Tracciamento degli ordini di acquisto - Come funziona?
Introduzione agli ordini di
acquisto Gli ordini di acquisto, spesso abbreviati come OP, sono documenti critici per le aziende. Questi moduli comportano informazioni chiave che collegano ogni fase della transazione e dell'evasione degli ordini.
Pertanto, per avere pieno controllo e trasparenza in questi processi, i responsabili devono eseguire la tracciabilita degli ordini di acquisto. Questa pratica consente alle aziende di tenere traccia del movimento dei propri ordini di acquisto, garantendo che le attivita di approvvigionamento siano accurate ed efficienti.
Che cos'e il monitoraggio degli ordini di acquisto?
Il monitoraggio degli ordini di acquisto e il processo di monitoraggio dello stato e del movimento di un ordine in tempo reale. Questo aiuta a gestire il ciclo OA, che comprende la creazione di un ordine di acquisto, l'approvazione e la ricezione della merce. Un sistema di tracciamento consente inoltre al personale addetto agli appalti di identificare le fasi inefficienti nelle proprie procedure.
Un ordine di acquisto e spesso considerato come un contratto legale tra un'azienda e i suoi fornitori. Tracciando efficacemente questi contratti, le aziende possono garantire di ricevere le merci giuste nella quantita e nella qualita previste. Questo e importante per mantenere livelli di inventario ottimali e ridurre gli sprechi. Inoltre, le organizzazioni possono proteggere i propri profitti assicurandosi di collaborare con fornitori affidabili.
Come vengono monitorati tradizionalmente gli ordini di acquisto
Al fine di migliorare le strategie di tracciamento degli ordini di acquisto esistenti, le organizzazioni devono comprendere i metodi di monitoraggio manuale. Tradizionalmente, questo processo comporta 4 passaggi.
1. Contattare il reparto acquisti
Quando un reparto identifichera che il team ha bisogno di nuove forniture o prodotti, deve prima contattare il proprio reparto acquisti. Dopo che e stata fatta una richiesta per le merci, il leader dell'approvvigionamento si assicurera di avere abbastanza fondi nel budget.
2. Team di approvvigionamento Crea un ordine di acquisto
Se la societa dispone di capitale sufficiente, il team di approvvigionamento approvera e creera un ordine fornitore indirizzato al fornitore.
3. Invia ordine di acquisto al fornitore
Il team inviera quindi il documento fisico dell'ordine di acquisto al fornitore.
4. Reparto Contatti Fornitore
Una volta che il fornitore riceve l'ordine di acquisto, il reparto li chiamera regolarmente per lo stato di consegna.
Perche il tracciamento manuale degli ordini di acquisto e insufficiente
Sebbene il processo manuale di tracciamento degli ordini appaia semplice, e considerato obsoleto e lento per le aziende moderne. I motivi principali per cui il tracciamento fisico degli ordini di acquisto e insufficiente includono l'
- aumento dei rifiuti di carta - I documenti fisici sono costosi e non sono sostenibili se le aziende hanno pile di documenti che non utilizzano. Inoltre, la documentazione e difficile da correggere e duplicare e richiedera la creazione di piu documenti.
- Piu lavoro pratico- il tracciamento fisico richiede l'inserimento manuale dei dati, correzioni ed elaborazione. Senza l'automazione, le aziende dovrebbero assegnare ruoli specifici ai dipendenti per archiviare e preparare gli ordini di acquisto.
- Lavoro dispendioso in termini di tempo- le organizzazioni che dispongono di grandi volumi di ordini di acquisto dovranno dedicare piu tempo a comunicare con i fornitori e i team di approvvigionamento. Cio puo diventare ingestibile, soprattutto se i documenti vengono persi, dimenticati o sono imprecisi.
- Incremento della spesa- quando si tracciano manualmente gli ordini, le organizzazioni avranno bisogno di un sistema di archiviazione o di archiviazione fisico per conservare i documenti. Le frodi sulle fatture e la supervisione della spesa potrebbero verificarsi anche se le aziende non gestiscono efficacemente i loro ordini di acquisto.
Vantaggi dell'utilizzo dell'automazione durante la registrazione degli acquisti
Per evitare le inefficienze dell'elaborazione manuale degli ordini di acquisto, le organizzazioni devono implementare l'automazione nelle proprie pratiche. La tecnologia moderna ha permesso la creazione di sistemi basati su cloud che semplificano la gestione degli ordini e il processo di approvvigionamento.
Ad esempio, gli imprenditori possono utilizzare il software di ordinazione dell'inventario per ottenere visibilita sulle proprie attivita di approvvigionamento e tenere traccia degli ordini di acquisto. Questi sistemi sono dotati di intelligenza artificiale e possono essere collegati alle piattaforme aziendali esistenti con uno strumento di integrazione.
L' utilizzo dell'automazione offrira vari vantaggi, come i seguenti.
User Friendly Interfaces Le soluzioni di ordinazione
automatizzate consentono agli utenti di monitorare facilmente i loro acquisti utilizzando un'interfaccia intuitiva. Poiche questi sistemi sono basati sul cloud, il personale puo anche monitorare le consegne dei fornitori in remoto da qualsiasi luogo con un dispositivo connesso a Internet. Fornira inoltre agli utenti documenti su richiesta, consentendo loro di comunicare con i fornitori e prendere decisioni in tempo reale.
Modelli di ordine di acquisto Il software
Ordinazione popolera automaticamente le informazioni chiave negli ordini fornitore, ad esempio i dettagli del fornitore, i contratti di pagamento e le quantita suggerite. Questo non solo semplifica il processo di creazione di un ordine di acquisto, ma garantira anche che tutte le informazioni immesse siano accurate e migliorera la gestione dell'inventario. Cio consentira di risparmiare tempo ai team e di evitare ritardi nell'approvvigionamento.
Optimize Vendor Management
Automation aiutera le aziende a garantire che ordinano i propri prodotti dai fornitori preferiti. Ad esempio, i responsabili possono programmare i propri modelli per preselezionare e popolare il nome fornitore corretto negli ordini fornitore.
I sistemi aiuteranno anche nella gestione dei contratti poiche forniscono dati relativi ai prezzi dei fornitori e ai piani di consegna. I team possono sfruttare queste informazioni selezionando il fornitore migliore in linea con le loro esigenze e budget.
Centralizza tutti i dati transazionali
Questi strumenti di automazione possono compilare tutti i dati degli ordini di acquisto, ad esempio le consegne recenti, le spese e gli ordini cronologici. Avere tutte le metriche chiave in una posizione centralizzata facilitera la creazione di report e audit. Snellira inoltre la gestione della supply chain, le procedure contabili e le pratiche di controllo dell'inventario.
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