8 Tipi di documenti di origine aziendale di uso comune I documenti di origine
Introduzione ai documenti di origine
Le organizzazioni hanno il filtraggio dei fondi all'interno e all'esterno del proprio reparto finanziario ogni giorno, rendendo difficile mantenere le cose dritte. Pertanto, le aziende hanno bisogno di una documentazione adeguata che registri i dettagli di ogni transazione interna ed esterna.
I documenti di origine aziendale illustrano i dettagli di ogni acquisto e vendita in modo che le aziende possano controllare i propri libri per la precisione.
Che cosa sono i documenti di origine aziendale?
I documenti di origine aziendale sono report che descrivono le transazioni aziendali, note anche come audit trail. Questi documenti sono necessari per conservare quando arriva il momento per i revisori dei conti di esaminare i bilanci e verificare gli acquisti.
Un documento di origine definisce le informazioni critiche di ogni transazione, inclusi
- i nomi delle parti coinvolte
- Importo di acquisto
- Data transazione
- Origine transazione
- Firma autorizzata
- Altro rilevante
Ai documenti di origine viene solitamente assegnato un numero di identificazione e timbrato per l'approvazione, assicurando che l'acquisto sia stato verificato e facilitando localizzare. In caso contrario, potrebbe essere difficile distinguere se le forme sono mancanti.
Dopo aver controllato e approvato i documenti, le aziende li archiviano in un sistema di archiviazione organizzato per riferimento futuro. In genere, le aziende conservano i moduli entro l'anno in loco, mentre i report meno recenti possono passare allo storage.
Tuttavia, alcune organizzazioni utilizzano l'archiviazione cloud per mantenere tutti i documenti di origine in un'unica interfaccia universale per un facile recupero.
Tipi di documenti di origine contabili
Un documento di origine e un termine relativamente ampio, in quanto vi sono almeno otto tipi diversi di documenti cartacei inclusi nei documenti di origine.
Quotes
Quotes sono un tipo di report che i fornitori danno ai clienti interessati, che delineano i prezzi per le merci desiderate. I clienti possono esaminare le valutazioni dei prezzi e determinare da quale fornitore acquistare, in genere in base all'opzione piu economica.
Una volta che il cliente ha esaminato il preventivo, invia il loro ordine al fornitore, che poi risponde con una fattura dopo la spedizione dei prodotti.
Ordini di acquisto
Affinche le aziende possano acquistare l'inventario, devono compilare un modulo d'ordine, noto anche come ordine fornitore. A volte i fornitori forniscono questo documento ai loro clienti, mentre altre volte le aziende devono costruire un foglio A5. Tuttavia, i moduli di ordinazione digitali utilizzano software integrato in modo che il reparto finanziario possa passare il documento attraverso i team appropriati.
Dopo il processo di approvazione, i project manager inviano il documento di origine dell'ordine al fornitore. A questo punto, il fornitore avvia il processo di evasione dell'ordine e restituisce una fattura. Questi tipi di documenti di origine non descrivono sempre il prezzo dell'ordine, poiche a volte non e noto fino a dopo l'evasione.
I banchi di consegna
Molto spesso, i fornitori forniscono un documento di consegna con ogni ordine spedito, timbrato o consegnato. Questo documento, noto anche come distinta di spedizione, fornisce una descrizione del contenuto del pacco.
Cio consente al team ricevente di controesaminare l'inventario fisico con il record per assicurarsi che tutto sia presente. Se qualcosa e mancante o danneggiato, il cliente puo contattare il fornitore e richiedere un rimborso.
Fatture di vendita e acquisto
Quando una societa vende un articolo, emette un report che descrive in dettaglio tutte le informazioni pertinenti della vendita. Tuttavia, se il venditore non riceve i fondi in anticipo, inviera una fattura all'acquirente. Una fattura indica quanto segue.
- Condizioni di pagamento
- Informazioni dell'acquirente Informazioni
- del venditore
- Data della transazione
- Dettagli di spedizione
Ad esempio, un negozio puo concedere ai clienti 30 giorni per pagare acquisti di grandi dimensioni, come un televisore o un frigorifero. A seconda delle condizioni di pagamento, il saldo in sospeso puo essere interessi maturati dopo il mese e in scadenza. Quando il cliente riceve la fattura, confronta i dettagli della consegna fisica per assicurarsi che tutto sia corretto. Dopo il processo di approvazione, l'acquirente effettua il pagamento in incrementi o per intero.
Una volta che il venditore riceve la fattura di vendita gestita, la inserisce nel proprio sistema di registrazione per riferimento futuro.
Note di accredito e addebito
Se l'acquirente decide che non desidera piu un articolo, inizia il processo di restituzione. Quando il venditore approva il reso, emette quella nota come nota di accredito. Questo tipo di documento di origine mostra il fornitore che il cliente dispone del credito in magazzino sul proprio conto.
Se il cliente ha un saldo in sospeso da un acquisto precedente, la nota di credito riduce l'importo. In caso contrario, il modulo funge da rimborso che puo essere speso solo all'interno del negozio. In entrambi i casi, il venditore contrassegna questo reso come nota di addebito, in quanto riduce i fondi disponibili.
Avvisi di pagamento
I clienti inviano un avviso di rimessa o pagamento al proprio fornitore dopo aver pagato la fattura. Questo tipo di documento di origine delinea l'importo pagato e il numero di fattura corrispondente. Il pagamento e effettuato tramite assegno o deposito elettronico, purche sia tracciabile.
In genere, i venditori allegano l'avviso di rimessa in basso o accanto al bordo destro della fattura. Queste sezioni perforate lo rendono facile da strappare e inviare per pagamenti rapidi. Alcuni sono anche dotati di un duplicato in modo che i clienti possano averne uno per i loro record.
Assegni
Un assegno e una banconota che mostra quanto il titolare del conto si sta ritirando dal proprio conto bancario. Questo tipo di documento di origine richiede una firma autorizzata del titolare dell'account per iniziare l'elaborazione. Ogni assegno ha un numero univoco nell'angolo in alto a destra che rende facile correlare gli acquisti. In genere, i contabili registrano questo numero insieme all'acquisto pertinente per riferimento futuro.
In questo caso, il beneficiario o il fornitore e scritto nella riga Paga all'ordine di. Se questa riga viene lasciata vuota, chiunque puo scrivere il proprio nome e rubare fondi. Alcune aziende hanno le parole Non negoziabile o Or portatore scritto sulla parte superiore dei loro assegni.
Scrollando queste parole, il pagatore vieta al beneficiario di incassare l'assegno. Pertanto, l'unica opzione e quella di depositare l'assegno sul conto appropriato e ricevere una distinta di deposito. Tutte le polette di deposito devono anche essere annotate sul conto bancario e registrate sul conto economico della societa.
Ricevute
Una volta che il cliente paga la fattura, il venditore emette una ricevuta che descrive in dettaglio l'ordine e le condizioni di pagamento. Questo documento di origine e la prova che il venditore ha evaso l'ordine e il cliente ha pagato il saldo. Le
ricevute sono sempre una buona idea, ma soprattutto quando i clienti pagano in contanti, in quanto non c'e altra traccia cartacea. Al giorno d'oggi, i clienti possono ricevere una ricevuta in contanti su carta o digitalmente attraverso la loro e-mail.
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