Business Process Improvement 101- Definizione, Metodi e More

Un numero crescente di aziende si rivolge alla gestione dei processi aziendali (BPM) per acquisire una migliore comprensione delle proprie operazioni e trovare modi per sfruttare i dati per migliorare i propri processi. Si prevede infatti che il mercato globale del Business Process Management (BPM) crescera di un tasso di crescita annuo composto (CAGR) del 13,52% dal 2016 al 2021, raggiungendo 14,89 miliardi di dollari entro il 2021.

L' obiettivo generale di quasi tutte le aziende e la redditivita e la gestione dei processi aziendali approfondisce questo argomento in particolare attraverso l'obiettivo di efficienza e convenienza.

Tuttavia, BPM stesso e un termine ombrello che copre una vasta gamma di funzioni e attivita. Una di queste funzioni e il miglioramento dei processi aziendali (BPI), che esamina in modo specifico come migliorare le operazioni esistenti all'interno di un'azienda. Per applicare questa analisi alle proprie organizzazioni, e importante che i proprietari di imprese comprendano i diversi modelli e passaggi di BPI.

Informazioni sui processi aziendali

Un processo aziendale e una sequenza di passaggi ripetibili all'interno di un'organizzazione che porta a un risultato o a un obiettivo aziendale ideale. Ad esempio, ogni volta che l'azienda vuole assumere un nuovo dipendente, passa attraverso un processo amministrativo (cioe reclutamento) per raggiungere tale obiettivo aziendale.
Altri esempi di processi aziendali includono- Integrazione

• dei dipendenti Sviluppo del
• prodotto
• Vendite
• Marketing
• Procurement
• Servizio clienti/Supporto
• Gestione dell'inventario

Che cos'e il miglioramento dei processi aziendali?

Il miglioramento dei processi aziendali e un esercizio di gestione che cerca di analizzare, rivedere e migliorare i processi aziendali esistenti. Per dirla semplicemente, si tratta di far funzionare le cose in azienda in modo piu efficiente. In questo modo, gli imprenditori e i manager possono ottimizzare le prestazioni dell'azienda, seguire gli standard e le best practice del settore e fornire ai clienti una migliore qualita dei prodotti e dei servizi.

La chiave per ottenere il giusto miglioramento del processo di business e quello di assicurarsi che lo stabilimento puo mappare tutti i suoi processi - quindi perche e imperativo che i proprietari di imprese e manager conoscano ogni procedura all'interno della loro organizzazione. Questo e l'unico modo per identificare con precisione le inefficienze e trovare modi per riprogettare i processi.

3 Obiettivi principali di BPI

Poiche BPI puo avere un ambito ampio, aiuta a concentrare le attivita di miglioramento del processo su uno o piu obiettivi rilevanti per l'organizzazione. In genere, questo puo essere uno o piu dei seguenti elementi-

1. Miglioramento della qualita del prodotto - Questo obiettivo di miglioramento del processo si concentra sul miglioramento della qualita del prodotto utilizzando lo stesso input di risorse. Cio significa in genere identificare le inefficienze nel processo di produzione che influiscono negativamente sul prodotto o trovare nuovi metodi di produzione attraverso l'uso di nuove tecnologie e pratiche.

2. Accelerazione dei tempi di processo - Questo obiettivo di miglioramento dei processi mira a rendere piu veloci i processi ridondanti rimuovendo passaggi o utilizzando nuove tecnologie (ad esempio, l'automazione dei processi).

3. Riduzione dei rifiuti - Questo obiettivo e incentrato sulla rivelazione di attivita dispendiose e sulla loro rimozione dal flusso di lavoro dell'azienda, sia per supportare gli altri due obiettivi o semplicemente per migliorare la produttivita aziendale. Ad esempio, la riduzione degli sprechi di prodotto attraverso la gestione dell'inventario puo portare a minori costi di trasporto dell'inventario.

5 fasi generali di miglioramento del processo

Come qualsiasi disciplina di gestione aziendale, il miglioramento dei processi aziendali ha piu metodologie. I principi generali, tuttavia, sono di solito gli stessi e coprono le seguenti fasi.

1. Cercando il problema

Un problema aziendale o una sfida e l'impulso di qualsiasi progetto di miglioramento del processo. Questo passaggio e di porre la domanda, Quali cose nel business possiamo migliorare o risolvere?
Come accennato in precedenza, la gestione puo utilizzare la mappatura dei processi aziendali per ottenere una panoramica dei processi correnti dell'azienda. La buona notizia e che questo non e piu fatto con una penna e carta.

Le aziende possono utilizzare elementi visivi come diagrammi di flusso digitali per visualizzare ogni fase dei loro processi. Le applicazioni di gestione dei flussi di lavoro o delle attivita possono anche mappare e monitorare i processi in tempo reale, offrendo agli utenti una panoramica delle operazioni e un elenco di dipendenti responsabili delle attivita e delle attivita che compongono ogni processo.

2. Analisi del problema

dopo la mappatura del processo viene analisi. Questo passaggio comporta la comprensione delle cause alla base di inefficienze, ridondanze ed errori. Il piu delle volte, cio richiede la partecipazione di interi team o dipartimenti per fornire il loro feedback e suggerimenti su come migliorare i processi.
Ad esempio, se un reparto scopre un modello insolito di dipendenti che si dimette entro un anno dall'assunzione, potrebbe esserci un difetto all'interno del processo di selezione del reparto HR. Questo, a sua volta, potrebbe essere indicativo di scarsa comunicazione tra quel dipartimento e il responsabile delle assunzioni della societa.

3. Riprogettare il processo

Una volta individuato un problema e le sue cause, l'azienda puo procedere alla riprogettazione del processo incriminato. Poiche ogni organizzazione e diversa, non c'e una dimensione adatta a tutti approccio a questa strategia. Tuttavia, ci sono alcune best practice che funzionano in quasi tutte le situazioni.

• Scegliere le metriche giuste per misurare l'avanzamento - Cio consente di quantificare l'impatto del miglioramento del processo.

• Ottieni piu feedback possibile - Assicurati di ricevere suggerimenti dai membri del team a livello di campo, che spesso sono nella posizione migliore per commentare come i processi dovrebbero funzionare per rendere il loro lavoro piu efficiente.

• Definire l'ambito della riprogettazione - In questo modo e piu facile identificare i rischi e prevedere l'impatto delle modifiche apportate a un processo.

• Piano per modifiche a lungo termine - Qualsiasi modifica a un processo deve valere la pena nel lungo periodo. Una riprogettazione con risultati a breve termine puo solo finire per costare all'azienda piu soldi.

• Analisi del rischio di condotta - E impossibile prevedere i risultati con precisione del 100%, quindi e importante lasciare spazio all'errore. Avere un piano di backup se le cose vanno male ed essere pronti a tornare al tavolo da disegno, se necessario.

Esempi di tecniche di miglioramento dei processi aziendali

Diverse organizzazioni, accademici e istituzioni hanno contribuito al numero crescente di metodologie di miglioramento e gestione dei processi aziendali. Mentre l'obiettivo sottostante di queste metodologie e in gran parte lo stesso, la differenza sta nel modo in cui ogni metodologia di solito affronta una specifica esigenza.

• Kaizen - Kaizen, che significa miglioramento o cambiamento per il meglio in giapponese, e una filosofia aziendale che si concentra sul miglioramento continuo apportando piccole e graduali modifiche ai processi. Aziende come Toyota, Lockheed Martin e Mayo Clinic utilizzano i principi di Kaizen per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, il controllo qualita e i tempi di elaborazione, tra gli altri.

• Six Sigma - Sviluppato da Motorola nel 1986, Six Sigma e un framework popolare che rompe il miglioramento del processo utilizzando l'approccio DMAIC- definire, misurare, analizzare, migliorare e controllare. La metodologia si concentra sul miglioramento statistico dei processi aziendali nell'ottica dell'efficienza e della riduzione degli errori.

• Kanban - Kanban e un'altra metodologia giapponese (che significa billboard' o cartella') progettata per la visualizzazione del flusso di lavoro di processo. L'idea e che, visualizzando il lavoro dell'azienda, diventa piu facile per la leadership e i gruppi di stakeholder entrare nella stessa pagina e migliorare l'efficienza dei processi.

• Total Quality Management (TQM) - TQM si concentra sul raggiungimento di un successo a lungo termine attraverso la soddisfazione del cliente. Questa metodologia incentrata sul cliente mira a potenziare i dipendenti con la capacita di migliorare i propri processi per fornire ai clienti un prodotto e/o un'esperienza migliori.

• 5S - 5S e una metodologia di lavoro basata sul sistema Kaizen e lean che mira a creare un luogo di lavoro pulito, sicuro e ordinato, riducendo cosi gli sprechi e migliorando la produttivita. Il quadro si basa su cinque pilastri (da cui il nome 5S)- sort o seiri, set in ordine o seiton, shine o seiso, standardizzare o seiketsu, e sostenere o shitsuke.

• PDCA - PDCA, che sta per plan-do-check-act, e una metodologia di gestione in quattro fasi progettata per aiutare le organizzazioni a essere piu efficienti nell'identificazione dei processi che richiedono miglioramenti. Il framework PDCA, basato su Kaizen, offre un approccio ciclico per migliorare i processi.

• SIPOC - SIPOC e uno strumento con la metodologia Six Sigma che riassume gli ingressi e le uscite di un processo in una tabella. Si tratta di uno strumento di diagramma che illustra gli elementi rilevanti di uno sforzo di miglioramento del processo, suddividendoli in forniture, input, processo, output e clienti.

Automazione rispetto all'integrazione dei sistemi per il miglioramento dei processi

Quando si tratta di strumenti software per il miglioramento dei processi aziendali, le organizzazioni in genere gravitano verso due soluzioni- l'integrazione dei sistemi e l'automazione.
Gli strumenti di integrazione del sistema sono stati in circolazione per un bel po 'di tempo. L'idea e quella di utilizzare il software per identificare i sistemi sparsi e integrarli in un unico processo piu efficiente o sistema applicativo integrato. Cio consente all'organizzazione di-

• Migliorare la soddisfazione dei clienti Migliorare
• le relazioni con i partner
• Ridurre i costi operativi
• Aumentare l'efficienza del flusso
di lavoro
• Promuovere una maggiore precisione nella condivisione dei dati

Il miglioramento dei processi aziendali puo essere uno sforzo impegnativo che richiede l'intera organizzazione di salire a bordo. Tuttavia, automatizzando i processi aziendali ripetitivi, le organizzazioni possono alleggerire il carico e ridurre i rischi e le spese nel lungo periodo. Eliminando la necessita di eseguire determinate attivita manualmente, la gestione puo risparmiare tempo e denaro speso per il lavoro, riducendo drasticamente il rischio di errore umano.

Allo stesso tempo, integrando tutti gli strumenti software attraverso l'integrazione di sistemi, le aziende possono garantire che tutti i sistemi e le applicazioni diventino interconnessi, consentendo un flusso libero di dati coerenti e precisi da utilizzare nella prossima impresa di miglioramento dei processi aziendali.