Guida completa alla gestione dei documenti aziendali per le piccole imprese

Introduzione ai documenti aziendali

Quando si gestisce una piccola impresa, i documenti relativi alle informazioni riservate e alle finanze continueranno a crescere e ad accumularsi. Per garantire che i documenti aziendali siano organizzati e accessibili, e necessario istituire un sistema di gestione.

Queste procedure devono andare oltre l'organizzazione dei file in una pila o pila ordinata. La gestione dei documenti aziendali prevede invece la creazione di un sistema di archiviazione e recupero e l'implementazione di risorse digitali. Cio consentira una maggiore produttivita e contribuira a promuovere una cultura del posto di lavoro senza stress.

Che cosa sono i documenti aziendali?

I documenti aziendali sono file associati a transazioni interne ed esterne all'interno di un'azienda. Possono anche essere correlati agli accordi di conformita e alla corporate governance, come regole e processi scritti. In genere, i documenti aziendali sono riservati a causa delle informazioni che comporta. Molte organizzazioni organizzeranno i loro documenti aziendali utilizzando i seguenti metodi.

1. Passare attraverso documenti e Decletter

Rimozione di documenti non necessari e il primo passo per organizzare i documenti aziendali. Riviste, note inutilizzabili e newsletter devono essere triturati o riciclati. I file importanti dovrebbero quindi essere organizzati in un armadietto o un sistema di archiviazione etichettato. Se l'azienda sta passando a piattaforme cartacee, i documenti fisici devono essere scansionati e digitalizzati.

2. Implementazione degli strumenti di produttivita


Ci sono molte app e soluzioni software moderne che contribuiranno ad aumentare la produttivita. Ad esempio, ci sono strumenti di contabilita e contabilita che semplificano la gestione delle fatture e dei pagamenti. Le aziende possono anche investire in software di gestione dell'inventario per semplificare il conteggio e la tracciabilita delle scorte. Questi strumenti miglioreranno la produttivita e ridurranno la quantita di documenti non necessari in ufficio o magazzino.

3. Organizzare il sistema informatico


Molti proprietari di piccole imprese eseguiranno grandi volumi di lavoro sui loro computer. Cio si traduce in molti file e documenti digitali salvati sui desktop e enormi quantita di e-mail. Per evitare che il computer rallenti e aumentare la produttivita, i proprietari devono declinare regolarmente i desktop e le caselle di posta in arrivo. La creazione di un sistema di archiviazione digitale garantira il corretto salvataggio dei documenti importanti. E anche importante aggiornare il software e cercare virus per assicurarsi che tutti i file siano protetti.

4 Tipi chiave di documenti aziendali Documenti

aziendali sono disponibili in molte forme. Di seguito sono riportati 4 tipi principali di file che le organizzazioni creeranno, condividono e gestiscono.

1. Documenti fondatori

Si tratta di documenti aziendali permanenti che devono essere conservati in modo sicuro. Di seguito sono riportati i documenti fondatori comuni.

• Contratti di accordo di partenariato

• Informazioni sul consiglio di amministrazione

• Certificati di autorita

• Registrazione Nome

• Statuto

• Proprieta intellettuale Accordo di assegnazione

• Documenti immobiliari

• Registra contratto operativo

• Piano aziendale

2. Le

organizzazioni di registrazione personale e personale sono obbligate per legge a conservare i file sui propri dipendenti per un determinato periodo di tempo. Questi documenti sono utili nel caso in cui sia stato presentato un reclamo e le aziende hanno bisogno di fornire prove sui loro dipendenti.

I documenti relativi ai dipendenti di solito includono quanto segue.

• Reclutamento record - Gli annunci di lavoro, le descrizioni delle mansioni, i curriculum, le domande di posizione e i file di screening devono essere tenuti a portata di mano. Secondo la Commissione per le pari opportunita di occupazione, questi documenti devono essere salvati per un anno a partire dal primo o dall'ultimo giorno di lavoro del dipendente.

• Contratto di lavoro- sono inclusi i manuali dei dipendenti, i contratti di non divulgazione e i criteri scritti firmati da un dipendente. Tali contratti devono essere trattenuti dalla societa per almeno un anno.

• Disabilita Records - L'Americans With Disabilities Act richiede che le aziende mantengano tutte le informazioni sulla disabilita, come le richieste di alloggio, per 1 anno.

• File di Benefits Medical - I record come i piani di benefit e l'iscrizione dei dipendenti devono essere conservati per 1 anno.

• Record dei dipendenti- include informazioni sulla retribuzione, documenti promozionali, valutazioni delle prestazioni, schede temporali e documenti di cessazione. I datori di lavoro devono tenere questi registri per 2 anni.

• Documenti del libro paga - Il Fair Labor Standards Act, Equal Pay Act, e Age Discrimination in Employment Act richiedono alle aziende di mantenere i record del libro paga per 2-3

• Family and Medical Leave Act (FMLA) - I datori di lavoro devono salvare le richieste FMLA dei loro dipendenti e altri documenti correlati per 3 anni.

• Documenti di autorizzazione al lavoro - Le aziende devono conservare ciascuno dei documenti I-9 dei propri dipendenti per 3 anni dopo la data di assunzione o un anno dopo la data di cessazione.

• Registri infortuni - Secondo l'Amministrazione per la sicurezza e la salute sul lavoro (OSHA), le aziende devono salvare i registri degli infortuni dei dipendenti per 5 anni.

• Documenti di retribuzione dei lavoratori - Se l'attivita di un'azienda puo portare a pericoli e malattie, il datore di lavoro deve registrare l'esposizione dei dipendenti e qualsiasi fascicolo medico correlato per 30 anni.

3. Dati finanziari

Secondo i requisiti dell'Internal Revenue Service (IRS), i datori di lavoro devono tenere vari registri finanziari e fiscali. Questi includono quanto segue.

• Dichiarazioni
  • fiscali Registrazioni e restituzioni IVA
  • Fatture e incassi
    • Rendiconti bancari
  Documenti
  • fiscali del ciclo paga
  • Documentazione dei beni
  • Registrazioni di apprezzamento
• Documenti di prestito

• Registrazioni finanziarie e libri contabili

• Registri delle carte di credito Business

4. Documenti legali

Aziende di tutte le dimensioni avranno vari tipi di documenti legali. In genere questi documenti includono quanto segue.

• Contratti con fornitori e terzi Contratti

• Licenze e permessi

• locazione di proprieta

• assicurative per proprieta e personale

• Accordi di marchi, brevetti e copyright

• Verbale per il Consiglio di amministrazione

• Rapporti annuali per il segretario di stato

• Certificati di autorita

Best Practice per la gestione dei documenti aziendali

Un sistema di gestione dei documenti aziendali efficace e proattivo assicura che tutti i file siano organizzati e salvati in modo sicuro. Quando le organizzazioni stanno sviluppando tecniche di gestione, devono prendere in considerazione i propri file cartacei e i record elettronici. Inoltre, il sistema dovrebbe includere la gestione della posta elettronica e l'utilizzo corretto dello storage cloud. Alcune procedure consigliate per i team aziendali possono iniziare con-

Riorganizza tutti i documenti cartacei

Quando si lavora con file fisici, i team dovrebbero iniziare con la riorganizzazione. Innanzitutto, tutti i documenti dovrebbero essere raccolti e classificati in base alle loro informazioni. Dopo che i file sono stati separati, il team puo inserirli nella propria cartella etichettata o nell'archivio. Mantenere e rimuovere regolarmente documenti non necessari o vecchi garantira che i file giusti siano comodamente accessibili.

Aggiornamento del sistema di archiviazione digitale

Un sistema di archiviazione digitale comporta metodi per la creazione, la memorizzazione, il recupero e il backup di documenti elettronici. Comprende inoltre l'attuazione di misure di sicurezza per garantire che i file riservati e importanti siano al sicuro da minacce e violazioni dei dati. Quando si sviluppa un sistema di archiviazione online, i team dovrebbero utilizzare questi suggerimenti chiave.

• Avere una convenzione di denominazione dei file standard - Quando tutti i file hanno nomi concisi e specifici, il personale sara in grado di identificarli rapidamente e facilmente. Spesso, date, schemi di numerazione o identificatori di categoria vengono utilizzati nei nomi dei file per specificita. Cio fara risparmiare tempo ai dipendenti e ridurre lo stress legato alla ricerca di un file.

• Crea cartelle per file rilevanti - La raccolta di documenti pertinenti in un unico file aiutera a declinutter il desktop. Ad esempio, i team possono aggiungere i record fiscali e i file delle imposte retribuzioni in una cartella, intitolata Financial Papers.

• Aggiorna file regolarmente - Analogamente all'organizzazione di file fisici, i team dovrebbero aggiornare e rimuovere i vecchi file dal proprio desktop. Scartando documenti obsoleti, i dipendenti avranno maggiore visibilita su quelli di cui hanno bisogno.

• Pianificazione dei backup regolari - I team aziendali devono salvare regolarmente i documenti elettronici in un'unita o in una posizione separata, in caso di potenziali perdite di dati o minacce.

• Nest Cartelle - Se una cartella contiene molti file, sara utile creare cartelle all'interno della cartella principale. Questo organizzera ulteriormente i diversi documenti in una sottocategoria.