8 Suggerimenti per gestire il sovraccarico di posta elettronica nel luogo di lavoro Il sovraccarico di
Introduzione al sovraccarico e-mail
Quando le e-mail non lette iniziano a accumularsi nella casella di posta, possono diventare schiaccianti. Se non gestito, un sovraccarico di posta elettronica puo influire negativamente sulla produttivita, sulla comunicazione e sulle prestazioni lavorative di un dipendente. Per salvaguardare il proprio benessere e migliorare il flusso di lavoro, il flusso di e-mail in arrivo deve essere controllato in modo efficace.
Che cos'e il sovraccarico di posta elettronica?
Il sovraccarico di posta elettronica si verifica quando grandi volumi di nuovi messaggi sovrascrivere la posta in arrivo. Questo puo verificarsi spesso quando qualcuno torna al suo lavoro dopo una pausa o se si tratta di una giornata impegnativa sul posto di lavoro.
Le e-mail non lette possono anche accumularsi a causa del manto controllo, risposta e inoltro proattivo dei messaggi pertinenti durante il giorno. Avere troppe email nella Posta in arrivo puo portare a molti effetti negativi, come i seguenti.
- Maggiore stress del carico di lavoro
Lo stress puo anche guidare vari altri disturbi, come l'ansia, la depressione e la pressione alta.
- Meno produttivita
- Colloadori e Clienti infelici
- Informazioni perse e conversazioni
8 Suggerimenti per gestire il sovraccarico di
posta elettronica sovraccarico di posta elettronica puo essere prevenuto ed efficacemente affrontato quando vengono messe in atto strategie corrette. Le procedure consigliate per la gestione della posta elettronica che gli utenti devono implementare includono le seguenti.
1. Assegna un po' di tempo per recuperare
Nel caso in cui le e-mail si stiano accumulando, e importante impostare un orario ogni giorno per passare attraverso i nuovi messaggi. Cio garantira che tutte le nuove e-mail vengano lette e che le risposte vengano inviate in modo tempestivo. Inoltre, una volta eliminato il sovraccarico di posta elettronica, sara piu facile per la persona gestire i messaggi in arrivo.
2. Declutter la Mailing List
Spesso, le caselle di posta saranno ingombrate di messaggi di spam o newsletter dagli abbonamenti. Sarebbe utile contrassegnare questi mittenti come posta indesiderata o annullare l'iscrizione alla loro mailing list per evitare che i loro messaggi vengano visualizzati nella posta in arrivo.
3. Utilizzare Instant Messaging
I dipendenti possono alleggerire le proprie caselle di posta elettronica utilizzando app di messaggistica, ad esempio Slack. Questi strumenti renderanno piu facile per i colleghi parlare avanti e indietro e consentire l'invio rapido delle risposte. Molte moderne interfacce di messaggistica istantanea offrono anche la possibilita di creare chat di gruppo per team specifici, aggiungere messaggi chiave e accedere ai file da qualsiasi dispositivo.
4. Parla con le persone faccia a faccia
Anche se inviare e-mail a qualcuno puo essere piu facile e piu accessibile, puo portare a errori di comunicazione. Per ridurre le e-mail e le domande di follow-up, i dipendenti devono incontrare i propri colleghi faccia a faccia e avere conversazioni di persona. Se i membri del personale lavorano in remoto e non sono in grado di incontrarsi, e possibile programmare e utilizzare videoconferenze.
5. Stabilire una
gestione efficace della cultura della posta elettronica e i team di leadership dovrebbero stabilire sistemi che dirigono il modo in cui i dipendenti devono inviare e-mail per ridurre i messaggi non necessari. Alcune linee guida che i luoghi di lavoro avranno spesso in atto sono
- Quando a CC o BCC una persona e quando non a
- Tipi specifici di discussioni che devono essere condotte con riunioni faccia a faccia
- Eliminare le risposte di una parola
- Quando e necessario fare clic su Rispondi a tutti
- Indicare quando una risposta non e necessaria in un'e-mail
- Limitare le e-mail di essere inviate nei fine settimana e prima o dopo la vita
6. Ottimizzazione delle riunioni
Quando le riunioni vengono condotte in modo efficace, sara meno necessario per i dipendenti di dare seguito a chiarimenti o domande. I team possono ottimizzare le proprie strategie di riunione
- creando un intervallo di tempo standard per le riunioni per garantire che ogni minuto venga utilizzato in modo critico
- Utilizzare le riunioni per le attivita chiave che devono essere svolte dal vivo e di persona, come la strategia e il brainstorming Stabilire
- chiaro Agende per ogni riunione
- Invia questi ordini del giorno prima della riunione in modo che i membri del team possano preparare domande e commenti in anticipo
7. Rispondere alle e-mail man mano che arrivano
Rispondere tempestivamente a messaggi importanti impedira che la casella di posta in arrivo si riempiva troppo. Infatti, secondo la Harvard Business Review, le risposte e-mail piu rapide vengono inviate, meno e-mail saranno accumulate. Questo perche quando il mittente ha risposto alle loro domande o commenti riconosciuti, non dovrebbe inviare un follow-up per ottenere l'attenzione del destinatario.
8. Impostare il tono
Affinche la corretta cultura dell'e-mail sia chiara e che i sovraccarichi vengano eliminati, tutti sul posto di lavoro devono seguire le regole standard e l'etichetta. Potrebbe essere utile avere un orientamento sui protocolli di posta elettronica e condividere promemoria con i membri del team.
In conclusione - Email Overload La gestione
efficace dei messaggi di posta elettronica consentira al personale di prendere il controllo della propria casella di posta e assicurarsi che i sovraccarichi di posta elettronica siano evitati.
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