Guide complet de gestion des documents commerciaux pour les petites

Introduction aux documents d'affaires

Lorsque vous exploitez une petite entreprise, les documents relatifs aux renseignements confidentiels et aux finances continueront de croitre et de s'accumuler. Pour que les documents commerciaux soient organises et accessibles, un systeme de gestion doit etre mis en place.

Ces procedures doivent aller au-dela de l'organisation des fichiers dans une pile ou une pile soignee. Au lieu de cela, la gestion des documents metier implique la creation d'un systeme d'archivage et de recuperation, ainsi que la mise en oeuvre de ressources numeriques. Cela permettra d'ameliorer la productivite et favorisera une culture sans stress en milieu de travail.

Qu'est-ce que les documents commerciaux?

Les documents commerciaux sont des fichiers associes a des transactions internes et externes au sein d'une entreprise. Ils peuvent egalement etre lies a des accords de conformite et a la gouvernance d'entreprise, tels que des regles et des processus ecrits. Generalement, les documents commerciaux sont confidentiels en raison de l'information qu'ils contiennent. De nombreuses organisations organiseront leurs documents commerciaux en utilisant les methodes suivantes.

1. Parcourez les documents et decombrezLa

suppression des formalites administratives inutiles est la premiere etape de l'organisation des documents commerciaux. Les magazines, les notes inutilisables et les bulletins d'information doivent etre dechiquetes ou recycles. Les fichiers importants doivent ensuite etre organises dans une armoire etiquetee ou un systeme de classement. Si l'entreprise effectue la transition vers des plates-formes sans papier, les documents physiques doivent etre numerises et numerises.

2. Mettre en oeuvre des outils de productivite


Il existe de nombreuses applications et solutions logicielles modernes qui contribueront a augmenter la productivite. Par exemple, il existe des outils comptables et comptables qui simplifient la gestion des factures et des paiements. Les entreprises peuvent egalement investir dans des logiciels de gestion des stocks afin de rationaliser le denombrement et le suivi des stocks. Ces outils amelioreront la productivite et reduiront la quantite de paperasseries inutiles au bureau ou a l'entrepot.

3. Organiser le systeme informatique


De nombreux proprietaires de petites entreprises effectueront de gros volumes de travail sur leurs ordinateurs. Il en resulte de nombreux fichiers et documents numeriques enregistres sur les postes de travail et une quantite massive de courriels. Pour eviter le ralentissement de l'ordinateur et augmenter la productivite, les proprietaires doivent regulierement decombrer leurs postes de travail et leurs boites de reception. La creation d'un systeme de classement numerique assurera l'enregistrement adequat des documents importants. Il est egalement important de mettre a jour le logiciel et de rechercher des virus pour s'assurer que tous les fichiers sont securises.

4 Principaux types de documents d'

affaires Les documents commerciaux se presentent sous plusieurs formes. Les quatre types de fichiers principaux suivants sont generalement crees, partages et geres par les organisations.

1. Documents fondateurs

Il s'agit de dossiers permanents de l'entreprise qui doivent etre stockes en toute securite. Ce qui suit sont des documents fondateurs communs.

• Contrats d'entente de partenariat

• Renseignements sur le conseil d'administration

• Certificats d'autorite

• Enregistrement des noms

• Reglements administratifs

• Convention de cession de propriete intellectuelle

• Documents immobiliers

• Registres des accords d'exploitation

• Plan d'affaires

2. Dossiers du personnel et du personnel Les

organisations sont tenues par la loi de conserver des dossiers sur leurs employes pendant une periode determinee. Ces documents sont utiles au cas ou une plainte a ete deposee et que les entreprises doivent fournir des preuves au sujet de leurs employes.

Les documents relatifs aux employes comprennent generalement ce qui suit.

• Dossiers de recrutement - Les annonces d'emploi, les descriptions de poste, les curriculum vitae, les demandes de poste et les dossiers de preselection doivent etre conserves a portee de main. Selon la Commission pour l'egalite des chances en matiere d'emploi, ces documents doivent etre conserves pendant un an a compter du premier ou du dernier jour de travail de l'employe.

• Contrat de travail - Cela comprend les manuels des employes, les ententes de non-divulgation et les politiques ecrites signees par un employe. Ces contrats doivent etre conserves par l'entreprise pendant au moins un an.

• Disability Records - La American With Disabilities Act exige que les entreprises conservent tous les renseignements sur les personnes handicapees, comme les demandes d'accommodement, pendant un an.

• Dossiers des prestations medicales - Les dossiers tels que les regimes d'avantages sociaux et l'inscription des employes doivent etre conserves pendant un an.

• Dossiers des employes - Cela comprend les renseignements sur la remuneration, les documents de promotion, les evaluations de rendement, les fiches de temps et les documents de cessation d'emploi. Les employeurs doivent conserver ces dossiers pendant deux ans.

• Documents de paie - La loi sur les normes de travail equitables, la loi sur l'egalite salariale et la loi sur la discrimination fondee sur l'age dans l'emploi exigent que les entreprises conservent des registres de paie pendant 2 a 3 ans.

• Loi sur les conges familiaux et medicaux (LFMLA) - Les employeurs doivent sauvegarder les demandes de LFMLA de leurs employes et les autres documents connexes pendant 3 ans.

• Documents d'autorisation de travail - Les entreprises doivent conserver chacun des documents I-9 de leur employe pendant trois ans apres leur date d'embauche ou un an apres la date de cessation d'emploi.

• Dossiers des accidents - Selon l'Administration de la securite et de la sante au travail (OSHA), les entreprises doivent conserver les registres des accidents des employes pendant 5 ans.

• Documents relatifs aux accidents du travail - Si l'exploitation d'une entreprise peut entrainer des dangers et des maladies, l'employeur doit consigner l'exposition des employes et tout dossier medical connexe pendant 30 ans.

3. Documents financiers

Selon les exigences de l'Internal Revenue Service (IRS), les employeurs doivent conserver divers dossiers financiers et fiscaux. Il s'agit notamment des elements suivants.

• Declarations fiscales

• Inscription a la taxe de vente et declarations

• • Factures et recus
  Releves bancaires

• Documents d'impot sur la paie

• Documentation de l'actif

• Enregistrements d'appreciation

• Documents de pret

• Revues financieres et livres

• Enregistrements de cartes de credit d'entreprise

4. Documents juridiques

Les entreprises de toutes tailles auront divers types de documents juridiques. Ces documents comprennent generalement les elements suivants.

• Contrats avec des fournisseurs et des entrepreneurs tiers

• Licences et permis

• Baux de propriete

• Polices d'assurance pour les biens et le personnel

• Accords de marques de commerce, de brevets et de droits d'auteur

• Proces-verbal du conseil d'administration

• Rapports annuels pour le secretaire d'Etat

• Certificats d'autorite

Pratiques exemplaires en matiere de gestion des documents operationnels

Un systeme de gestion des documents operationnels efficace et proactif assurera l'organisation et l'enregistrement de tous les fichiers en toute securite. Lorsque les organisations elaborent des techniques de gestion, elles doivent tenir compte de leurs dossiers papier et de leurs dossiers electroniques. De plus, le systeme devrait inclure la gestion des e-mails et une utilisation appropriee du stockage dans le cloud. Parmi les meilleures pratiques, les equipes commerciales peuvent commencer par-

Reorganiser tous les documents papier

Lorsque vous travaillez avec des fichiers physiques, les equipes doivent commencer par la reorganisation. Tout d'abord, tous les documents devraient etre recueillis et classes en fonction de leurs renseignements. Une fois les fichiers separes, l'equipe peut les placer dans son propre dossier etiquete ou classeur. Maintenir et enlever regulierement des documents inutiles ou anciens assureront l'acces facile aux bons fichiers.

Mise a jour du systeme de classement numerique

Un systeme de classement numerique comporte des methodes de creation, de stockage, de recuperation et de sauvegarde des documents electroniques. Il s'agit egalement de mettre en oeuvre des mesures de securite pour garantir que les fichiers confidentiels et importants sont a l'abri des menaces et des violations de donnees. Lors de l'elaboration d'un systeme de classement en ligne, les equipes devraient utiliser ces conseils cles.

• Avoir une convention de denomination standard - Lorsque tous les fichiers ont des noms concis et specifiques, le personnel pourra les identifier rapidement et facilement. Souvent, les dates, les schemas de numerotation ou les identificateurs de categorie sont utilises dans les noms de fichiers a des fins de specificite. Cela permettra aux employes de gagner du temps et de reduire le stress lie a la recherche d'un fichier.

• Creer des dossiers pour les fichiers pertinents - Collecter les documents pertinents dans un seul fichier aidera a decombrer le bureau. Par exemple, les equipes peuvent ajouter leurs dossiers fiscaux et leurs fichiers d'impot sur la paie dans un dossier intitule Financial Papers.

• Mettre a jour les fichiers regulierement - Similaire a l'organisation des fichiers physiques, les equipes doivent mettre a jour et supprimer les anciens fichiers de leur bureau. En eliminant les documents obsoletes, les employes auront plus de visibilite sur ceux dont ils ont besoin.

• Planifier des sauvegardes regulieres - Les equipes commerciales doivent enregistrer regulierement leurs documents electroniques sur un disque ou un emplacement distinct, en cas de perte de donnees ou de menaces potentielles.

• Nid Dossiers - Si un dossier contient de nombreux fichiers, il sera utile de creer des dossiers dans le dossier parent. Cela permettra d'organiser les differents documents en une sous-categorie.