Business Process Automation 101- Tipi di BPA e quando utilizzarli L'automazione dei processi
Le aziende possono risparmiare tempo dedicato alle procedure quotidiane monotone implementando l'automazione dei processi aziendali per semplificare le operazioni.
Dall' assunzione e formazione di nuovi dipendenti alla regolamentazione degli ordini di acquisto di azioni, l'immissione dei dati in queste attivita ripetitive puo richiedere tempo prezioso e capitale di un'azienda. Utilizzando il software di automazione dei processi, le organizzazioni possono monitorare rapidamente le operazioni della supply chain e designare i tempi di gestione per progetti piu complessi.
Che cos'e l'automazione dei processi aziendali?
L' automazione dei processi aziendali (BPA) e una tecnologia di gestione dei flussi di lavoro che automatizza le procedure e puo essere eseguita con un intervento umano minimo o nessun intervento umano. Questa soluzione mira a ridurre i costi operativi e di manodopera.
Uno studio di Forrester mostra che il software di automazione puo ridurre i costi operativi totali fino al 90%.
L' immissione dei dati da sola puo richiedere molto tempo, soprattutto quando si gestiscono diversi sistemi. L'automazione aziendale trasferisce i dati su tutte le piattaforme necessarie, liberando i dipendenti dal lavoro impiegato. Invece, i lavoratori possono concentrare i loro sforzi su progetti aziendali piu complessi, come ad esempio iniziative di espansione aziendale.
Oltre alla gestione dei documenti, BPA mira a migliorare il software di flusso di lavoro consolidato attraverso l'integrazione. Collaborando con sistemi automatizzati, le aziende possono gestire facilmente varie operazioni, come l'onboarding dei dipendenti, i progetti delle risorse umane e l'analisi dei report. L'automazione del flusso di lavoro puo anche eseguire attivita piu complicate, dalla gestione del sistema ai servizi di posta elettronica.
BPA regola tutte le soluzioni integrate avviando azioni di risoluzione dei problemi e avvisando gli utenti quando si e verificato un errore tecnico. Il software BPA puo anche essere programmato per inviare e-mail pianificate interne, di terze parti e di marketing, consentendo ai dipendenti di lavorare e pianificare in anticipo. Con l'automazione dei processi, le aziende possono migliorare l'efficienza complessiva aumentando la velocita di servizio e riducendo gli errori umani.
Sono disponibili diversi tipi di soluzioni BPA che si differenziano per le funzionalita di gestione dei progetti. I quattro modelli standard che progrediscono nella complessita includono-
1. Automazione di base - Uno strumento di automazione di base semplifica le procedure aziendali semplici, come la messaggistica di reparto, e fornisce un database centralizzato per accedere a tutte le informazioni su un'unica interfaccia.
2. Automazione dei processi -Questa gestione dei processi conserva i record delle attivita per migliorare la trasparenza e la coerenza dei dati in tutta l'azienda. Ad esempio, un'azienda puo utilizzare l'automazione dei processi per trasferire file tra reparti.
3. Integration Automation - Come modello piu complesso, l'automazione dell'integrazione consente a macchine e software di simulare il modo in cui gli utenti eseguono le operazioni per ripetere le proprie azioni.
4. Intelligenza Artificiale (AI) Automazione - AI e la tecnologia BPA piu avanzata in quanto prende decisioni basate sui dati dalle proprie analisi. L'implementazione dell'intelligenza artificiale nelle operazioni di produzione consente alla soluzione di digerire i dati ed eseguire piani per ridurre gli errori della supply chain. Ad esempio, le aziende utilizzano questa soluzione per rilevare rischi nella spedizione come ritardi e potenziali danni utilizzando sensori di spedizione. Cio consente al sistema di avvisare gli utenti di intraprendere azioni correttive in caso di incidente per ridurre al minimo i ritardi operativi.
Esempi di servizi
BPA BPA hanno ampie funzionalita e possono essere implementati in varie fasi di supply chain e business. Le aziende possono iniziare a razionalizzare le procedure quotidiane, come ad esempio-
1. L'onboarding dei
dipendenti Assunzione di nuovi dipendenti non e un processo semplice, in quanto include una vasta documentazione e formazione. La compilazione di candidature, moduli informativi, accordi sui benefici e la creazione di nuovi conti, tra le altre procedure, richiedono molto tempo. Senza una soluzione di automazione, i moduli possono essere smarriti, compilati in modo errato o completamente dimenticati.
Pertanto, l'implementazione del software BPA puo semplificare il processo di onboarding dei dipendenti-
- ridurre i documenti con la condivisione elettronica dei dati
- Garantire che tutti i moduli siano completi identificando i campi vuoti
- Aumentando la velocita del servizio
- Migliorando la produttivita
- Promuovere la soddisfazione dei dipendenti
2. Ordinidi
acquisto Il completamento delle richieste di ordine di acquisto e un task ripetitivo condotto tra societa e fornitori terzi. Innanzitutto, un membro del personale autorizzato compila un modulo d'ordine che deve essere esaminato e approvato dal dipartimento finanziario. Dopo l'approvazione, il modulo viene inviato al fornitore e al team di inventario appropriati. Il completamento manuale di questo processo puo richiedere giorni o settimane.
- Trasferimento tempestivo dei documenti alle parti desiderate
- Migliorare la produttivita
- Garantire che tutti i moduli siano completi
- Allertare gli utenti quando si verificano errori Queste caratteristiche BPA migliorano la responsabilita del personale e la trasparenza dei dati attraverso una condivisione efficiente delle informazioni.
3. Previsione
della domanda La previsione della domanda richiede informazioni costantemente aggiornate sulle vendite e sull'inventario, in modo che i responsabili possano prendere decisioni basate sui dati su ordini di magazzino, logistica e marketing. Senza un servizio di automazione integrato, i dipendenti designati dovrebbero navigare tra numerosi software e report per aggregare tutti i dati appropriati. Estrarre continuamente i dati dai sistemi POS man mano che si verificano le transazioni, le quantita vengono automaticamente inserite nel sistema di previsione per stimare la domanda futura e monitorare l'andamento delle vendite.
Implementando una soluzione BPA che si integra con i sistemi POS (POS), la gestione dell'inventario e il software di previsione, le aziende possono-
- Aumentare la trasparenza dei dati
- Semplificare gli ordini e le campagne di marketing
- Prendere decisioni informate
- Accesso in tempo reale
4. Controllo dell'inventario
I metodi tradizionali di controllo dell'inventario richiedono un conteggio continuo del ciclo manuale, che puo portare a un'elevata probabilita di errori umani. Le scorte e le discrepanze non conteggiate possono portare a sovratensioni e sottoscorte, con un impatto negativo sui margini di profitto e sulla linea di fondo, preparandosi in modo inadeguato alle richieste dei consumatori. Tuttavia, i metodi di automazione come scanner e software possono semplificare il conteggio delle scorte.
Automatizzando il controllo delle scorte con software di inventario e BPA, le organizzazioni possono-
- Aumentare
- la precisione dell'inventario Migliorare l'efficienza e la produttivita della supply chain
- Risparmio di tempo e costi operativi
- Definire i punti di riordino Questa automazione garantisce alle aziende puo evitare scorte, eccesso di scorte e discrepanze di inventario, influenzando positivamente i loro profitti.
Quando utilizzare BPA Le pratiche di automazione
moderne sono cosi avanzate che a volte possono assumere completamente un'operazione. Tuttavia, alcuni compiti richiedono ancora l'intervento umano e il pensiero critico. E essenziale capire quali procedure possono essere migliorate dalle soluzioni BPA e quali sono migliori con uno sforzo pratico.
Quando il BPA e una buona idea?
Attivita ripetitive
La catena di fornitura e costituita da operazioni ripetute, dalla produzione all'evasione degli ordini, per non parlare delle procedure necessarie per gestire i dipendenti e le strutture. Gli studi dimostrano che il 90% dei dipendenti e gravato da operazioni ripetitive che potrebbero essere gestite tramite BPA. Pertanto, le aziende possono implementare sistemi automatizzati per gestire le seguenti operazioni-
- Aggiornamenti software di gestione
- Monitoraggio della sicurezza Monitoraggio del
- tempo
- Ordini di evasione
- Controllo inventario
- Spedizione
- Ordini
- di acquisto Fatturazione
Le organizzazioni di tracciamento basato su sensori stanno iniziando ad implementare la tecnologia IoT (Internet of Things), ad esempio sensori, scanner e reti, per ottimizzare i processi automatizzati. Con il software BPA, le aziende possono monitorare tutte le attivita e le prestazioni del sistema per garantire che le operazioni vengano eseguite in modo efficiente. Cio e particolarmente vero quando si tratta di gestire le scorte sia all'interno che all'esterno del magazzino, tra cui- monitoraggio dei
- conteggi ciclici dei
- punti di riordino Monitoraggio dei
- contenitori di spedizione
- Monitoraggio delle temperature per i prodotti sensibili
- Segnalazione danneggiata o smarrita
Chioschi self-service I chioschi self-service sono in piena espansione sia per la parte anteriore che posteriore della casa. I clienti possono utilizzare i chioschi presso hotel, ristoranti, negozi di alimentari, rivenditori e persino strutture sanitarie per effettuare ordini, scansionare prodotti o effettuare il check-in. D'altra parte, le aziende stanno implementando questa tecnologia per semplificare la formazione dei dipendenti e monitorare i programmi di lavoro. I lavoratori possono utilizzare i chioschi per eseguire il punch in e fuori dai turni e verificare le ore, riducendo il tempo necessario per tenere traccia manualmente delle pianificazioni dei dipendenti.
Processi di back office IT L'automazione dei
servizi IT ottimizza la produttivita dei dipendenti durante l'orario di lavoro e continua a monitorare i dati dopo le ore. I servizi BPA possono essere programmati per avvisare i responsabili IT solo se si verifica un errore e richiede un intervento umano. Questo elimina la necessita di assumere personale aggiuntivo per il monitoraggio 24-7.La
tecnologia informatica automatizzata di ricerca e gestione dei contenuticonsente alle aziende di accedere ai big data e ai loro record interni per fornire un ambito piu ampio di operazioni. Cio consente agli utenti di condurre ricerche e tirare informazioni riguardanti- Caso
- giudiziario
- giudiziario
- Caso Studies
- Assicurazione
- Gestione del Rischio
- Demografia
- Strategie di Pricing Competitive
Quando il BPA non e una buona idea?
Interazione con
i clienti Mentre i clienti apprezzano le conferme automatiche su prenotazioni, acquisti e prenotazioni, altre forme di automazione possono essere piu frustranti che utili. Le interazioni personali, come il saluto e la connessione delle telefonate, dovrebbero essere effettuate dai dipendenti in quanto i sistemi telefonici automatizzati richiedono piu tempo rispetto agli sforzi manuali.
Durante questo processo robotico, i clienti sono costretti ad attendere le loro opzioni per lasciare un messaggio o essere trasferiti a un rappresentante e, a volte, i loro comandi possono essere interpretati male, portando a chiamanti insoddisfatti. Pertanto, i dipendenti formati dovrebbero gestire le chiamate in arrivo per valutare adeguatamente la domanda e trasferire la chiamata al reparto appropriato.
Assistenza clienti
Allo stesso modo, quando i consumatori hanno un problema con un servizio o un prodotto, vogliono sentire da un rappresentante effettivo, non da una voce robotica o da una risposta e-mail automatizzata. Le risposte automatiche non garantiscono che la loro preoccupazione sia risolta e spesso comporta un lungo tempo di attesa fino a quando un dipendente puo riconciliare il problema. Queste soluzioni fanno sentire il cliente come se non fossero ascoltati o apprezzati.
4 Fasi di implementazione BPA
Dividendo un sistema BPA in quattro fasi, la gestione del progetto puo comprendere e monitorare meglio i suoi processi. Le quattro fasi includono-
1. Analisi - I responsabili devono esaminare i dati e i report per valutare l'efficienza operativa e le prestazioni complessive dell'azienda. Quindi devono essere delineati obiettivi, obiettivi e requisiti di soluzione chiari per determinare quale progetto architettonico e modello BPA soddisfi al meglio le loro esigenze. A questo punto, la direzione dovrebbe consultare il reparto IT o gli sviluppatori di software per ottenere il loro input.
2. Implementazione - Una volta scelto il sistema BPA, e i componenti necessari sono personalizzati, e il momento di implementare la nuova tecnologia. Tutta la documentazione di sistema deve essere a portata di mano in modo che gli sviluppatori possano registrare con precisione caratteristiche, funzionalita e informazioni vitali. Al termine dell'installazione, i dipendenti possono iniziare la formazione sul nuovo database.
3. Integrazione - IT e anche responsabile dell'integrazione della nuova tecnologia con il software esistente per creare un database connesso. Cio consente a tutti i servizi di comunicare e condividere i dati in modo efficiente. E inoltre essenziale disporre di una documentazione adeguata su tutti i sistemi per garantire che l'integrazione segua tutti i protocolli senza interrompere gli altri server.
4. Manutenzione - Una volta installato il software, e essenziale eseguire controlli di manutenzione di routine per garantire che tutte le funzioni siano aggiornate e funzionanti correttamente.
I vantaggi dell'implementazione del BPA
Le funzionalita avanzate che BPA offre alle aziende hanno un potenziale infinito. Oltre alla sua capacita di aumentare l'efficienza operativa, l'automazione offre alle aziende diversi vantaggi, tra cui-
- Trasformazione Digitale - Trasformare un'azienda con soluzioni moderne assicura che le sue operazioni possano crescere con l'evoluzione della tecnologia e gli sforzi di espansione.
- Maggiore chiarezza- l'accesso ai big data offre alle organizzazioni un ambito piu ampio delle loro prestazioni, in modo da poter vedere quali operazioni devono essere migliorate. Attraverso report dettagliati, analisi e mappatura dei processi, la gestione puo implementare le modifiche in base alle esigenze.
- Processi semplificati - Con i processi automatizzati, tutte le comunicazioni, gli audit, i report e la condivisione dei dati sono semplificati. Questa funzionalita potenziata favorisce la responsabilita dei dipendenti, i tempi di consegna e l'efficienza complessiva.
- Record di conformita tracciati - Con un database centralizzato, tutti i record e i report vengono registrati e conservati per l'accesso degli utenti, semplificando le verifiche interne.
- Operazioni standardizzate - L'automazione delle operazioni garantisce che tutti i processi siano regolati in modo che le aziende possano aspettarsi un risultato standard, aumentando l'affidabilita e la stabilita della produzione.
- Soddisfazione del cliente migliorata- il rispetto costante degli standard garantisce ai clienti servizi e merci di alta qualita in tempo, aumentando la soddisfazione.
- Aumento della produttivita - I servizi BPA regolano tutte le operazioni, in modo che vengano eseguite in modo accurato, puntuale e a un costo minimo. Cio garantisce il rispetto delle scadenze e la riduzione degli errori umani.
- Riduzione dei tempi e dei costi - Uno studio ha rivelato che le aziende stanno perdendo un collettivo $140 miliardi all'anno dal tempo sprecato, risorse, operazioni duplicate e dati disconnessi. Non richiedendo l'intervento umano, i sistemi automatizzati riducono i tempi e i costi di evasione, promuovendo in ultima analisi i profitti dell'azienda.
System Integration e BPA
System Integration e BPA sono molto simili e hanno molti degli stessi obiettivi. Mentre l'integrazione e una funzione standard del software BPA, non e l'obiettivo primario.
Innanzitutto, l'integrazione di sistema e il processo di connessione di diversi sottosistemi e applicazioni individuali per creare una rete di strumenti e funzioni. Questo elimina l'ingombro delle funzioni e delle informazioni ridondanti, creando al tempo stesso un database esteso. Gli integratori software collegati a server esterni consentono inoltre a soggetti esterni, quali clienti, clienti e fornitori, di tenere traccia di determinate operazioni. Grazie all'aggregazione dei dati, i sistemi integrati possono semplificare la comunicazione interna e/o esterna.
D' altra parte, l'obiettivo principale del BPA e quello di automatizzare le procedure standard per migliorare la produttivita complessiva. Tuttavia, molte volte cio comporta l'interazione con i sistemi consolidati. Quando i processi automatizzati sono integrati con altri software, l'efficienza viene ulteriormente migliorata grazie alla condivisione dei dati e alla comunicazione piu rapida. I BPA che utilizzano l'integrazione del sistema possono aumentare la velocita di servizio e accedere ai dati in tempo reale.
Pertanto, le aziende che si concentrano sulla scalabilita aziendale, la funzionalita e la produttivita dovrebbero implementare soluzioni BPA con sistemi integrati per semplificare le operazioni quotidiane.
Pianificazione e previsione della domanda- Differenze e procedure ottimali
