5 elementi che ogni contratto fornitore deve includere
Introduzione al contratto fornitore
In generale, le aziende avranno bisogno di fornitori per fornire beni, come materie prime, o servizi per operare efficacemente. Un rivenditore di piccole imprese, ad esempio, si baserebbe su una terza parte per fornire nuove spedizioni di abiti alla moda. Mentre un ristorante dipenderebbe dal loro contadino locale per consegnare prodotti freschi e verdure per la loro cucina.
Affinche queste relazioni commerciali siano affidabili, entrambe le parti devono stabilire un accordo con il fornitore. Delineando le aspettative, qualsiasi confusione o conflitto di interessi sara ridotto al minimo.
Che cos'e un contratto fornitore?
Un contratto di vendita e un contratto tra due parti, che descrive in dettaglio lo scambio di beni e servizi in cambio di un risarcimento. Le aziende hanno in genere contratti con fornitori di software, specialisti IT, consulenti e fornitori di materie prime. Questi contratti definire e descrivere tutti i beni che vengono forniti, cosi come le aspettative di pagamento. Spesso, i fornitori possono negoziare con l'azienda prima di stabilire un accordo. Cio garantisce che entrambe le parti concordino con le condizioni e gli obiettivi dell'altra.
Tuttavia, le aziende stabiliranno generalmente termini, condizioni e requisiti per il fornitore di aderire. Cio consente loro di avere il controllo sul loro funzionamento e prevenire ritardi nel servizio clienti. Gli accordi con i fornitori sono anche contratti giuridicamente vincolanti, il che significa che il documento puo essere utilizzato in casi giudiziari, se necessario. Questo e per proteggere sia l'azienda che il venditore e garantisce che entrambi sono responsabili delle loro azioni.
5 elementi I contratti fornitore devono includere
I contratti fornitore di ogni azienda devono essere personalizzati per allinearsi con le esigenze e le aspettative della particolare organizzazione. Tuttavia, esistono alcune disposizioni fondamentali che tutte le societa dovrebbero includere nei loro accordi per semplificare le loro operazioni. Di seguito sono riportati 5 elementi comuni da includere nei modelli di contratto fornitore.
1. Descrizione del servizio o del prodotto
Un contratto fornitore deve specificare in modo descrittivo i prodotti o i servizi che il fornitore fornira all'azienda. Dovrebbe anche includere le condizioni in base alle quali la merce deve essere consegnata. Ad esempio, un ristorante puo specificare al proprio appaltatore indipendente che desidera che la carne congelata venga accelerata in scatole di spedizione fredda. Se il contratto e specifico, ci saranno meno errori e ritardi nella catena di fornitura.
2. Durata del contratto e durata
E anche importante includere per quanto tempo un fornitore deve fornire beni all'azienda. Cio fornira informazioni sulla durata del rapporto commerciale tra le due parti. Inoltre, il contratto deve stabilire la frequenza con cui la merce sara fornita. Ad esempio, un ristorante potrebbe avere un accordo con il suo fornitore di carne surgelata per effettuare spedizioni ogni lunedi.
Stabilendo tempi e scadenze, il fornitore sara piu probabile che sia efficiente e proattivo nel fornire il proprio servizio. Permette inoltre all'azienda di pagare i propri fornitori in tempo e di sapere quando dovrebbero aspettarsi di rinnovare il contratto o di trovare un altro fornitore.
3. Condizioni per il prezzo e il pagamento
Gli accordi con i fornitori devono specificare quanto denaro l'azienda paghera i suoi fornitori in cambio della merce. L'azienda dovrebbe inoltre specificare se sta effettuando pagamenti non monetari ai suoi fornitori, come il perdono del debito o i contributi in natura. I contributi in natura includono servizi volontari o beni donati. Inoltre, i termini dovrebbero specificare come sarebbe stato inviato il pagamento. In genere, le aziende utilizzeranno un assegno per posta, inviano denaro tramite PayPal o eseguono un bonifico bancario online.
A seconda del volume o della cronologia di un ordine, un'azienda puo pianificare di effettuare pagamenti multipli. Ad esempio, possono pagare in anticipo un quarto del costo totale e inviare pagamenti successivi ogni mese. Questo tipo di pagamento deve essere precisato nel contratto. Cio impedira qualsiasi malinteso e malinteso tra il fornitore e il marchio.
4. Come uscire dal contratto
I titolari delle imprese devono indicare le condizioni alle quali possono annullare un contratto o il fornitore. Molti contratti, ad esempio, impongono ai venditori di dare comunicazione scritta alla societa con almeno 3 mesi di anticipo. Con una clausola di uscita, l'azienda e il venditore sapranno come lasciare responsabilmente un contratto.
5. Azioni per non conformita
Quando un venditore decide di non rispettare una condizione del contratto, sta essenzialmente violando il contratto. Cio puo causare grandi ritardi nelle operazioni e aumentare i costi. Pertanto, l'accordo deve disporre di una clausola che delinea le azioni correttive per le violazioni dei contratti.
Ad esempio, un ristorante potrebbe indicare che non paghera per una spedizione se la merce e scaduta o danneggiata. I proprietari dovrebbero inoltre descrivere l'entita delle violazioni specifiche che possono comportare l'annullamento di un contratto contrattuale da parte della societa. Delineando le azioni per non conformita, le aziende possono ritenere responsabili i propri fornitori.
Al fine di favorire un rapporto d'affari trasparente e affidabile con i fornitori, le aziende devono definire le aspettative in un contratto. Con accordi con i fornitori approfonditi, le organizzazioni possono proteggere le proprie operazioni e semplificare i flussi di lavoro.
4 passaggi per la gestione della conformita aziendale
Controllo dell'integrita dei dati - Un processo in 6 fasi
Cos'e l'integrazione dei dati e come puo aggiungere valore alla tua organizzazione?
