Comment rationaliser les processus- Guide ultime pour les entreprises
La technologie moderne a donne aux entreprises la possibilite d'ameliorer leurs processus internes en passant des methodes manuelles a l'automatisation.
Les processus traditionnels exigent un travail, un temps et des ressources excessifs pour mener a bien, ce qui met les entreprises au risque de prendre du retard sur la concurrence. Les methodes manuelles augmentent egalement le risque de mauvaise communication, d'oubli des procedures et de perte de paperasse.
Cependant, les logiciels avances sont en mesure de rationaliser les processus en automatisant les taches standard, ce qui permet aux employes de gerer des projets necessitant plus d'attention. Cela rend les operations quotidiennes, comme le travail administratif, plus efficaces et plus faciles a gerer.
Que signifie la rationalisation d'un processus?
La rationalisation consiste a ameliorer un element, un systeme ou un processus pour le rendre plus simple ou plus efficace. Par exemple, rationaliser la facturation des clients signifie ameliorer le processus de documentation, de sorte que les etapes soient plus rapides, reproductibles et coherentes.
En termes d'affaires, un processus simplifie garantit que chaque etape franchie pour accomplir une tache est complete, reproductible et travaille a la realisation d'un objectif ultime. Chaque tache peut etre une petite partie d'un processus global ou un evenement distinct.
Par exemple, l'integration d'un nouvel employe necessite plusieurs etapes, comme remplir la paperasserie, former et presenter le personnel. La direction peut rationaliser le processus de documentation a l'aide d'un logiciel, tel qu'un systeme de ressources humaines. Le
logiciel peut stocker les informations de la nouvelle embauche pour remplir automatiquement les champs du package de l'avantage et d'autres documents administratifs, ce qui simplifie le processus d'integration.
Les logiciels avances peuvent rationaliser les operations ainsi que les processus. Quel que soit l'endroit ou se trouve une entreprise dans la chaine d'approvisionnement, le logiciel a le pouvoir de rationaliser plusieurs fonctions telles que-
- Administration
- Ventes et Marketing
- Finance et Comptabilite
- commandes
- Achats
- Gestion des stocks Gestion des
- relations clients Gestion des
- TI
- Prevision
- actifs Gestion de la
- chaine d'approvisionnement
- Audits de conformite
- projet Rapport de gestion
Grace a la technologie moderne, les entreprises peuvent rationaliser le flux de travail pour chaque departement.
10 Etapes pour simplifier les processus
La rationalisation des processus operationnels ne doit pas necessairement etre un projet complique et frustrant. Avec une attention particuliere et seulement 10 etapes, la direction peut rationaliser les operations qui necessitent une amelioration du flux de travail et de l'efficacite-
1. Analyser le fluxde travail Tout d'
abord, les entreprises doivent decrire une liste des processus qui doivent etre ameliores. Cette liste devrait organiser les operations par departement, par priorite et par intensite de travail.
Ensuite, la direction doit analyser en profondeur chaque processus, y compris chaque etape, procedure et indicateur de performance cle (KPI). Cela montre a quel point l'entreprise a bien fonctionne et ses points faibles.
La direction devrait egalement envisager de parler aux employes qui orchestrent les processus pour obtenir des commentaires et des idees.
2. Determiner les domaines d'interet
Ensuite, la direction doit analyser les donnees qu'elle a recueillies afin de determiner quels domaines doivent etre ameliores. Toutes les operations dont la productivite, la production ou les faibles taux de satisfaction doivent etre classees en priorite.Les
inefficacites et les autres facteurs qui causent des retards de processus doivent etre definis et evalues. Cela permet a la direction de determiner quelles modifications peuvent ameliorer les performances.
3. Decomposer chaque processus
Pour simplifier l'evaluation, chaque processus devrait etre subdivise en etapes plus faciles a gerer. Il est ainsi beaucoup plus facile de detecter les dependances, les inefficacites et les points critiques d'une operation.
Cependant, les gestionnaires de projet doivent garder a l'esprit l'objectif de ne pas trop compliquer cette etape.
4. Prioriser
les taches Une fois les processus decomposes, il est temps de classer chacun sur une echelle de 1 a 10 en fonction de leur importance. Cela donne la priorite aux operations afin de maintenir le flux de travail et d'ameliorer l'efficacite.
5. Consigner tout
Chaque etape de chaque processus devrait etre documentee de facon adequate aux fins d'assurance de la qualite et de reference future. La direction peut enregistrer la procedure sur papier ou numeriquement dans un logiciel centralise, de sorte qu'elle soit accessible a tous les employes.
Grace a un dossier detaille, la direction peut regarder en arriere pour voir quelles etapes doivent etre modifiees si le resultat n'est pas ideal. Il permet egalement aux futurs employes de repeter la procedure si necessaire.
6. Automatiser le flux
de travail De nombreuses entreprises ont choisi d'automatiser leur flux de travail a l'aide d'un logiciel qui gere des taches standard et repetitives telles que le remplissage et le stockage de la paperasse. Ces solutions reduisent le risque d'erreurs humaines, telles que les erreurs de type, les erreurs de calcul et les erreurs de communication.
Les logiciels modernes offrent egalement des fonctionnalites et des outils uniques, tels que l'integration automatique du systeme, les alertes et les reordres, afin de rationaliser le flux de travail.
7. Evaluer le nouveau flux de travail
A ce stade, il est temps de verifier le nouveau processus pour voir si le flux de travail s'est ameliore. Cela necessite un test en direct sur le lieu de travail, afin que la direction puisse voir activement le resultat final.
Les organisations devraient prendre des notes detaillees sur les perturbations ou les inefficacites du processus pour les modifications futures.
8. Restez flexible
Une fois que le flux de travail est teste, la direction doit apporter des ameliorations en fonction des resultats et de leurs notes. Cette etape peut prendre beaucoup de temps car la mise en oeuvre des changements necessite souvent un remue-meninges et des essais et des erreurs.
A chaque modification, le flux de travail doit etre reevalue pour s'assurer qu'il ne cree pas de nouveau probleme pour les etapes ou processus sequentiels.
9. Tester le nouveau flux
de travail Une fois que toutes les ameliorations sont correctement en place et que le nouveau processus a ete teste, il est temps de proceder a la mise en oeuvre finale. La direction du projet devrait former les employes sur le nouveau processus et fournir une procedure operationnelle normalisee detaillee a titre de reference.
Il devrait egalement y avoir un temps pour les employes pour poser des questions et repondre aux preoccupations concernant le nouveau flux de travail.
10. Effectuer des modifications
Il est important de ne pas se decourager si le nouveau flux de travail n'est pas parfait tout de suite, car il faut souvent du temps pour travailler sur les plis. Il faudra peut-etre proceder a d'autres evaluations et ameliorations pour affiner le processus et obtenir des resultats satisfaisants.
Encore une fois, les entreprises devraient envisager d'utiliser un logiciel de gestion pour ajuster les operations et rationaliser le flux de travail.
5 Avantages de la rationalisation des processus La
rationalisation des processus internes peut ameliorer considerablement l'efficacite operationnelle et maintenir un flux de travail optimal. Cela permet aux entreprises de-
- Gagner du
Les employes n'auraient plus a attendre les approbations ou les formulaires des gestionnaires pour etre signes manuellement. Au lieu de cela, avec le logiciel d'integration de donnees, les enregistrements sont automatiquement partages avec les services concernes afin d'accelerer le processus d'approbation. Les gestionnaires sont meme alertes si les documents sont examines en temps opportun. Cela empeche les procedures sequentielles d'avoir a attendre des periodes prolongees pour commencer.
Les processus manuels
- d'economie
Cependant, avec les solutions numeriques, les processus sont automatises, ce qui reduit le gaspillage de papier et le besoin de main-d'oeuvre. Les capitaux economises grace a la rationalisation des operations peuvent ensuite etre investis dans les efforts d'expansion.
- Ameliorer la communication
Il n'est plus necessaire d'organiser des reunions en personne et de parler avec les RH pour chaque projet. Les employes peuvent transmettre des rapports, poser des questions et faire signer des formulaires virtuellement, sans quitter leur poste de travail. Cela evite les interruptions qui empechent le personnel de terminer son travail de bureau, ce qui ameliore la gestion du temps et le flux de travail.
- Ameliorer la documentation
logiciel offre egalement la commodite et la transparence totale des utilisateurs verifies car ils peuvent acceder a l'information a tout moment. Cela favorise la responsabilisation parmi les employes, car la direction n'a plus a se fier au bouche a oreille pour concilier un ecart. Ils peuvent plutot verifier le systeme pour determiner quel employe etait responsable d'une erreur.Les
solutions avancees alertent meme les utilisateurs lorsque les informations saisies sont incorrectes ou que les champs sont incomplets. Cela permet aux employes de verifier les documents avant la soumission finale, ce qui ameliore l'exactitude des donnees.
- Identifier les goulots d'etranglement
Cependant, les entreprises qui mettent en oeuvre des solutions de gestion peuvent identifier et corriger les goulets d'etranglement avant que les processus ne soient trop loin pour etre repares.
5 Conseils pour l'automatisation
des processus Les entreprises qui cherchent a mettre en oeuvre des outils d'automatisation pour rationaliser le flux de travail doivent-
1. Etudier le processus La
mise en oeuvre de l'automatisation peut etre un projet delicat si le processus n'a pas ete evalue en premier.
La direction devrait commencer par decrire l'operation qui a besoin d'automatisation en definissant les etapes et en eliminant les doublons. Cela permet de creer une transition transparente vers l'automatisation sans avoir a ajuster la programmation logicielle.
Par exemple, les comptes debiteurs peuvent connaitre un volume eleve de depots pendant la saison occupee, ce qui retarde le service financier. Grace au logiciel de comptabilite, les employes peuvent rationaliser le processus de collecte et d'enregistrement.
2. Concentrez-vous sur les applications
De nombreuses entreprises commettent l'erreur de developper une solution d'abord, puis d'essayer de l'adapter a differents processus. Cela peut faire perdre beaucoup de temps et d'argent a la reprogrammation du logiciel pour plusieurs taches.
Au lieu de cela, l'application doit d'abord etre cartographiee pour chaque processus, puis les developpeurs devraient commencer a construire une solution specifique pour chaque departement. Cela evite d'avoir a retravailler l'infrastructure, a supprimer les redondances et a effectuer des modifications pour chaque tache.
3. Recherche sur le retour sur investissement de l'automatisation
Un autre element que les entreprises ont tendance a negliger est le retour sur investissement (ROI) d'une solution. Le temps, l'energie et les ressources necessaires pour creer une solution ne doivent pas l'emporter sur le temps et le cout qu'elle remboursera.
Les entreprises peuvent depenser plus de 500 000$ pour elaborer et mettre en oeuvre des logiciels de gestion.
Cependant, si la solution ne fait economiser que quelques milliers de dollars a l'entreprise, cela ne vaut pas la peine d'investir.
Par consequent, la direction doit effectuer des recherches approfondies sur les depenses liees a la creation d'un nouveau systeme, ainsi que sur leur processus, et determiner si la solution aura un impact positif sur le flux de travail.
4. Pensez a long terme
La verification du retour sur investissement est une autre facon de s'assurer que l'investissement a un impact a long terme.
L' automatisation doit non seulement avoir un impact immediat, mais elle doit egalement ameliorer les performances a long terme d'une entreprise. Une solution doit etre en mesure d'ameliorer l'evolutivite d'une entreprise et etre en mesure de croitre parallelement. Sinon, l'organisation depassera le logiciel et devra reinvestir dans un autre systeme, necessitant encore plus de temps et de capital. Les
grandes entreprises devraient utiliser la regle des 80-20, ou la modification de 20% des operations de l'entreprise entraine des ameliorations de 80%. Si les processus ne repondent pas a cette norme, la direction devrait envisager de reviser la solution.
5. Utiliser des solutions preprogrammees lorsque cela est possible
Bien que les grandes entreprises investissent souvent dans des solutions personnalisees, elles peuvent s'averer tres couteuses. Plus probablement qu'autrement, les entreprises qui cherchent a automatiser un processus peuvent trouver des logiciels prets a l'emploi, ce qui est beaucoup plus rentable et convivial pour l'integration.
Par consequent, les petites entreprises devraient opter pour des solutions preprogrammees chaque fois que possible pour economiser du temps et de l'argent. La direction peut s'adresser a des entreprises similaires pour determiner les fournisseurs qui repondent le mieux a leurs besoins.
Si l'entreprise a deja etabli des systemes, le chef de projet doit s'assurer de demander au fournisseur si ses services sont compatibles.La
rationalisation d'un processus exige une attention particuliere aux details, une longue periode et une connaissance de la technologie moderne. Toutefois, les entreprises qui rationalisent leurs operations en retard peuvent ameliorer leur efficacite afin de promouvoir leur productivite et leur rentabilite.
