Che cos'e un processo aziendale? Come ottenere il massimo dalle operazioni le
Indipendentemente dal settore, ogni azienda ha regolato i processi interni per garantire che le attivita standard vengano eseguite regolarmente. Tuttavia, se i passaggi non sono dettagliati, le procedure possono essere eseguite in modo inefficiente, riducendo l'efficienza operativa e la produttivita.
Pertanto, le organizzazioni dovrebbero comprendere l'importanza di processi ben definiti ed esplorare modi per modernizzare e migliorare i sistemi interni.
Che cos'e un processo aziendale e perche e importante?
Un processo aziendale e un insieme di passaggi eseguiti da un gruppo di dipendenti o parti interessate per raggiungere un obiettivo prefissato. Ogni fase richiede il completamento di un compito specifico per passare alla fase successiva. L'esecuzione di un processo aziendale influisce direttamente sul successo delle operazioni correlate, come la gestione dei processi aziendali (BPM) e l'automazione dei processi.
La gestione dei processi e un'operazione essenziale che aiuta a semplificare le attivita dipendenti, assicurando che le attivita siano completate tempestivamente. Senza un processo definito, i dipendenti non sarebbero in grado di avviare ed eseguire in modo efficiente procedure standard, ad esempio audit, conteggi di ciclo o sviluppo di informazioni utili.
Un processo aziendale dettagliato migliora le prestazioni aziendali e-
- Minimizza i rischi
- Elimina le attivita duplicate
- Semplifica la comunicazione interna
- Ottimizza l'uso delle risorse
- Migliora la produttivita
- Standardizza le procedure
3 tipi di processi aziendali
A seconda del settore aziendale, ci sono tipicamente tre tipi di processi aziendali che vengono gestiti-
- Processi operativi - Conosciuto anche come primario, un processo operativo interagisce con il core business e la catena del valore fornire prodotti e servizi di valore ai clienti. I processi operativi comprendono tutte le attivita aziendali essenziali che operano per raggiungere un obiettivo comune, ad esempio aumentare le entrate e i profitti. Le operazioni principali comuni includono l'evasione degli ordini del cliente e la contabilita fornitori.
- Processi di supporto - I processi secondari di supporto supportano le funzioni back-end all'interno di un'azienda. Ad esempio, i reparti per le risorse umane e la conformita del lavoro sono disponibili come supporto per i sistemi essenziali. La differenza piu significativa tra processi primari e secondari e che i servizi operativi forniscono direttamente valore ai clienti, mentre i sistemi di supporto lo realizzano indirettamente.
- Processi di gestione - I processi di gestione monitorano e regolano le attivita che ruotano attorno alle procedure aziendali standard. I processi di gestione comuni includono la comunicazione interna, l'analisi dei dati e la pianificazione del budget. Analogamente alle operazioni di supporto, questo processo non interagisce direttamente con i clienti.
Caratteristiche essenziali di un processo aziendale
Identificare e definire un processo aziendale puo essere difficile. Tuttavia, ci sono quattro elementi chiave che semplificano i processi di riconoscimento-
1. Ripetibilita - L'aspetto piu significativo di un processo e la ripetibilita. I processi vengono eseguiti ripetutamente, sia giornalieri, settimanali o mensili, per ottenere il risultato desiderato. Pertanto, la standardizzazione delle procedure assicura che ogni processo run-through sia regolare e fornisca l'output previsto.
2. Flessibilita - Mentre molti processi vengono mantenuti all'interno di un'azienda a tempo indeterminato, spesso vengono apportate modifiche per adattarsi a fattori esterni e migliorare l'efficienza. Per questi motivi, le aziende devono garantire la flessibilita all'interno dei loro processi per apportare modifiche quando necessario.
3. Specificita - Un processo adeguato deve avere fasi ben definite, input e fattori che contribuiscono all'output. Questi passaggi dovrebbero illustrare chiaramente l'inizio, il centro, la fine e l'obiettivo finale dell'operazione. Se un processo e automatizzato utilizzando un sistema BPM, e necessario spiegare ulteriori termini, come i vantaggi dell'automazione e i requisiti per l'intervento umano.
4. Misurabilita- le metriche di un processo aziendale devono essere misurabili per consentire alla direzione di decidere se sono necessarie soluzioni automatizzate per migliorare l'efficienza e l'affidabilita. I manager dovrebbero essere in grado di estrarre gli indicatori di prestazioni chiave (KPI) da ogni fase all'interno di un'operazione, per consentire la finetuning su funzioni specifiche.
4 modi per ottenere il massimo dai processi aziendali
Mentre ogni organizzazione ha processi di routine eseguiti, queste operazioni sono spesso non organizzate e non definite. Senza istruzioni approfondite ed esplicite, i dipendenti possono essere confusi sulle best practice per ogni fase. Esistono diversi strumenti che le aziende possono utilizzare per migliorare i processi aziendali, tra cui-
1. Mapping dei
processi aziendali Il mapping dei processi aziendali delinea fisicamente ogni processo, dal primo all'ultimo passaggio. La gestione puo utilizzare metodi di carta e penna o software di gestione avanzato che visualizza digitalmente un modello dell'operazione.
Una volta illustrati i processi, la gestione e responsabile della generazione di report, analisi dei dati e informazioni utili per monitorare i livelli di prestazioni.
2. Miglioramento dei processi aziendali
Una volta che ogni processo e chiaramente definito e mappato, le aziende acquisiscono una visione olistica delle loro prestazioni, consentendo loro di apportare modifiche laddove necessario. Questo porta spesso a una campagna di miglioramento dei processi aziendali (BPI) , in cui la gestione lavora dall'alto verso il basso per migliorare i processi.
Durante il rinnovo delle operazioni, i manager possono scoprire che alcune fasi contribuiscono poco al risultato o sono inefficienti. Eliminando i passaggi dispendiosi, le aziende possono ridurre le spese operative per aumentare le prestazioni e i profitti.
3. Business Process Automation
BPA (Business Process Automation) utilizza software avanzato per automatizzare i processi aziendali standard, riducendo la manodopera manuale. Senza l'intervento umano, la gestione non deve preoccuparsi di errori umani che compromettano l'integrita dei dati o riducono l'efficienza dei processi.Il
BPA riduce al minimo il tempo necessario per eseguire le operazioni di base, riducendo l'utilizzo delle risorse e dei costi di manodopera. Il software automatizzato esegue processi basati su passaggi programmati per garantire sempre il risultato desiderato, promuovendo affidabilita e coerenza.
4. Business Process Re-Engineering
Alcune aziende utilizzano ancora processi obsoleti che limitano significativamente la produttivita e la redditivita. L'aggiunta a un processo obsoleto puo sommare rapidamente le spese non necessarie e spesso si traduce in un'operazione difettosa. Invece, le aziende con sistemi piu vecchi dovrebbero prendere in considerazione la possibilita di partire da zero.La
reengineering dei processi aziendali (BPR) richiede alle organizzazioni di smantellare i processi inefficienti e i sistemi legacy e di trovare metodi piu efficienti per eseguire le operazioni. Mentre la reingegnerizzazione puo essere manuale, il software automatizzato puo semplificare i processi, tra cui contabilita, email marketing e manutenzione dei dipendenti.
I processi aziendali sono gli elementi costitutivi di un'azienda che garantisce che tutte le operazioni interne siano eseguite correttamente. I processi definiti possono ridurre al minimo i rischi operativi, promuovendo al contempo la produttivita, la funzionalita e l'espansione aziendale.
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