7 fasi del piano di implementazione della tecnologia aziendale

Implementazione tecnologica March 12, 2021

Introduzione all'implementazione della tecnologia

Implementare un nuovo software puo essere spaventoso per alcune aziende in quanto subiscono una trasformazione digitale. La nuova tecnologia comporta il rischio di guasti, errori tecnici e riluttanza dei dipendenti ad adottare il sistema. Tuttavia, con una corretta implementazione della tecnologia , le aziende possono garantire una transizione agevole tra sistemi esistenti e nuovi.

Passaggi per l'implementazione di nuove tecnologie

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Mentre l'evoluzione della tecnologia aiuta molte aziende a migliorare l'efficienza operativa, ma puo anche causare ulteriori problemi con un'implementazione impropria. Pertanto, le aziende dovrebbero impegnarsi per un'implementazione accurata e completa per garantire sistemi funzionali.

1. Identificare il problema

Innanzitutto, i project manager devono eseguire la diagnostica in tutti i processi per rilevare i problemi sottostanti. La gestione puo anche generare feedback da parte dei dipendenti per determinare i punti critici, le inefficienze e altre debolezze. Delineando ampiamente questi problemi, i manager possono determinare con precisione la migliore tecnologia per le esigenze dell'azienda.

2. Assemblare un team e ottenere l'approvazione delle parti interessate

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Successivamente, i project manager devono riunire un team di dipendenti capaci in grado di aggiungere valore al processo di implementazione. Questo e particolarmente importante per le aziende in crescita con un ampio personale. D'altra parte, le piccole imprese possono semplicemente designare uno o due lavoratori al compito.

Il team di implementazione dell'approvvigionamento dei materiali per il progetto, la gestione del lavoro amministrativo e la pianificazione della logistica. Essi sono inoltre responsabili del successivo lancio e formazione dei restanti dipendenti sul nuovo sistema. Anche se questo puo sembrare eccessivo, molti progetti di implementazione falliscono a causa di una scarsa preparazione.

I manager devono inoltre informare le parti interessate del progetto per raccogliere i loro feedback. Essendo i decisori finali, questi dirigenti potrebbero potenzialmente arrestare il processo di implementazione se non sono d'accordo. Pertanto, il team di implementazione deve ricevere l'approvazione del proprio piano d'azione da parte delle parti interessate chiave.

3. Indagare sulle nuove tecnologie

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Dopo aver definito i problemi e assemblato un team di implementazione, e giunto il momento di ricercare potenziali soluzioni. Ad esempio, le aziende che hanno difficolta a scambiare dati tra reparti dovrebbero prendere in considerazione un'integrazione di sistema. Integrando software consolidato, le aziende possono automatizzare la condivisione dei dati per eliminare le informazioni duplicate, errate e obsolete.

Durante questa fase, e fondamentale considerare tutte le potenziali soluzioni e restringerle con un criterio stabilito. I criteri dovrebbero includere capacita di integrazione, prezzo, scalabilita, capacita di storage e altri requisiti essenziali. Poi, naturalmente, i manager devono assicurarsi che la tecnologia risolvera i problemi principali.

4. Mappa fuori il sistema

Dopo aver scelto la soluzione finale, il team di implementazione deve mappare il sistema per definire sia il dipendente che il cliente finale. La mancata mappatura corretta del software puo comportare un sistema disgiunto, rischiando il percorso del cliente. Per quanto sia difficile abituare i dipendenti alle nuove tecnologie, puo essere ancora piu difficile per i clienti. In effetti, gli studi di casi dimostrano che le aziende spesso sperimentano bassi tassi di adozione dei clienti con nuove tecnologie.

Pertanto, il team di implementazione deve accedere al sistema per determinare se deve affrontare il dipendente, il cliente o entrambi. Ad esempio, i dipendenti possono orchestrare software POS (POS), ma anche i dipendenti interagiscono con il sistema. Questo tipo di soluzione richiede la mappatura su entrambe le estremita per garantire che entrambe le parti possano navigare facilmente attraverso il software.

5. Eseguire un programma pilota

Successivamente, il team di implementazione dovrebbe creare un programma pilota, o versione lite del software scelto, per un test eseguito. La direzione non dovrebbe installare il programma pilota in tutta l'azienda in questa fase. Invece, il team dovrebbe scegliere uno o due reparti applicabili per testare il sistema alla ricerca di bug, malfunzionamenti e altre inefficienze.

Ad esempio, le aziende possono testare nuovi software di contabilita nel reparto contabilita clienti (AR) prima di distribuirlo in tutto il settore finanziario. Durante il periodo di prova, i membri del team dovrebbero generare feedback dai commercialisti per determinare i punti di dolore comuni. Dopo un mese o due di navigazione fluida, i manager possono decidere se la soluzione e pronta per il lancio completo.

6. Addetti alla formazione

Una volta che la nuova tecnologia e pronta, e il momento di formare tutti i dipendenti che utilizzeranno il sistema. Sebbene una soluzione possa essere di facile utilizzo, il team di implementazione deve condurre una formazione pratica per garantire che tutti ne capiscano la funzionalita. E fondamentale che gli istruttori ricordino.

Ognuno ha uno stile di apprendimento diverso e puo richiedere lezioni di formazione uniche.

Personalizza la formazione in modo che i dipendenti sentano parte delle lezioni e possano applicarla al loro lavoro.

Generare feedback dai lavoratori durante tutto il processo di implementazione.

Alcune soluzioni vengono anche fornite con i propri strumenti di formazione per semplificare il processo di onboarding. Queste lezioni consistono in tutorial interattivi e tour di realta virtuale (VR) che guidano l'utente attraverso ciascuna funzionalita. In questo modo i lavoratori comprendono in che modo il nuovo sistema puo migliorare la produttivita e l'efficienza.

7. Avviare e monitorare il sistema finale

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Ora, e il momento di avviare completamente il sistema e monitorare l'attivita dei dipendenti. Il lancio finale puo essere stressante, in quanto il team di implementazione attende un malfunzionamento o un errore di sistema. Tuttavia, e importante ricordare che l'attuazione e un processo in corso.

Non basta semplicemente far vivere il sistema e abbandonarlo. Il reparto IT deve tenere d'occhio il software per rilevare le minacce emergenti e risolvere i problemi tecnici. Se, dopo alcuni mesi, il sistema si rivela inefficace, il team di implementazione dovrebbe riconquistare e discutere le loro opzioni. Il sistema potrebbe richiedere qualche modifica, o i dipendenti potrebbero aver bisogno di una formazione aggiuntiva.