Come condurre una valutazione tecnologica - 4 passaggi
Approfondimenti sulla valutazione della tecnologia
Quando le aziende ricercano, implementano e monitorano a fondo le tecnologie, possono migliorare il loro vantaggio competitivo. Tuttavia, l'implementazione e la manutenzione inadeguate possono creare piu problemi rispetto a prima.
Pertanto, le aziende dovrebbero utilizzare la valutazione tecnologica per definire i livelli di prestazione dei processi e determinare le potenziali soluzioni. Cio consente alle organizzazioni di migliorare continuamente le proprie operazioni e progressi tecnologici .
Che cos'e la valutazione della tecnologia?
Il processo di valutazione della tecnologia consiste nella valutazione del reparto IT (Information Technology) di un'azienda al fine di migliorarne le prestazioni complessive. I risultati dell'analisi determineranno i punti di forza, i punti deboli, le capacita e le limitazioni dell'infrastruttura IT. Cio consente ai manager di migliorare le misure di sicurezza, l'efficienza operativa e altre strategie aziendali.
Questo metodo di valutazione adotta un approccio proattivo alla manutenzione per prevenire malfunzionamenti piuttosto che reagire ad essi. Tuttavia, la maggior parte delle startup e delle aziende di medie dimensioni utilizza la risposta break-fix, in cui si concentrano solo su operazioni che richiedono riparazioni. Sebbene cio possa sembrare risparmiare sui costi di manutenzione e manodopera, questo approccio puo causare danni significativi.
Perche la valutazione della tecnologia e importante?
Indipendentemente dalle dimensioni di un'azienda, sono soggetti a rischi IT che possono mettere a repentaglio altri processi interni. Con l'approccio di valutazione della tecnologia, le aziende possono eliminare le inefficienze e rafforzare le buone pratiche.
Rafforza i protocolli di sicurezza informatica
Molte debolezze della sicurezza informatica all'interno delle aziende passano inosservate, lasciando le aziende vulnerabili alle violazioni e ad altri rischi. La valutazione tecnologica puo identificare i punti deboli all'interno delle misure di sicurezza per rafforzare i firewall e altri protocolli di sicurezza informatica. Cio puo prevenire malfunzionamenti IT, utenti fraudolenti, dati rubati e malware infettivi.
Utilizza le risorse tecnologiche
Al di fuori del reparto IT, altri settori all'interno di un'azienda spesso richiedono strumenti di automazione per semplificare i processi. Ad esempio, la contabilita clienti (AR) potrebbe aver bisogno di un sistema di fatturazione automatizzato per generare fatture dei clienti e riscuotere i pagamenti. Tuttavia, alcune organizzazioni potrebbero aver bisogno di piu risorse tecnologiche rispetto ad altre. Pertanto, i manager dovrebbero eseguire una valutazione della tecnologia per determinare le loro esigenze e ottimizzare l'allocazione delle risorse.
Elimina i colli di bottiglia
I colli di bottiglia si verificano quando uno o piu processi sono in ritardo, creando un accumulo e ritardando le operazioni sequenziali. Cio puo limitare i livelli di uscita e creare ulteriori inefficienze a valle. Per quanto riguarda l'IT, i colli di bottiglia si verificano in genere da un'eccessiva archiviazione cloud, troppi utenti e software inefficienti. Con le valutazioni tecnologiche, i responsabili IT possono rilevare e risolvere i colli di bottiglia per migliorare le prestazioni.
4 passaggi per una valutazione della tecnologia
Sebbene la valutazione della tecnologia coinvolga solo quattro fasi primarie, puo variare in modo significativo a seconda del business e delle loro esigenze specifiche.
1. Scoperta
Il primo passo della valutazione tecnologica e scoprire lo stato attuale del reparto IT dell'azienda e le prestazioni.
- Ecosistema tecnologico
Un buon modo per tenere conto di tutti i processi, i manager possono tenere traccia dei dati mentre si sposta da un sistema all'altro. In questo modo e facile identificare l'origine, il modo di trasporto e la destinazione finale dei dati. Questo processo deve essere eseguito in ogni reparto per mappare tutte le operazioni interne.
- Problemi
- Persone
2. Analisi
Sulla base delle informazioni provenienti dalla fase di scoperta, i manager dovrebbero avere una buona idea di quali sistemi analizzare per primi. Il team IT deve esaminare i sistemi difettosi per determinarne funzionalita, applicazione ed efficienza. Cio include la valutazione del modo in cui i dipendenti utilizzano ogni processo per varie attivita e funzionalita desiderate che potrebbero semplificare la manodopera.
Questa fase di valutazione puo sembrare molto lavoro, ma in realta salva le imprese da lavori non necessari. Questa analisi potrebbe rivelare che i problemi non richiedono soluzioni complesse, ma solo manutenzione. Oppure, potrebbe indicare problemi piu grandi che sono passati inosservati e continuano a costruire.
3. Sviluppare
Successivamente, e il momento di sviluppare un piano d'azione per risolvere i fori trovati nelle due fasi precedenti. A questo punto, i manager dovrebbero non solo comprendere l'intera lunghezza del problema, ma anche le potenziali soluzioni. Ad esempio, le aziende possono implementare un integratore per eliminare i dataset duplicati trovati tra POS e sistemi di controllo dell'inventario.
L'errore piu comune che le aziende commettono durante la fase di sviluppo e il disallineamento del modello di business, delle strategie e dei problemi. Per evitare questo, il team IT deve lavorare a stretto contatto con tutti i reparti piuttosto che affrontare esclusivamente il progetto. In questo modo ognuno ha la possibilita di esprimere i propri ruoli, limitazioni e pensieri sull'ambiente tecnologico.
4. Documento
Infine, e il momento di documentare il piano d'azione insieme alla linea temporale e agli obiettivi desiderati. Il rapporto finalizzato dovrebbe includere.
- Una panoramica completa
- Descrizione delle problematiche in corso e delle rispettive iniziative
- Dettagli sull'implementazione e sulla distribuzione
- Ruoli dei membri del team
- Tempistici previsti
Soprattutto, i team devono comunicare queste modifiche a tutti i dipendenti che avranno un impatto tramite e-mail, riunioni o memo. Le parti interessate, in quanto decisori critici, devono anche essere consapevoli delle modifiche in sospeso in modo che possano fornire ulteriori feedback.
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