Amelioration des processus operationnels 101- Definition, methodes et plus L'amelioration des processus

De plus en plus d'entreprises se tournent vers la gestion des processus d'affaires (BPM) pour mieux comprendre leurs operations et trouver des moyens d'exploiter les donnees pour ameliorer leurs processus. En fait, le marche mondial de la gestion des processus d'affaires (BPM) devrait croitre d'un taux de croissance annuel compose (TCAC) de 13,52% entre 2016 et 2021, pour atteindre 14,89 milliards de dollars d'ici 2021.

L' objectif primordial de presque toutes les entreprises est la rentabilite et la gestion des processus d'affaires se penche sur ce sujet en particulier sous l'angle de l'efficacite et de la rentabilite.

Cependant, le BPM lui-meme est un terme general qui couvre un large eventail de fonctions et d'activites. L'une de ces fonctions est l'amelioration des processus operationnels (BPI), qui se penche specifiquement sur la facon d'ameliorer les operations existantes au sein d'une entreprise. Afin d'appliquer cette analyse a leurs organisations, il est important que les proprietaires d'entreprise comprennent les differents modeles et etapes de BPI.

Comprendre les processus operationnels

Un processus operationnel est une sequence d'etapes reproductibles au sein d'une organisation qui mene a un resultat ideal ou a un objectif commercial. Par exemple, chaque fois que l'entreprise veut embaucher un nouvel employe, elle passe par un processus administratif (c.-a-d. le recrutement) pour atteindre cet objectif commercial.
Voici d'autres exemples de processus operationnels-

• Integration des employes
• Developpement des produits
• Marketing
des
• ventes
• Achats
Service a la
• clientele/soutien
• Gestion des stocks

Qu'est-ce que l'amelioration des processus operationnels?

L' amelioration des processus operationnels est un exercice de gestion qui vise a analyser, a examiner et a ameliorer les processus operationnels existants. En termes simples, il s'agit de rendre les choses plus efficaces dans l'entreprise. Ce faisant, les proprietaires et les gestionnaires d'entreprise peuvent optimiser les performances de l'entreprise, suivre les normes et les meilleures pratiques de l'industrie et offrir une meilleure qualite de produits et de services aux clients.

La cle pour ameliorer les processus d'affaires est de s'assurer que l'etablissement peut tracer tous ses processus. C'est pourquoi il est imperatif que les proprietaires et les gestionnaires d'entreprise connaissent toutes les procedures au sein de leur organisation. C'est la seule facon d'identifier avec precision les inefficacites et de trouver des moyens de reconcevoir les processus.

3 Objectifs principaux de l'IPA

Etant donne que l'IPA peut avoir une vaste portee, il aide a concentrer vos activites d'amelioration des processus sur un ou plusieurs objectifs qui est le plus pertinent pour l'organisation. Generalement, il peut s'agir d'un ou de plusieurs des elements suivants-

1. Ameliorer la qualite des produits - Cet objectif d'amelioration des processus est axe sur l'amelioration de la qualite des produits en utilisant les memes ressources. Cela signifie generalement identifier les inefficacites dans le processus de fabrication qui affectent negativement le produit ou trouver de nouvelles methodes de fabrication en utilisant de nouvelles technologies et pratiques.

2. Accelerer les temps de traitement - Cet objectif d'amelioration des processus vise a accelerer les processus en supprimant les etapes redondantes ou en utilisant de nouvelles technologies (par exemple, l'automatisation des processus).

3. Reduction des dechets - Cet objectif est centre sur la revelation des activites de gaspillage et leur suppression du flux de travail de l'entreprise, soit pour soutenir les deux autres objectifs, soit simplement pour ameliorer la productivite de l'entreprise. Par exemple, la reduction du gaspillage de produits grace a la gestion des stocks peut entrainer une diminution des couts de stockage des stocks.

5 Etapes generales de l'amelioration des processus

Comme toute discipline de gestion operationnelle, l'amelioration des processus operationnels comporte plusieurs methodologies. Toutefois, les principes generaux sont generalement les memes et couvrent les etapes suivantes.

1. A la recherche du probleme

Un probleme ou un defi commercial est l'impulsion de tout projet d'amelioration des processus. Cette etape consiste a poser la question- Quelles choses dans l'entreprise pouvons-nous ameliorer ou corriger?
Comme mentionne precedemment, la direction peut utiliser le mappage des processus metier pour obtenir une vue d'ensemble des processus actuels de l'entreprise. La bonne nouvelle est que cela ne se fait plus avec un stylo et du papier.

Les entreprises peuvent utiliser des visuels tels que des organigrammes numeriques pour afficher chaque etape de leurs processus. Les applications de gestion des flux de travail ou des taches peuvent egalement cartographier et suivre les processus en temps reel, donnant aux utilisateurs une vue d'ensemble des operations et une liste des employes responsables des activites et des taches qui composent chaque processus.

2. Analyse du probleme

Apres le mappage de processus vient l'analyse. Cette etape consiste a comprendre les causes des inefficacites, des redondances et des erreurs. Le plus souvent, il faut faire participer des equipes entieres ou des ministeres pour fournir leur retroaction et leurs suggestions sur la facon d'ameliorer les processus.
Par exemple, si un ministere decouvre une tendance inhabituelle de demissionner dans l'annee suivant leur embauche, il peut y avoir une faille dans le processus de recrutement du departement des RH. Cela pourrait, a son tour, etre le signe d'une mauvaise communication entre ce service et le gestionnaire d'embauche de l'entreprise.

3. Refonte du processus

Une fois qu'un probleme et ses causes ont ete identifies, l'entreprise peut proceder a la refonte du processus d'infraction. Etant donne que chaque organisation est differente, il n'y a pas d'approche unique pour cette strategie. Pourtant, il existe certaines pratiques exemplaires qui fonctionnent dans presque toutes les situations.

• Choisissez les bonnes mesures pour mesurer les progres - Cela permet de quantifier l'impact de l'amelioration du processus.

• Obtenez autant de commentaires que possible - Assurez-vous d'obtenir des suggestions des membres de l'equipe sur le terrain, qui sont souvent les mieux places pour commenter la facon dont les processus devraient fonctionner pour rendre leur travail plus efficace.

• Definir la portee de la refonte - Il est ainsi plus facile d'identifier les risques et de prevoir l'impact de toute modification apportee a un processus.

• Planifier des changements a long terme - Tout changement apporte a un processus doit en valoir la peine a long terme. Une refonte avec des resultats a court terme ne peut que couter plus d'argent a l'entreprise.

• Effectuer une analyse des risques - Il est impossible de predire les resultats avec une precision de 100%; il est donc important de laisser place a l'erreur. Avoir un plan de secours si les choses tournent mal et etre pret a retourner a la planche a dessin si necessaire.

Exemples de techniques d'amelioration des processus operationnels

Differentes organisations, universitaires et institutions ont contribue au nombre croissant de methodes de gestion et d'amelioration des processus operationnels. Bien que l'objectif sous-jacent de ces methodologies soit largement le meme, la difference reside dans la facon dont chaque methodologie repond habituellement a un besoin specifique.

• Kaizen - Kaizen, qui signifie amelioration ou changement pour le mieux en japonais, est une philosophie d'entreprise qui met l'accent sur l'amelioration continue en apportant des changements petits et progressifs aux processus. Des entreprises comme Toyota, Lockheed Martin et Mayo Clinic utilisent les principes de Kaizen pour ameliorer l'engagement des employes, le controle de la qualite et les delais de traitement, entre autres.

• Six Sigma - Developpe par Motorola en 1986, Six Sigma est un cadre populaire qui decompose l'amelioration des processus en utilisant l'approche DMAIC- definir, mesurer, analyser, ameliorer et controler. La methodologie est axee sur l'amelioration statistique des processus operationnels sous l'angle de l'efficacite et de la reduction des erreurs.

• Kanban - Kanban est une autre methodologie japonaise (qui signifie panneau d'affichage ou signboard) concue pour la visualisation du flux de travail de processus. L'idee est qu'en visualisant le travail de l'entreprise, il devient plus facile pour les dirigeants et les groupes d'intervenants de se mettre sur la meme page et d'ameliorer l'efficacite des processus.

• Gestion totale de la qualite (TQM) - TQM met l'accent sur la reussite a long terme grace a la satisfaction du client. Cette methodologie centree sur le client vise a donner aux employes la capacite d'ameliorer leurs processus afin d'offrir aux clients un meilleur produit et/ou une meilleure experience.

• 5S - 5S est une methodologie basee sur le systeme Kaizen et lean qui vise a creer un lieu de travail propre, sur et ordonne, reduisant ainsi le gaspillage et ameliorant la productivite. Le cadre est base sur cinq piliers (d'ou le nom 5S)- tri ou seiri, mis dans l'ordre ou seiton, brillance ou seiso, standardiser ou seiketsu, et sustain ou shitsuke.

• PDCA - PDCA, qui signifie plan-do-checkact, est une methodologie de gestion en quatre etapes concue pour aider les organisations a etre plus efficaces lorsqu'elles identifient les processus necessitant des ameliorations. Le cadre PDCA, base sur Kaizen, offre une approche cyclique pour ameliorer les processus.

• SIPOC - SIPOC est un outil de la methodologie Six Sigma qui resume les intrants et les extrants d'un processus dans un tableau. Il s'agit d'un outil de diagramme qui illustre les elements pertinents d'un effort d'amelioration des processus, en les decomposant en fournitures, en intrants, en processus, en extrants et en clients.

Automatisation et integration systeme pour l'amelioration des processus

Lorsqu'il s'agit d'outils logiciels pour l'amelioration des processus metier, les entreprises s'orientent generalement vers deux solutions- l'integration des systemes et l'automatisation.
Les outils d'integration systeme existent depuis un certain temps. L'idee est d'utiliser le logiciel pour identifier les systemes disperses et les integrer dans un processus unique et plus efficace ou un systeme d'application integre. Cela permet a l'organisation de-

• Ameliorer la satisfaction du client Ameliorer
• les relations avec les partenaires
• Reduire les couts operationnels
• Augmenter l'efficacite du flux
de travail
• Promouvoir une plus grande precision dans le partage des donnees

L' amelioration des processus operationnels peut etre une entreprise difficile qui exige que l'ensemble de l'organisation s'engage. Cependant, en automatisant les processus metier repetitifs, les entreprises peuvent alleger la charge et reduire les risques et les depenses a long terme. En eliminant la necessite d'effectuer certaines taches manuellement, la direction peut economiser du temps et de l'argent consacre a la main-d'oeuvre, tout en reduisant considerablement le risque d'erreur humaine.

Simultanement, en integrant tous les outils logiciels grace a l'integration des systemes, les entreprises peuvent s'assurer que tous les systemes et applications deviennent interconnectes, ce qui permet un flux libre de donnees coherentes et precises a utiliser dans leur prochaine entreprise d'amelioration des processus d'affaires.