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Guide complet de gestion des documents commerciaux pour les petites

complete guide to managing business documents for small businesses

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Introduction aux documents d'affaires

Lorsque vous exploitez une petite entreprise, les documents relatifs aux renseignements confidentiels et aux finances continueront de croitre et de s'accumuler. Pour que les documents commerciaux soient organises et accessibles, un systeme de gestion doit etre mis en place.

Ces procedures doivent aller au-dela de l'organisation des fichiers dans une pile ou une pile soignee. Au lieu de cela, la gestion des documents metier implique la creation d'un systeme d'archivage et de recuperation, ainsi que la mise en oeuvre de ressources numeriques. Cela permettra d'ameliorer la productivite et favorisera une culture sans stress en milieu de travail.

Qu'est-ce que les documents commerciaux?

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Les documents commerciaux sont des fichiers associes a des transactions internes et externes au sein d'une entreprise. Ils peuvent egalement etre lies a des accords de conformite et a la gouvernance d'entreprise, tels que des regles et des processus ecrits. Generalement, les documents commerciaux sont confidentiels en raison de l'information qu'ils contiennent. De nombreuses organisations organiseront leurs documents commerciaux en utilisant les methodes suivantes.

1. Parcourez les documents et decombrezLa

suppression des formalites administratives inutiles est la premiere etape de l'organisation des documents commerciaux. Les magazines, les notes inutilisables et les bulletins d'information doivent etre dechiquetes ou recycles. Les fichiers importants doivent ensuite etre organises dans une armoire etiquetee ou un systeme de classement. Si l'entreprise effectue la transition vers des plates-formes sans papier, les documents physiques doivent etre numerises et numerises.

2. Mettre en oeuvre des outils de productivite


Il existe de nombreuses applications et solutions logicielles modernes qui contribueront a augmenter la productivite. Par exemple, il existe des outils comptables et comptables qui simplifient la gestion des factures et des paiements. Les entreprises peuvent egalement investir dans des logiciels de gestion des stocks afin de rationaliser le denombrement et le suivi des stocks. Ces outils amelioreront la productivite et reduiront la quantite de paperasseries inutiles au bureau ou a l'entrepot.

3. Organiser le systeme informatique


De nombreux proprietaires de petites entreprises effectueront de gros volumes de travail sur leurs ordinateurs. Il en resulte de nombreux fichiers et documents numeriques enregistres sur les postes de travail et une quantite massive de courriels. Pour eviter le ralentissement de l'ordinateur et augmenter la productivite, les proprietaires doivent regulierement decombrer leurs postes de travail et leurs boites de reception. La creation d'un systeme de classement numerique assurera l'enregistrement adequat des documents importants. Il est egalement important de mettre a jour le logiciel et de rechercher des virus pour s'assurer que tous les fichiers sont securises.

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4 Principaux types de documents d'

affaires Les documents commerciaux se presentent sous plusieurs formes. Les quatre types de fichiers principaux suivants sont generalement crees, partages et geres par les organisations.

1. Documents fondateurs

Il s'agit de dossiers permanents de l'entreprise qui doivent etre stockes en toute securite. Ce qui suit sont des documents fondateurs communs.

  • Contrats d'entente de partenariat
  • Renseignements sur le conseil d'administration
  • Certificats d'autorite
  • Enregistrement des noms
  • Reglements administratifs
  • Convention de cession de propriete intellectuelle
  • Documents immobiliers
  • Registres des accords d'exploitation
  • Plan d'affaires

2. Dossiers du personnel et du personnel Les

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organisations sont tenues par la loi de conserver des dossiers sur leurs employes pendant une periode determinee. Ces documents sont utiles au cas ou une plainte a ete deposee et que les entreprises doivent fournir des preuves au sujet de leurs employes.

Les documents relatifs aux employes comprennent generalement ce qui suit.

  • Dossiers de recrutement - Les annonces d'emploi, les descriptions de poste, les curriculum vitae, les demandes de poste et les dossiers de preselection doivent etre conserves a portee de main. Selon la Commission pour l'egalite des chances en matiere d'emploi, ces documents doivent etre conserves pendant un an a compter du premier ou du dernier jour de travail de l'employe.
  • Contrat de travail - Cela comprend les manuels des employes, les ententes de non-divulgation et les politiques ecrites signees par un employe. Ces contrats doivent etre conserves par l'entreprise pendant au moins un an.
  • Disability Records - La American With Disabilities Act exige que les entreprises conservent tous les renseignements sur les personnes handicapees, comme les demandes d'accommodement, pendant un an.
  • Dossiers des prestations medicales - Les dossiers tels que les regimes d'avantages sociaux et l'inscription des employes doivent etre conserves pendant un an.
  • Dossiers des employes - Cela comprend les renseignements sur la remuneration, les documents de promotion, les evaluations de rendement, les fiches de temps et les documents de cessation d'emploi. Les employeurs doivent conserver ces dossiers pendant deux ans.
  • Documents de paie - La loi sur les normes de travail equitables, la loi sur l'egalite salariale et la loi sur la discrimination fondee sur l'age dans l'emploi exigent que les entreprises conservent des registres de paie pendant 2 a 3 ans.
  • Loi sur les conges familiaux et medicaux (LFMLA) - Les employeurs doivent sauvegarder les demandes de LFMLA de leurs employes et les autres documents connexes pendant 3 ans.
  • Documents d'autorisation de travail - Les entreprises doivent conserver chacun des documents I-9 de leur employe pendant trois ans apres leur date d'embauche ou un an apres la date de cessation d'emploi.
  • Dossiers des accidents - Selon l'Administration de la securite et de la sante au travail (OSHA), les entreprises doivent conserver les registres des accidents des employes pendant 5 ans.
  • Documents relatifs aux accidents du travail - Si l'exploitation d'une entreprise peut entrainer des dangers et des maladies, l'employeur doit consigner l'exposition des employes et tout dossier medical connexe pendant 30 ans.

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3. Documents financiers

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Selon les exigences de l'Internal Revenue Service (IRS), les employeurs doivent conserver divers dossiers financiers et fiscaux. Il s'agit notamment des elements suivants.

  • Declarations fiscales
  • Inscription a la taxe de vente et declarations
    • Factures et recus
    Releves bancaires
  • Documents d'impot sur la paie
  • Documentation de l'actif
  • Enregistrements d'appreciation
  • Documents de pret
  • Revues financieres et livres
  • Enregistrements de cartes de credit d'entreprise


Le calendrier de conservation des documents financiers varie en fonction du document. Toutefois, les experts financiers recommandent que les employeurs tiennent des registres fiscaux pendant au moins six ans. Les documents relatifs aux actifs et aux prets doivent etre conserves au dossier jusqu'a leur expiration, tandis que les journaux et les releves devraient etre conserves de facon permanente.

4. Documents juridiques

Les entreprises de toutes tailles auront divers types de documents juridiques. Ces documents comprennent generalement les elements suivants.

  • Contrats avec des fournisseurs et des entrepreneurs tiers
  • Licences et permis
  • Baux de propriete
  • Polices d'assurance pour les biens et le personnel
  • Accords de marques de commerce, de brevets et de droits d'auteur
  • Proces-verbal du conseil d'administration
reunions
  • Rapports annuels pour le secretaire d'Etat
  • Certificats d'autorite

Pratiques exemplaires en matiere de gestion des documents operationnels

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Un systeme de gestion des documents operationnels efficace et proactif assurera l'organisation et l'enregistrement de tous les fichiers en toute securite. Lorsque les organisations elaborent des techniques de gestion, elles doivent tenir compte de leurs dossiers papier et de leurs dossiers electroniques. De plus, le systeme devrait inclure la gestion des e-mails et une utilisation appropriee du stockage dans le cloud. Parmi les meilleures pratiques, les equipes commerciales peuvent commencer par-

Reorganiser tous les documents papier

Lorsque vous travaillez avec des fichiers physiques, les equipes doivent commencer par la reorganisation. Tout d'abord, tous les documents devraient etre recueillis et classes en fonction de leurs renseignements. Une fois les fichiers separes, l'equipe peut les placer dans son propre dossier etiquete ou classeur. Maintenir et enlever regulierement des documents inutiles ou anciens assureront l'acces facile aux bons fichiers.

Mise a jour du systeme de classement numerique

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Un systeme de classement numerique comporte des methodes de creation, de stockage, de recuperation et de sauvegarde des documents electroniques. Il s'agit egalement de mettre en oeuvre des mesures de securite pour garantir que les fichiers confidentiels et importants sont a l'abri des menaces et des violations de donnees. Lors de l'elaboration d'un systeme de classement en ligne, les equipes devraient utiliser ces conseils cles.

  • Avoir une convention de denomination standard - Lorsque tous les fichiers ont des noms concis et specifiques, le personnel pourra les identifier rapidement et facilement. Souvent, les dates, les schemas de numerotation ou les identificateurs de categorie sont utilises dans les noms de fichiers a des fins de specificite. Cela permettra aux employes de gagner du temps et de reduire le stress lie a la recherche d'un fichier.
  • Creer des dossiers pour les fichiers pertinents - Collecter les documents pertinents dans un seul fichier aidera a decombrer le bureau. Par exemple, les equipes peuvent ajouter leurs dossiers fiscaux et leurs fichiers d'impot sur la paie dans un dossier intitule Financial Papers.
  • Mettre a jour les fichiers regulierement - Similaire a l'organisation des fichiers physiques, les equipes doivent mettre a jour et supprimer les anciens fichiers de leur bureau. En eliminant les documents obsoletes, les employes auront plus de visibilite sur ceux dont ils ont besoin.
  • Planifier des sauvegardes regulieres - Les equipes commerciales doivent enregistrer regulierement leurs documents electroniques sur un disque ou un emplacement distinct, en cas de perte de donnees ou de menaces potentielles.
  • Nid Dossiers - Si un dossier contient de nombreux fichiers, il sera utile de creer des dossiers dans le dossier parent. Cela permettra d'organiser les differents documents en une sous-categorie.

    Organiser efficacement les e-mails Le

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    courrier electronique est devenu la norme pour la communication sur le lieu de travail a l'ere numerique moderne. Cependant, cela peut entrainer un volume important de courriels entrants et de pieces jointes tout au long de la journee. Une gestion efficace des e-mails evite les surcharges de messages et garantit l'enregistrement des nouveaux documents. Les methodes eprouvees de gestion des e-mails sont les suivantes.

    • Verifier regulierement les courriels - La verification et la reponse rapide des courriels permettront de s'assurer que tous les fichiers et informations importants sont recus. Cela evitera egalement la surcharge des courriels, ce qui aurait entraine la perte ou l'oubli de la correspondance.
    • Transferer des e-mails a soi-meme - Dans le cas ou un e-mail est perdu ou qu'un fichier a ete supprime, il est toujours accessible dans l'e-mail transfere.
    • Telechargement en bloc- si l'on recoit plusieurs fichiers dans un ou plusieurs e-mails, il doit telecharger tous les documents en vrac. Cela permettra d'eviter les doublons ou les omissions accidentelles, qui pourraient se produire si les fichiers etaient telecharges un par un.
    • Etablir des normes de courriel - Les cadres superieurs devraient creer des protocoles de courriel qui decrivent les regles sur la facon dont les fichiers et les pieces jointes doivent etre envoyes. Par exemple, obliger les employes a inclure le fichier joint dans la ligne d'objet aidera le destinataire a trouver plus facilement ses courriels.

      Profitez du stockage dans le cloud

      Le cloud est devenu de plus en plus populaire pour le stockage de fichiers parmi les entreprises de toutes tailles. Avec le cloud, le personnel peut enregistrer autant de documents electroniques qu'il en a besoin sur une seule plate-forme. Ils peuvent ensuite y acceder a distance de n'importe ou, a condition qu'ils utilisent un peripherique connecte a Internet. De nombreuses plates-formes cloud offrent egalement des fonctionnalites de collaboration et de partage. En outre, ils disposent de fonctionnalites qui gerent automatiquement les sauvegardes et disposent de mesures de securite pour proteger les formulaires metiers.

      Grace a ces avantages, les entreprises peuvent reduire leur dependance a l'egard de la paperasserie physique et des systemes de classement. En outre, il elimine les taches repetitives, telles que la copie de documents et la securisation manuelle des fichiers.

      Formation des employes

      Un systeme de gestion des documents operationnels ne sera efficace que si tous les employes de l'organisation suivent les procedures et les protocoles. Les hauts dirigeants et les cadres superieurs de l'entreprise devraient decrire les differentes techniques d'organisation des documents. Ils devraient ensuite l'integrer dans la formation de leurs employes ou faire une presentation pour toutes les equipes commerciales.

      Il peut etre utile de consigner ces methodes dans un manuel ou un guide afin que les employes puissent y referer. Cela garantira que les membres du personnel organisent de facon proactive les dossiers cles des le debut. Il permettra egalement de reduire la quantite de deluttement necessaire a la fin du trimestre.

      Principaux points a emporter - Documents d'

      • affaires Les documents commerciaux englobent tous les dossiers relatifs aux contrats, au personnel, aux finances et a la legalite d'une organisation. Parmi les documents commerciaux, mentionnons les conventions d'employes, les declarations de revenus, les baux immobiliers, les contrats de fournisseur et les polices d'assurance.
      • Ces dossiers sont souvent confidentiels et importants pour les operations commerciales. Par consequent, une gestion efficace des documents commerciaux doit etre mise en oeuvre pour les proteger contre le vol, la perte et les violations.
      • Il existe diverses pratiques exemplaires pour gerer a la fois la paperasserie physique et les documents electroniques.
      Les
      • principales techniques de gestion des documents d'affaires comprennent le passage et le declassement des fichiers existants, l'utilisation d'outils de productivite et l'organisation du systeme informatique.
      • Les employeurs peuvent egalement creer un systeme de classement numerique complet pour les documents electroniques, ameliorer la gestion de leur courrier electronique, tirer parti de l'utilisation du stockage base sur le cloud et former tous les employes aux normes d'organisation des documents.

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