Come migliorare l'efficienza operativa in 10 fasi
Le aziende che cercano di migliorare l'efficienza operativa riconoscono il proprio effetto diretto su ricavi, profitti e livelli di soddisfazione.
Secondo lo studio Annual Global CEO, il 77% dei 1.300 CEO globali afferma di concentrarsi e affidarsi all'efficienza operativa per aumentare i propri ricavi. Quando i processi front-end e back-end, dalla distribuzione al marketing, hanno un flusso di lavoro fluido, le aziende possono limitare il tempo e le risorse necessarie per eseguire correttamente le operazioni. Questa maggiore efficienza migliora la soddisfazione di clienti e dipendenti, aumentando al contempo i profitti riducendo i problemi operativi e promuovendo il miglioramento dei processi aziendali.
Tuttavia, le aziende che cercano di migliorare la loro efficienza operativa dovrebbero comprendere cio che comporta e le migliori pratiche raccomandate.
Che cos'e l'efficienza operativa?
L' efficienza operativa e il rapporto tra input e output di un'azienda, che determina le prestazioni complessive di un sistema. Le operazioni possono includere processi front-office come marketing o sistemi di supply chain come la gestione dell'inventario.
Un servizio efficiente riduce le spese aziendali non necessarie, ad esempio i costi di manodopera e inventario, aumentando le entrate e i profitti. Per creare e mantenere l'efficienza operativa, i responsabili delle operazioni devono monitorare continuamente i processi per determinare quali funzioni sono inefficaci o obsolete.
Mentre la produttivita e l'efficienza sono spesso utilizzate sinonimamente, sono molto diverse.
L' efficienza operativa si riferisce al completamento di un'attivita con meno risorse, che si tratti di tempo, impegno o capitale. D'altra parte, la produttivita e la capacita di fare di piu con una quantita media di risorse.
Per migliorare la produttivita, le aziende dovrebbero concentrarsi sull'allocazione di risorse impostate per ottimizzare il risultato di un'operazione. Per migliorare l'efficienza di un processo, i manager cercherebbero di ridurre le risorse necessarie per eseguire una funzione competente.
Ad esempio, per migliorare l'efficienza del controllo delle scorte, i responsabili di magazzino cercheranno di ridurre il tempo necessario per effettuare i conteggi dei cicli di routine e le quantita di scorte di input. Con il software di inventario, i magazzini possono automatizzare le procedure standard, risparmiando tempo e costi di manodopera. La produttivita e l'efficienza possono quindi essere ulteriormente migliorate da un sistema di integrazione che collega il software stock con altri processi, come ad esempio un sistema POS (POS) per monitorare costantemente i prodotti in entrata e in uscita.
10 passaggi per migliorare l'efficienza operativa
Quando le operazioni e il flusso di lavoro funzionano senza intoppi, le aziende possono concentrarsi sull'assistenza clienti e sull'evasione degli ordini per garantire il miglior servizio. Pertanto, l'efficienza operativa ottimizzata puo aumentare le vendite, la soddisfazione, i ricavi e i margini di profitto. Le organizzazioni che cercano attivamente di aumentare l'efficienza possono seguire 10 semplici passaggi-
1. Informazioni su tutte le operazioni aziendali
Sebbene le valutazioni delle operazioni di routine possano sembrare banali, queste procedure dettagliate possono aiutare a identificare rapidamente i processi inefficienti. Oltre ai controlli programmati, le aziende dovrebbero condurre frequenti audit interni, metriche e analisi degli indicatori di performance chiave (KPI) per conoscere meglio le loro operazioni.
2. Formazione dei dipendenti sui sistemi
Se i dipendenti non sono adeguatamente formati su tutti i sistemi pertinenti, l'efficienza puo diminuire in modo significativo. Pertanto, i dipendenti dovrebbero frequentare regolarmente corsi di formazione incrociata sui processi aziendali. Altre best practice di formazione includono cheat sheet pubblicamente, procedure operative standard (SOP) e report metodologici su ogni postazione di lavoro per un rapido riferimento.
3. Dare priorita ai dipendenti
Mentre e facile perdersi in quantita e valori monetari, le aziende dovrebbero ricordare che le relazioni forti costruiscono un business. Assegnare priorita ai dipendenti attraverso la formazione e gli incentivi, aumenta la fidelizzazione e la soddisfazione dei lavoratori. Per mantenere la manodopera focalizzata sull'efficienza operativa e sulla produttivita, le aziende possono stabilire KPI standard e riconoscere i migliori performer.
4. Concentrati sull'evasione degli ordini
Man mano che un'azienda cresce e riceve volumi di ordini crescenti, le sue operazioni di evasione devono disporre degli strumenti giusti per soddisfare le esigenze in continua evoluzione. Dalla manutenzione ordinaria all'implementazione di software di rifornimento avanzato, le aziende devono creare un ambiente favorevole a una maggiore produttivita ed efficienza.
5. Miglioramento del servizio clienti
Nelle aziende orientate ai servizi, il piu piccolo fallimento o successo puo influire in modo significativo sul servizio clienti e sulla soddisfazione. Promuovendo operazioni di back-end come la relazione con i fornitori e la conformita, le aziende possono evadere in modo efficiente gli ordini e gestire le preoccupazioni dei clienti. Garantire che le fasi della supply chain siano completate tempestivamente e senza discrepanze puo migliorare il servizio clienti nel complesso.
6. Eliminare i collidi bottiglia
Applicando strumenti di reporting e analisi alle operazioni interne, dal marketing alla gestione delle relazioni con i clienti, le aziende possono tenere traccia dei colli di bottiglia che stanno rallentando il processo complessivo. Ad esempio, i grafici di Pareto collaborano le informazioni dei grafici a linee e a barre per mostrare la composizione percentuale di un processo e la frequenza di occorrenza. Questo sofisticato modello puo illustrare quali funzioni all'interno di un'operazione contribuiscono maggiormente al completamento di successo e quali attenuano i risultati, consentendo alla gestione di implementare modifiche efficaci.
7. Posizionare uno standard elevato
Dopo l'implementazione dei miglioramenti, e opportuno introdurre nuovi standard per promuovere l'efficienza e la produttivita. Tuttavia, le aziende dovrebbero aumentare le aspettative in modo incrementale per migliorare il flusso di lavoro piuttosto che utilizzare misure estreme, che possono travolgere i dipendenti.
8. Documento e processi di
revisione Una valutazione di persona potrebbe non fornire sempre informazioni sufficienti sulle operazioni per consentire alla gestione di individuare le inefficienze. Pertanto, e fondamentale che i documenti dettagliati, come report o elenchi di controllo, vengano utilizzati durante l'esame dei processi per registrare osservazioni e metriche. Queste informazioni possono essere trasmesse agli analisti che possono condurre ulteriori ricerche e suggerire miglioramenti.
9. Inter-esaminare le operazioni con peers
Building relazioni tra colleghi e fornitori consente alle aziende di confrontare le loro prestazioni operative con altre aziende del settore. Attraverso questo processo, le aziende possono apprendere nuove strategie e approfondimenti che i loro colleghi hanno trovato di avere un impatto.
10. Valutare la funzionalita di ogni sistema
Quando le aziende utilizzano tecnologie come software avanzato per migliorare l'efficienza operativa, devono garantire che anche la soluzione venga sottoposta a valutazioni di routine. La revisione delle funzionalita di un servizio determina se, di fatto, beneficia l'azienda o se si tratta solo di una spesa aggiuntiva.
Come l'integrazione ottimizza l'efficienza operativa
Un approccio piu moderno per aumentare l'efficienza operativa all'interno dei processi aziendali consiste nell'implementare una soluzione di integrazione. Gli integratori di sistema ottimizzano il flusso di lavoro condividendo automaticamente le funzioni operative e i dati provenienti da processi diversi. Eliminando i metodi di consolidamento manuale, l'integrazione consente alle aziende di risparmiare tempo, fatica e costi di manodopera riducendo al contempo il rischio di errori umani. Le soluzioni di integrazione sostituiscono anche la documentazione fisica, riducendo lo spreco di carta e migliorando la comunicazione attraverso la condivisione virtuale dei dati.
Il software di integrazione avanzato ottimizza l'efficienza operativa-
- fornire accesso ai dati in tempo reale
- Creazione di processi interni trasparenti
- Miglioramento del servizio clienti e clienti
- Evoluzione da operazioni cartacee a report analitici
Affinche le aziende possano migliorare con successo l'efficienza operativa, devono essere disposte a dare un'occhiata da vicino ai dettagli nascosti nei loro processi. Qui, possono definire le funzioni che portano a successi e guasti, consentendo alla gestione di apportare modifiche di impatto per aumentare l'efficienza operativa e la produttivita.
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