4 passaggi per la gestione della conformita aziendale
Introduzione alla conformita aziendale
Tutte le imprese hanno obblighi legali e interni normativa che devono rispettare. Ad esempio, i ristoranti devono seguire la legge sulla modernizzazione della sicurezza alimentare della Food and Drug Administration. Questo per garantire che tutti i prodotti alimentari siano gestiti correttamente e sicuri da consumare.
La maggior parte delle organizzazioni dispone anche di codici di condotta che delineano comportamenti accettabili per datori di lavoro e dipendenti. Gestendo la conformita aziendale e garantendo che il personale aderisca a questi standard, l'azienda puo proteggere la propria reputazione e mitigare i rischi.
Che cos'e la conformita aziendale?
La conformita aziendale si riferisce alla pratica di garantire che un'azienda e i suoi dipendenti rispettino tutte le leggi federali e le normative di settore. I requisiti di conformita comprendono anche gli standard etici e le politiche interne stabilite dall'organizzazione. Molte di queste normative in genere comportano la sicurezza sul posto di lavoro, la contabilita, l'ambiente e il lavoro. Applicando la conformita aziendale, l'azienda puo proteggersi da cause legali, multe e danni alla reputazione.
Importanza della conformita aziendale
La responsabilita principale di un'azienda e quella di rispettare le varie regole che regolano la sua organizzazione e l'industria. Cosi facendo garantisce la longevita e la crescita di un marchio e previene costose sanzioni in futuro. Di seguito sono riportati i fattori chiave che i team di gestione e i dirigenti senior dovrebbero comprendere in merito alla conformita aziendale.
La conformita cresce con il business
Quando un'azienda inizia, i suoi standard di conformita possono sembrare semplici. Ad esempio, una societa start-up puo iniziare ottenendo una licenza commerciale e depositando le tasse. Tuttavia, poiche il marchio continua a crescere con piu personale e sedi, verranno aggiunte ulteriori linee guida. Il proprietario deve ora monitorare diversi standard relativi al reclutamento, discriminazione, sicurezza, libro paga e benefici per i dipendenti. I regolamenti possono anche variare in diverse contee, citta e stati.
Minore possibilita di problemi legali
Quando un'azienda rispetta gli standard federali, ridurra le sue possibilita di ottenere multe, sanzioni e cause legali. Avranno anche maggiori possibilita di mantenere le loro operazioni aperte e funzionanti. Per assicurarsi che i team aziendali comprendano i loro obblighi legali, l'organizzazione deve assumere uno specialista della conformita. Questi esperti possono educare il marchio su leggi specifiche che presiedono il business.
Migliorare l'ambiente di lavoro e la sicurezza
Sono state stabilite numerose normative per proteggere la sicurezza, la salute e il benessere dei dipendenti e dei datori di lavoro. Le leggi create dalla Commissione per le pari opportunita di occupazione per le molestie, ad esempio, contribuiscono a garantire che la cultura del luogo di lavoro sia equa. Inoltre, crea un ambiente sicuro e produttivo per i dipendenti. Le linee guida, come la sicurezza antincendio e la sicurezza, sono importanti anche per le imprese al fine di prevenire incidenti e infortuni sul lavoro.
Migliore reputazione
Seguendo le normative legali permettera alle organizzazioni di coltivare buone relazioni pubbliche. Le aziende moderne amano pubblicizzare che sono conformi. Cio e evidente quando i marchi indicano che sono un datore di lavoro pari opportunita nelle pubblicita di lavoro. E quando pubblicano le loro dichiarazioni di missione sul loro sito web, delineando il loro impegno per la non discriminazione e la sicurezza sul posto di lavoro. Questo aiuta l'azienda a costruire una reputazione positiva, che attirera le persone a voler lavorare per o fare acquisti dal marchio.
Maggiore fidelizzazione dei dipendenti
I dipendenti sono piu propensi a stare con un'azienda che lavora per costruire un ambiente sicuro, equo e professionale. I dipendenti di tutti i livelli della gerarchia organizzativa devono rispettare le normative sul posto di lavoro. In caso contrario, il personale si sentira invalutato e insoddisfatto della societa. I datori di lavoro possono creare un manuale dei dipendenti che descrive in dettaglio tutte le linee guida e le procedure per correggere le infrazioni.
Come creare un programma di conformita aziendale di successo
La conformita aziendale e una questione tempistica. In cui, un'organizzazione ei suoi dipendenti dovrebbero essere protetti non appena l'azienda inizia a operare. Per iniziare a creare un programma di conformita, i team di gestione devono definire attentamente le linee guida e l'implementazione. Di seguito sono riportati i passaggi chiave che dovrebbero essere considerati.
1. Assunire un team di conformita
Le dimensioni di un team di conformita dipenderanno dalla dimensione di un'azienda. Tuttavia, la squadra dovrebbe avere una persona a guidare il comitato. Questa persona avra l'autorita di far rispettare le linee guida e riferira ai dirigenti dirigenti di alto livello.
2. Valutazione dei rischi per l'organizzazione
Una volta creato un team di conformita, e necessario identificare le aree di conformita che interessano l'organizzazione. Ad esempio, se una piccola impresa gestisce merci deperibili, la sicurezza alimentare sarebbe un'area di conformita su cui concentrarsi. Poiche le normative governative spesso si evolvono, il team dovrebbe valutare regolarmente i propri rischi per assicurarsi che siano conformi. Secondo l'Associazione dei Consulenti Aziendali (AAC), le valutazioni dovrebbero essere effettuate annualmente.
Quando si verifica la conformita all'interno dell'azienda, l'ACC consiglia di esaminare quanto segue.
- Risultati audit
- Contenzioso recente
- Reclami relativi a non conformita
- Reclami dei dipendenti
- Tendenze nell'applicazione del settore
- Politiche in ogni area di rischio
3. Creazione e gestione di criteri e standard
Il team dovrebbe quindi delineare i codici di condotta per affrontare specifiche normative di conformita. Questo aiutera anche a definire le aspettative dell'azienda e le intenzioni del programma. Il codice di condotta deve contenere informazioni su quanto segue.
- Chi sta guidando il programma
- Come il personale puo segnalare una cattiva condotta
- Quali sono le azioni disciplinari per violare le linee guida
A seconda dell'organizzazione e del suo settore, le linee guida e le politiche aziendali variano. Di seguito sono riportate le infrazioni di conformita piu comuni che vengono spesso affrontate nei codici di condotta.
- Corruzione
- Molestie dei dipendenti
- Conflitto di interessi
- Cattiva condotta etica
- Corruzione aziendale
- Norme fiscali
Inoltre, il team deve indicare i processi che aiuteranno il personale a realizzare e seguire le normative. Ad esempio, un ristorante puo creare un processo graduale su come gestire gli alimenti deperibili in cucina per rispettare gli standard di sicurezza alimentare. Ci dovrebbero anche essere istruzioni su cosa possono fare i dipendenti quando notano i loro colleghi sulla non conformita.
4. Stabilire un programma di formazione completo
Perche il programma di conformita sia efficace, tutti i dipendenti devono seguire le linee guida. L'organizzazione dovrebbe avere un programma di formazione completo e accompagnare il personale attraverso tutti i diversi protocolli. Tutti i datori di lavoro, i dipendenti e le entita terze associate all'azienda devono inoltre leggere e firmare un accordo di conformita. Cio garantira che il personale sia istruito e aiutera l'azienda ad aderire alle normative.
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