6 consigli degli esperti per la conservazione dei registri delle piccole imprese
Introduzione alla conservazione dei record aziendali
Piccole imprese e franchising accumuleranno grandi quantita di documenti commerciali riguardanti le finanze e attivita operative . Un sistema efficiente per la conservazione dei registri aziendali e necessario per monitorare questi progetti e transazioni passati.
Tenendo a portata di mano i file chiave, le organizzazioni possono verificare le proprie attivita per scopi contabili. Snellira inoltre i processi di preparazione fiscale e gli audit annuali. Inoltre, la conservazione dei registri consente ai manager di avere una visione piu chiara della loro salute finanziaria, consentendo un processo decisionale informato.
6 suggerimenti per la conservazione dei registri aziendali
Le piccole imprese interessate a migliorare i propri sistemi di gestione dei record possono seguire queste best practice.
Definizione di un sistema di gestione dei documenti digitali
Andare senza carta non solo sara sostenibile, ma ridurra anche le possibilita di disordine e disorganizzazione. I responsabili devono digitalizzare le loro fatture, ricevute e contratti e memorizzarle in un sistema online.
Inoltre, i nomi dei file elettronici possono essere personalizzati in base a quanto comporta il documento. Ad esempio, un contratto con un fornitore puo essere intitolato Contratto con fornitore A. Cio semplifica la ricerca del personale sul desktop rispetto alla ricerca di un archivio.
Tenere traccia dei mandati per la conservazione dei record
Le agenzie governative, ad esempio Internal Revenue Service (IRS), incaricano le organizzazioni di conservare determinati documenti per un periodo di tempo specificato. In genere, i record devono essere conservati entro 2-6 anni, a seconda del documento. Tuttavia, gli esperti aziendali raccomandano che le organizzazioni mantengano tutti i loro record per 7 anni, minimo. Molti di questi record includono documenti relativi al reddito aziendale, detrazioni fiscali e libro paga.
Di seguito sono riportati alcuni dei record piu comuni che le piccole imprese dovrebbero tenere a portata di mano.
- Contratti dei dipendenti
- Paystub
- Tutti i moduli fiscali per l'IRS
- estratti conto
- Registri delle carte di credito
- Registri assicurativi
- Ricevute
- Fattura cliente e fornitore
- Registri finanziari
- dichiarazioni dei redditi
- Documenti legali
- Documenti di registrazione
- Informazioni immobiliari
Effettuare backup regolari e controlli di sicurezza
Nell'era digitale odierna, violazioni dei dati, virus software e furti possono verificarsi in modo imprevisto. Gli imprenditori devono intraprendere azioni preventive e eseguire regolarmente il backup dei propri file elettronici. L'utilizzo di un sistema di storage basato su cloud in genere esegue automaticamente il backup dei record online. Se la societa ha documenti fisici, una copia di ciascun documento deve essere salvata in un'altra posizione.
Inoltre, la maggior parte dei record aziendali dispone di informazioni riservate e riservate, come i numeri di previdenza sociale. Pertanto, questi documenti devono essere protetti in modo appropriato. Le aziende devono impostare un sistema protetto da password o con autenticazione a due fattori. Controlli di sicurezza regolari assicureranno che il sistema protegga efficacemente le informazioni.
Finanze aziendali e personali separate
I documenti relativi alle finanze commerciali dovrebbero essere separati dai file personali. Inoltre, tutte le spese aziendali e gli assegni devono passare solo attraverso il conto bancario dell'azienda, non di un dipendente o di un manager. In questo modo sara piu facile tenere traccia e registrare il flusso di cassa dell'azienda. L'IRS preferisce inoltre vedere che le attivita finanziarie di un'azienda sono completamente separate dal capitale personale. Se non lo e, allora l'organizzazione potrebbe dover controllare sia le loro transazioni personali che commerciali.
Salva tutte le ricevute
Efficace chiamata di conservazione dei record per salvare tutte le ricevute relative alle aziende. Spesso, le ricevute da fornitori e partner terzi saranno documenti fisici. Questi possono essere conservati in una cartella riservata per quell'anno fiscale. Una nota per cosa e perche e stato effettuato l'acquisto dovrebbe essere allegata alla ricevuta. Ulteriori informazioni aiuteranno l'azienda a dimostrare che l'acquisto era una spesa aziendale.
Se un'azienda e cartacea, la ricevuta puo essere scansionata e digitalizzata. Questo aggiungera un ulteriore strato di protezione, nel caso in cui la ricevuta fisica venga persa o danneggiata.
Implementazione del software per il ciclo paghe
Il software per le retribuzioni e la contabilita possono contribuire a semplificare il processo di conservazione dei record. Questi sistemi possono creare e archiviare automaticamente documenti chiave, come le fatture dei clienti e i moduli fiscali. Inoltre, rende piu facile per gli utenti individuare i file di cui hanno bisogno. Gli strumenti piu recenti possono essere facilmente integrati nelle soluzioni di gestione aziendale esistenti dell'azienda.
8 regole per la conservazione dei registri delle piccole imprese
Quando si sviluppa un processo di conservazione dei record aziendali, i proprietari delle piccole imprese dovrebbero prendere in considerazione le 8 regole chiave.
1. Conservare sempre i documenti che forniranno informazioni per una dichiarazione dei redditi, ad esempio reddito, detrazione e credito. Questi file includono generalmente ricevute, rendiconti bancari e record del ciclo paghe.
2. Tenere questi rendiconti finanziari per almeno 3 anni.
3. I record fiscali che forniscono informazioni sui dipendenti devono essere archiviati per almeno 4 anni.
4. I record di omissione di reddito da una dichiarazione dei redditi devono essere conservati per 6 anni.
5. I documenti sul costo del debito cattivo o dei titoli inutili dovrebbero essere salvati per 7 anni.
6. Accogliere la contabilita elettronica e pianificare backup regolari.
7. Mentre le spese relative al trasporto, ai pasti e all'alloggio che sono inferiori a $75 non hanno bisogno di una ricevuta, i proprietari devono comunque segnalare le spese all'IRS.
8. Un documento potrebbe essere importante in futuro. In caso di dubbi su un file, conservalo per ogni evenienza.
Mentre un'azienda opera, si accumulano piu documenti. Seguendo queste regole e le procedure consigliate per mantenere i registri aziendali, i team di gestione possono migliorare i propri processi.
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