi sono compatibili.La



semplificazione di un processo richiede attenzione ai dettagli, tempo esteso e conoscenza della tecnologia moderna. Tuttavia, le aziende che semplificano le operazioni in ritardo possono migliorare la loro efficienza per promuovere la produttivita e la redditivita.