6 etapes pour rationaliser le flux de travail dans n'importe quelle entreprise

Rationaliser le flux de travail

Les entreprises qui peuvent rationaliser les flux de travail veillent a ce que leurs processus internes fonctionnent efficacement et produisent les resultats souhaites tout en minimisant les couts operationnels.

Quel que soit le secteur d'activite, les entreprises contiennent plusieurs workflows internes qui permettent d'effectuer une tache plus importante, comme l'execution des commandes, les promotions marketing et le controle des stocks. Toutefois, si ces processus fonctionnent de maniere inefficace, les entreprises peuvent prendre du retard sur la concurrence en raison de depenses inutiles, de temps d'attente allonge et de resultats inferieurs a la moyenne.

Grace a une surveillance et une analyse detaillees, les entreprises peuvent ameliorer les performances des processus individuels afin de rationaliser le flux de travail. Lorsque les processus sont optimises, les entreprises peuvent limiter le temps et le capital necessaires pour executer une operation tout en conservant les resultats souhaites. Par consequent, les entreprises doivent comprendre comment rationaliser le flux de travail et quels avantages les processus efficaces peuvent apporter.

Avantages de la rationalisation du flux de travail

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Bien que les processus operationnels et les flux de travail soient souvent utilises de facon interchangeable, il existe des caracteristiques cles qui les separent.

Un processus est une procedure repetitive qui est regulierement effectuee pour atteindre un objectif fixe par une organisation. D'autre part, le flux de travail fait reference a une serie de processus qui doivent etre executes pour effectuer une tache specifique. Par exemple, les denombrements de cycle sont des processus qui sont executes regulierement pour garantir l'optimisation des niveaux de stock. Ce processus, ainsi que d'autres, tels que la surveillance des points de reorganisation, se combinent pour creer le flux de travail de gestion des stocks, qui englobe toutes les operations de stock.

Rationaliser les processus metier signifie simplifier les operations, souvent en supprimant les etapes compliquees et inefficaces qui ne contribuent pas a la qualite de l'execution. Lorsque les entreprises etablissent des flux de travail efficaces, elles debloquent plusieurs avantages commerciaux, tels que-

  • Economies de couts
  • Productivite
  • amelioree Communication
  • optimisee Gestion du temps
  • Minimisation des risques

6 etapes pour rationaliser le flux de travail d'entreprise La gestion du

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flux de travail permet de rationaliser les processus metier et d'augmenter la productivite en examinant et en manipulant les operations pour eliminer les inefficacites. Bien que le processus de rationalisation exige une attention particuliere aux details, il peut en fin de compte augmenter les profits en reduisant les couts de main-d'oeuvre et d'exploitation. Les entreprises peuvent commencer a ameliorer leur flux de travail en suivant six etapes-

1. Documenter les processus operationnels
En particulier lorsqu'ils traitent plusieurs processus differents, les entreprises doivent documenter des rapports detailles et des analyses sur chaque operation afin de definir clairement leur fonctionnalite.

Premierement, la direction devrait dresser une liste de chaque processus au sein d'un flux de travail ou d'un ministere, ainsi que leur but vise et chaque employe participant a la tache. Meme si le processus semble simple ou simple, la direction devrait le decrire de facon aussi detaillee que possible. Ce plan permet aux entreprises de voir les efforts qu'elles doivent deployer pour mener une operation et de determiner plus en detail les moyens d'ameliorer leur efficacite.

2. Operations de classement
Une fois la liste terminee, la direction peut etre surprise de voir exactement combien de processus sont necessaires pour executer avec succes un workflow. Avec cette liste, chaque processus et chaque workflow doivent etre classes numeriquement du plus au moins important.

Bien que tous les processus existants servent un but et sont essentiels, certains dependent d'autres pour fonctionner. Par exemple, une equipe de gestion de projet marketing peut s'appuyer sur des informations exploitables generees par des logiciels de prevision des ventes et de la demande pour developper des promotions axees sur les donnees. Par consequent, les operations de classement peuvent aider a definir quels processus doivent etre rationalises en premier lieu, suivis de ses systemes dependants.

3. Dissequer chaque processus
En commencant par le processus le plus critique, chaque operation doit etre subdivisee en etapes detaillees. Cela peut etre fait avec un stylo et du papier ou sur une feuille de calcul virtuelle. Il est utile de tenir compte des employes impliques dans le processus et de les aider a creer un modele detaille.

La cle d'un plan approprie est d'illustrer le debut, le milieu, la fin et le resultat souhaite d'une operation. En divisant le flux de travail en etapes simples, les systemes compliques deviennent plus comprehensibles. La simplification des processus metier permet a la direction de reperer les domaines exacts qui doivent etre ameliores afin de rationaliser le flux de travail.

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4. Generer des commentairesL'
amelioration du flux de travail de l'entreprise est un processus continu et non une solution ponctuelle. A mesure que la technologie et le comportement des clients changent, les operations internes doivent s'adapter et evoluer en consequence.

Un excellent moyen de recevoir des suggestions sur la facon d'ameliorer le flux de travail consiste a solliciter les commentaires des pairs, des employes et des superviseurs. Les opinions sur les etapes du processus, les niveaux d'efficacite et les resultats sont egalement utiles, car elles fournissent des references precises. Les commentaires des personnes directement ou indirectement impliquees peuvent fournir de nouvelles perspectives et perspectives concernant les operations de l'entreprise, ce qui peut aider a elaborer une approche unique de rationalisation du flux de travail. Bien que des changements significatifs soient peu probables, le fait de finetuner de petites fonctions peut avoir un impact.

5. Implementation du logiciel d'automatisation du flux

de travail Lesetudes montrent que 70 a 80% des entreprises modernes utilisent des feuilles de calcul pour suivre et signaler leurs projets et processus. Meme si cette methode traditionnelle s'est averee utile, le suivi manuel peut entrainer des erreurs humaines et d'autres incoherences. Outre le risque de saisie erronee des donnees, les feuilles de calcul sont difficiles a mettre a jour, a partager et a garder accessibles.

Heureusement, des logiciels de gestion avances sont mis a la disposition des petites et des grandes entreprises pour les aider a rationaliser leurs processus. Cette solution utilise l'automatisation du flux de travail pour effectuer des operations de base sans intervention humaine, ce qui elimine le risque d'erreur humaine. Par exemple, les entreprises peuvent integrer leur logiciel de prevision des ventes au systeme POS pour automatiser les calculs de projection de la demande et suivre en permanence les commandes client afin d'identifier les tendances dans les comportements d'achat des clients.Le

logiciel integre optimise la communication en partageant automatiquement des donnees et des fonctions en temps reel entre les logiciels de gestion, permettant ainsi aux employes d'acceder a l'information via une interface universelle. Grace a un acces complet aux donnees operationnelles, la direction peut generer des rapports pour developper des informations exploitables qui montrent ou d'autres ameliorations de processus sont necessaires.

6. Surveiller et affiner les processus
Meme lorsque des modifications ont ete mises en oeuvre et que le flux de travail a montre des ameliorations, le travail n'est pas effectue. Les processus devront etre affines au fil du temps tant que les industries continueront d'evoluer. Cependant, grace a des outils logiciels avances, les entreprises peuvent facilement surveiller les mesures de performance pour decouvrir comment rationaliser en permanence le flux de travail global.La


rationalisation du flux de travail est un projet continu dans lequel les entreprises doivent prioriser les processus pour etablir des operations efficaces. Lorsque le flux de travail est optimise, les entreprises peuvent minimiser leurs couts d'exploitation et promouvoir la productivite globale.

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