Automatisation des processus metier 101- Types de BPA et quand les utiliser L'automatisation des processus
Les entreprises peuvent economiser du temps consacre a des procedures quotidiennes monotones en mettant en oeuvre l'automatisation des processus metier afin de rationaliser leurs operations.
De l'embauche et de la formation de nouveaux employes a la reglementation des bons de commande d'actions, la saisie de donnees dans ces taches repetitives peut prendre du temps et du capital precieux pour une entreprise. En utilisant un logiciel d'automatisation des processus, les entreprises peuvent accelerer le suivi des operations de la chaine d'approvisionnement et attribuer du temps de gestion a des projets plus complexes.
Qu'est-ce que l'automatisation des processus metier?
L' automatisation des processus metier (BPA) est une technologie de gestion des flux de travail qui automatise les procedures et peut etre executee avec peu ou pas d'intervention humaine. Cette solution vise a reduire les couts d'exploitation et de main-d'oeuvre.
Une etude de Forrester montre que les logiciels d'automatisation peuvent reduire les couts d'exploitation totaux de 90%.La
saisie des donnees a elle seule peut prendre du temps, en particulier lors de la manipulation de plusieurs systemes. L'automatisation metier transfere les donnees sur toutes les plateformes necessaires, liberant ainsi les employes du travail de bureau. Au lieu de cela, les travailleurs peuvent concentrer leurs efforts sur des projets d'entreprise plus complexes, tels que des projets d'expansion commerciale.
Outre la gestion des documents, BPA vise a ameliorer les logiciels de flux de travail etablis grace a l'integration. En collaborant avec des systemes automatises, les entreprises peuvent facilement gerer diverses operations telles que l'integration des employes, les projets de ressources humaines et l'analyse des rapports. L'automatisation du flux de travail peut egalement executer des taches plus complexes, de la gestion du systeme aux services de messagerie.
BPA reglemente toutes les solutions integrees en lancant des actions de depannage et en avertissant les utilisateurs lorsqu'une erreur technique s'est produite. Le logiciel BPA peut egalement etre programme pour envoyer des courriels internes, tiers et marketing planifies, ce qui permet aux employes de travailler et de planifier a l'avance. Grace a l'automatisation des processus, les entreprises peuvent ameliorer leur efficacite globale en augmentant la vitesse de service et en reduisant les erreurs humaines.
Il existe plusieurs types de solutions BPA disponibles qui different par les capacites de gestion de projet. Les quatre modeles standard dont la complexite progresse sont les suivants-
1. Automatisation de base - Un outil d'automatisation de base simplifie les procedures metier simples, telles que la messagerie de service, et fournit une base de donnees centralisee permettant d'acceder a toutes les informations sur une seule interface.
2. Automatisation des processus -Cette gestion des processus conserve des enregistrements de taches afin d'ameliorer la transparence et la coherence des donnees dans l'ensemble de l'entreprise. Par exemple, une entreprise peut utiliser l'automatisation des processus pour transferer des fichiers entre services.
3. Automatisation de l'integration - En tant que modele plus complexe, l'automatisation de l'integration permet aux machines et aux logiciels d'imiter la facon dont les utilisateurs effectuent des operations pour repeter leurs actions.
4. Automatisation de l'intelligence artificielle (IA) - L'IA est la technologie BPA la plus avancee car elle prend des decisions basees sur les donnees a partir de ses propres analyses. L'implementation de l'IA dans les operations de fabrication permet a la solution de digerer les donnees et d'executer des plans pour reduire les erreurs de la chaine d'approvisionnement Par exemple, les entreprises utilisent cette solution pour detecter les risques lies a l'expedition tels que les retards et les dommages potentiels a l'aide de capteurs d'expedition. Cela permet au systeme d'avertir les utilisateurs de prendre des mesures correctives en cas d'incident afin de minimiser les retards operationnels.
Des exemples de services BPA
BPA ont des fonctionnalites etendues et peuvent etre mis en oeuvre dans diverses phases de la chaine d'approvisionnement et de l'entreprise. Les entreprises peuvent commencer a rationaliser leurs procedures quotidiennes, par exemple-
1. Integration des employesL'
embauche de nouveaux employes n'est pas un processus simple, car elle comprend de vastes formalites administratives et une formation. Remplir les demandes, les formulaires d'information, les accords sur les avantages sociaux et creer de nouveaux comptes, entre autres procedures, prend beaucoup de temps. Sans solution d'automatisation, les formulaires peuvent etre egares, remplis de maniere incorrecte ou completement oublies.
Par consequent, la mise en oeuvre du logiciel BPA peut rationaliser le processus d'integration des employes en
- reduisant la paperasserie grace au partage electronique des donnees
- Veiller a ce que tous les formulaires soient remplis en identifiant les champs vides
- Augmenter la vitesse du service
- Ameliorer la productivite
- Promouvoir la satisfaction des employes
2. Commandes
fournisseur Remplir les demandes de bons de commande est une tache repetitive menee entre des entreprises et des fournisseurs tiers. Tout d'abord, un fonctionnaire autorise remplit un bon de commande qui doit etre examine et approuve par le service financier. Apres approbation, le formulaire est envoye au fournisseur approprie et a l'equipe chargee des stocks. Ce processus peut prendre plusieurs jours a plusieurs semaines pour s'achever manuellement.
Cependant, l'utilisation d'un service d'automatisation des processus permet de suivre rapidement la procedure de bon de commande en-
- Transferer rapidement les documents aux parties souhaitees
- Ameliorer la productivite
- Veiller a ce que tous les formulaires soient complets
- Avertir les utilisateurs en cas d'erreurs
- Alerte mises a jour du personnel sur la prestation
3. Prevision de
la demande La prevision de la demande necessite des informations constamment mises a jour sur les ventes et les stocks afin que les responsables puissent prendre des decisions basees sur les donnees concernant les commandes en stock, la logistique et le marketing. Sans un service d'automatisation integre, les employes designes devraient parcourir de nombreux logiciels et rapports pour regrouper toutes les donnees appropriees. En tirant continuellement les donnees des systemes de point de vente au fur et a mesure que les transactions se produisent, les quantites sont automatiquement entrees dans le systeme de prevision pour estimer la demande future et suivre les tendances des ventes.
En mettant en oeuvre une solution BPA qui s'integre aux systemes de point de vente, a la gestion des stocks et aux logiciels de prevision, les entreprises peuvent-
- accroitre la transparence des donnees
- Rationaliser les commandes et les campagnes marketing Prendre des
- decisions eclairees
- Acces en temps reel Donnees
4. Controle des stocksLes
methodes traditionnelles de controle des stocks exigent des denombrements manuels continus, ce qui peut entrainer une forte probabilite d'erreurs humaines. Une mauvaise comptabilisation des stocks et des ecarts peuvent entrainer un surstock et un sous-stock, ce qui a une incidence negative sur les marges beneficiaires et le resultat net en ne se preparant pas adequatement aux demandes des consommateurs. Cependant, des methodes d'automatisation telles que les scanners et les logiciels peuvent rationaliser le comptage des stocks.En
automatisant le controle des stocks avec les logiciels d'inventaire et de BPA, les entreprises peuvent-
- accroitre la precision des stocks
- Ameliorer l'efficacite et la productivite de la chaine d'approvisionnement
- Gagner du temps et des couts d'exploitation
- Definir les points de reapprovisionnement Cette automatisation garantit aux entreprises peuvent eviter les ruptures de stock, le surstock et les ecarts de stock, ce qui a un impact positif sur leur resultat net.
Quand utiliser BPA Les pratiques d'automatisation
modernes sont tellement avancees qu'elles peuvent parfois prendre completement en charge une operation. Cependant, certaines taches necessitent encore une intervention humaine et une reflexion critique. Il est essentiel de comprendre quelles procedures peuvent etre ameliorees par des solutions BPA et quelles sont les meilleures avec un effort pratique.
Quand le BPA est-il une bonne idee?
Taches repetitives
La chaine d'approvisionnement consiste en des operations repetees, de la fabrication a l'execution des commandes, sans oublier les procedures necessaires a la gestion des employes et des installations. Des etudes montrent que 90% des employes sont accables par des operations repetitives qui pourraient etre traitees par BPA. Par consequent, les entreprises peuvent implementer des systemes automatises pour gerer les elements suivants-
- Mises a jour logicielles de gestion
- Surveillance de la securite
- Suivi du temps de
- commande
- Expedition Controle du stock Expedition
- de commandes
Les organisations de suivi basees sur des capteurs commencent a mettre en oeuvre la technologie de l'Internet des objets (IoT), comme les capteurs, les scanners et les reseaux, afin d'optimiser leurs processus automatises. Avec le logiciel BPA, les entreprises peuvent surveiller toutes les activites et les performances du systeme pour s'assurer que les operations sont executees efficacement. Cela est particulierement vrai lorsqu'il s'agit de manipuler des stocks a l'interieur et a l'exterieur de l'entrepot, y compris- Nombre de
- cycles
- Surveillance des points de reapprovisionnement
- Suivi des conteneurs d'expedition
- Surveillance des temperatures pour les produits sensibles
- Signalement endommages ou perdus
Kiosques
libre-service Les kiosques libre-service sont en plein essor pour les operations a l'avant et a l'arriere de la maison. Les clients peuvent utiliser des kiosques dans les hotels, les restaurants, les epiceries, les detaillants et meme les etablissements de soins de sante pour passer des commandes, scanner des produits ou s'enregistrer. D'autre part, les entreprises mettent en oeuvre cette technologie afin de rationaliser la formation des employes et de surveiller les horaires de travail. Les travailleurs peuvent utiliser les kiosques pour entrer et sortir des quarts de travail et verifier les heures de travail, ce qui reduit le temps necessaire pour suivre manuellement les horaires des employes.
Processus administratifs informatiques L'automatisation des
services informatiques optimise la productivite des employes pendant les heures de travail et continue de surveiller les donnees apres les heures de travail. Les services BPA peuvent etre programmes pour alerter uniquement les responsables informatiques en cas d'erreur et necessitant une intervention humaine. Cela elimine le besoin d'embaucher du personnel supplementaire pour la surveillance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Recherche et gestion du contenu
La technologie de l'information automatisee permet aux entreprises d'acceder aux megadonnees ainsi qu'a leurs dossiers internes afin d'offrir une plus large gamme d'operations. Cela permet aux utilisateurs d'effectuer des recherches et de tirer de l'information concernant-
- casiers
- judiciaires
- Cas juridiques Etudes de cas
- Analyse de gestion des risques lies a l'assurance
- Demographie
- Strategies de prix concurrentiels
Quand le BPA n'est-il pas une bonne idee?
Interaction avec
les clients Bien que les clients apprecient les confirmations automatisees sur les reservations, les achats et les reservations, d'autres formes d'automatisation peuvent etre plus frustrantes qu'utiles. Les interactions personnelles, comme l'accueil et la connexion des appels telephoniques, devraient etre effectuees par les employes, car les systemes telephoniques automatises prennent plus de temps que les efforts manuels.
Au cours de ce processus robotique, les clients sont obliges d'attendre leurs options afin de laisser un message ou d'etre transferes a un representant et parfois leurs commandes peuvent etre mal interpretees, conduisant a des appelants insatisfaits. Par consequent, les employes formes devraient traiter les appels telephoniques entrants afin d'evaluer adequatement la question et de transferer l'appel au ministere competent.
Soutien a la clientele
Dans le meme ordre d'idees, lorsque les consommateurs ont un probleme avec un service ou un produit, ils veulent entendre un representant reel, et non pas une voix robotisee ou une reponse par courriel automatisee. Les reponses automatiques ne garantissent pas que leur preoccupation est prise en compte et impliquent souvent un long delai d'attente jusqu'a ce qu'un employe puisse concilier le probleme. Ces solutions donnent au client l'impression qu'ils ne sont pas entendus ou apprecies.
4 phases de mise en oeuvre du BPA
En divisant un systeme de BPA en quatre phases, la direction de projet peut mieux comprendre et surveiller ses processus. Les quatre etapes comprennent-
1. Analyse - Les gestionnaires devraient examiner les donnees et les rapports afin d'evaluer l'efficacite operationnelle et le rendement global de l'entreprise. Ensuite, des objectifs clairs et des exigences en matiere de solution doivent etre definis afin de determiner quel modele et conception architecturale BPA repondent le mieux a leurs besoins. A ce stade, la direction devrait consulter le service informatique ou les developpeurs de logiciels pour obtenir leur avis.
2. Mise en oeuvre - Une fois que le systeme BPA est choisi et que les composants necessaires sont personnalises, il est temps de mettre en oeuvre la nouvelle technologie. Toute la documentation systeme doit etre a portee de main afin que les developpeurs puissent enregistrer avec precision les fonctionnalites, les fonctionnalites et les informations vitales. Une fois l'installation terminee, les employes peuvent commencer une formation sur la nouvelle base de donnees.
3. Integration - Les TI sont egalement responsables de l'integration de la nouvelle technologie avec les logiciels existants pour creer une base de donnees connectee. Cela permet a tous les services de communiquer et de partager efficacement les donnees. Il est egalement essentiel d'avoir une documentation appropriee sur tous les systemes afin de s'assurer que l'integration respecte tous les protocoles sans perturber les autres serveurs.
4. Maintenance - Une fois que le logiciel est en place, il est essentiel d'effectuer des verifications de maintenance de routine pour s'assurer que toutes les fonctions sont mises a jour et fonctionnent correctement.
Avantages de la mise en oeuvre du BPA
Les fonctionnalites avancees que BPA offre aux entreprises ont un potentiel infini. Outre sa capacite a augmenter l'efficacite operationnelle, l'automatisation offre aux entreprises plusieurs avantages, y compris-
- Transformation numerique - Transformer une entreprise avec des solutions modernes assure que ses operations peuvent croitre avec l'evolution de la technologie et les efforts d'expansion.
- Clarte amelioree - L'acces au Big Data permet aux entreprises d'avoir une plus grande portee de leurs performances, ce qui leur permet de voir quelles operations doivent etre ameliorees. Grace a des rapports detailles, a des analyses et a la cartographie des processus, la direction peut mettre en oeuvre les changements necessaires.
- Processus rationalises - Grace aux processus automatises, toutes les communications, les audits, les rapports et le partage des donnees sont rationalises. Cette fonctionnalite accrue favorise la responsabilisation des employes, les delais d'execution et l'efficacite globale.
- Suivi des enregistrements de conformite - Grace a une base de donnees centralisee, tous les enregistrements et les rapports sont enregistres et conserves pour l'acces des utilisateurs, ce qui simplifie les audits internes.
- Operations standardisees - L'automatisation des operations garantit que tous les processus sont reglementes afin que les entreprises puissent s'attendre a un resultat standard, augmentant ainsi la fiabilite et la stabilite de la production.
- Satisfaction accrue des clients - Le respect constant des normes garantit aux clients un service et des biens de haute qualite a temps, ce qui augmente la satisfaction.
- Productivite accrue - Les services BPA regulent toutes les operations, de sorte qu'elles fonctionnent avec precision, a temps et a un cout minimum. Cela garantit que les delais sont respectes et que les erreurs humaines sont reduites.
- Reduction du temps et des couts - Une etude a revele que les entreprises perdent un total de 140 milliards de dollars par annee en raison de la perte de temps, ressources, operations dupliquees et donnees deconnectees. En ne necessitant pas d'intervention humaine, les systemes automatises reduisent le temps d'execution et les couts, ce qui permet de promouvoir les resultats financiers de l'entreprise.
Integration du systeme et integration
du systeme BPA et BPA sont tres similaires et ont la plupart des memes objectifs. Bien que l'integration soit une fonction standard du logiciel BPA, ce n'est pas l'objectif principal.Tout d'
abord, l'integration du systeme est le processus de connexion de plusieurs sous-systemes et applications individuels pour creer un reseau d'outils et de fonctions. Cela elimine l'encombrement des fonctionnalites et des informations redondantes tout en etablissant une base de donnees etendue. Les integrateurs logiciels connectes a des serveurs externes permettent egalement aux parties externes, telles que les clients, les clients et les fournisseurs, de suivre certaines operations. En regroupant les donnees, les systemes integres peuvent rationaliser les communications internes et/ou externes.
D' autre part, le principal objectif de BPA est d'automatiser les procedures standard pour ameliorer la productivite globale. Cependant, cela implique souvent d'interagir avec des systemes etablis. Lorsque les processus automatises sont integres a d'autres logiciels, l'efficacite est encore amelioree grace au partage des donnees et a une communication plus rapide. Les BPA qui utilisent l'integration systeme peuvent augmenter la vitesse de leur service et acceder a des donnees en temps reel.
Par consequent, les entreprises qui mettent l'accent sur l'evolutivite, la fonctionnalite et la productivite de l'entreprise devraient mettre en oeuvre des solutions BPA avec des systemes integres afin de rationaliser les operations quotidiennes.
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