Che cos'e un sistema di controllo interno? Tutto da sapere
Introduzione al controllo interno effettivo
Ogni azienda consolidata dispone di diversi reparti, come la finanza, le risorse umane, la contabilita clienti e la contabilita fornitori. Ciascuno di questi settori ha responsabilita diverse e gestisce compiti distinti che sono essenziali per l'intera azienda. Tuttavia, senza un ampio meccanismo di controllo, i proprietari potrebbero trovare difficile supervisionare ogni operazione.
Con un sistema di controllo interno, i dirigenti possono regolare e standardizzare ogni attivita all'interno delle mura aziendali. Questa pratica autorevole non solo riduce le attivita fraudolente, ma ottimizza anche l'efficienza.
Elementi dei Sistemi di Controllo Interno
In primo luogo, un sistema di controllo interno e una struttura di politiche e programmi che le aziende stabiliscono per la rassicurazione. Ogni singolo controllo interno rappresenta un insieme di meccanismi o regole per un'operazione specifica.
Ad esempio, i dipartimenti finanziari hanno varie normative contabili per prevenire furti e frodi dei dipendenti. Tuttavia, le organizzazioni possono stabilire il controllo in ogni reparto per migliorare la conformita e ogni audit interno.
Grazie a questo sistema, le aziende possono garantire che i dipendenti e le operazioni raggiungano gli obiettivi prefissati. Nelle piccole imprese, il proprietario tipicamente stabilisce e supervisiona il sistema di controllo interno. Ad esempio, il proprietario o il responsabile delle startup completera gli ordini di inventario e la prenotazione dei dipendenti piuttosto che i dipendenti.
Questo perche, all'inizio, solo il proprietario ha autorita sulle operazioni limitate.
Una volta che l'azienda si espande, i proprietari devono nominare dipendenti affidabili per orchestrare varie attivita per mantenere le pratiche aggiornate. In caso contrario, la societa potrebbe rimanere indietro rispetto all'adempimento degli ordini e agli obblighi finanziari. Questo e quando un sistema di controllo interno diventa essenziale.
I sistemi di controllo interno standardizzano varie pratiche per prevenire errori e attivita fraudolente. I tre elementi principali di ogni sistema di controllo interno sono i seguenti-
Gli studi di controllo ambientale dimostrano che l'atmosfera di lavoro e impostata e perpetuata da dirigenti e altri alti. Pertanto, se gli azionisti rilassano i regolamenti, cosi sara i dipendenti, con conseguente ritardo dei sistemi. D'altra parte, se i dirigenti dimostrano attenzione e attenzione ai dettagli, i lavoratori seguiranno l'esempio.
Sistema di contabilita
Un sistema contabile registra ogni transazione, rendiconto finanziario e classificazione ai fini della contabilita. Attraverso un'ampia documentazione, le aziende possono semplificare gli audit e garantire che i loro libri siano accurati. Senza un sistema contabile, i documenti possono essere errati o obsoleti.
Procedura di controllo
Una procedura di controllo memorizza e facilita eventuali politiche e programmi aggiuntivi che le aziende mantengono per il controllo qualita. Queste procedure sono uniche per ogni organizzazione e dipendono dal loro settore.
I 5 componenti dei sistemi di controllo interno
Sebbene vari sistemi di controllo possano concentrarsi su diversi reparti o operazioni, tutti devono avere i cinque componenti essenziali.
1. Il controllo dei sistemi di
controllo dell'ambiente deve essere in grado di manipolare lo spazio di lavoro per garantire che i dipendenti rimangano in un ambiente sano. Per raggiungere questo obiettivo, molte aziende sottolineano
- la responsabilita dei dipendenti
- I valori e l'etica della societa
- Le dichiarazioni di missione
- Responsabilita manageriali
- Competenze e doveri di ogni ruolo
- Progressione obiettivo
Promuovendo questi fattori, le organizzazioni possono garantire che tutti siano sulla stessa pagina e lavorando verso gli stessi obiettivi.
2. Valutazione del rischio
Una volta che i project manager stabiliscono obiettivi a breve e lungo termine, devono valutare qualsiasi rischio che possa potenzialmente comprometterli. I team di gestione del rischio devono delineare le minacce interne ed esterne per valutarne la probabilita e l'impatto. I rischi aziendali comuni includono i
- tagli di bilancio
- recessione economica
- Fluttuazione della domanda dei clienti
- Disastri naturali
- Tempo pericoloso
- Nuova concorrenza entrata nel mercato
- Dati
- furto/frode
3. Controllo attivita
Dopo aver valutato ciascun rischio, le aziende possono creare un rispettivo piano di mitigazione. E essenziale che tutti i dipendenti esaminino e seguano i piani di prevenzione al meglio delle loro capacita. In caso contrario, il piano e efficace solo quanto il lavoratore meno conforme.
In altre parole, tutti tranne un dipendente potrebbero seguire le istruzioni, e il sistema potrebbe ancora rimanere in ritardo. Pertanto, le autorita di vigilanza devono sottolineare l'importanza della gestione del rischio e della conformita.
4. Raccolta e comunicazione dati
Ogni operazione produce dati, indipendentemente dal fatto che abbiano origine internamente o esternamente. Queste informazioni contengono informazioni preziose sulle prestazioni dei dipendenti, sull'efficienza operativa e sui rischi emergenti. Pertanto, le aziende dovrebbero dare priorita alla raccolta e alla perfezionamento di questi dati per sviluppare informazioni utili.
Il modo piu semplice per raccogliere i dati consiste nell'integrare le soluzioni di gestione esistenti, come il software per il controllo dell'inventario e l'ordinazione. Con un integratore di sistemi, le aziende possono stabilire un'interfaccia universale accessibile a ciascun reparto. Cio elimina la necessita di navigare manualmente tra piu programmi per individuare, raccogliere e consolidare le informazioni.
Invece, il sistema utilizza l'apprendimento automatico per estrarre dati in tempo reale da tutti i meccanismi connessi. Le soluzioni sofisticate dispongono anche di funzionalita di analisi che generano report dettagliati da informazioni cronologiche e aggiornate. Sviluppando strumenti visivi e tendenze, queste soluzioni suddividono i dati grezzi in approfondimenti completi.
I team di gestione possono quindi integrare queste informazioni nel sistema di controllo interno per migliorare l'efficienza operativa e la produttivita. Tuttavia, i manager devono essere sicuri di spiegare a fondo ogni cambiamento ai dipendenti, in modo che siano consapevoli delle loro responsabilita. Attraverso una comunicazione aperta, i lavoratori, gli azionisti e i terzi comprendono le aspettative per ogni ruolo.
5. Monitoraggio
Una volta che il sistema di controllo interno e in fase di rotazione, la gestione deve monitorare costantemente le prestazioni e l'efficacia per rilevare eventuali problemi emergenti. Se sorgono problemi o i sistemi iniziano a rallentarsi, i manager devono arrestare il programma e valutare le inefficienze. Questa pratica impedisce gli effetti palla di neve che si verificano quando i rischi passano inosservati e si sviluppano in problemi piu significativi.
4 Caratteristiche di un corretto sistema di controllo interno La
creazione di un sistema di controllo interno di impatto richiede un'accurata pianificazione organizzativa e una cooperazione da parte di ciascun soggetto interessato. Prestando attenzione ad ogni dettaglio, i manager possono garantire che il sistema di controllo sia
1. Proteggere i beni dell'azienda da furti e sprechi eccessivi.
2. Assicurarsi che l'azienda rimanga conforme alle normative e alle politiche del settore.
3. Valutare le funzioni e la produttivita di ciascun dipendente per aumentare l'efficienza operativa.
4. Garantire che i dati operativi e finanziari siano aggiornati e accurati.
E importante notare che le imprese possono raggiungere queste caratteristiche utilizzando metodi diversi. Pertanto, spetta agli azionisti determinare quale strategia di controllo si adatta meglio al modello e alle esigenze della propria azienda.
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