IT per i proprietari di piccole imprese - 4 soluzioni utili
Introduzione all'IT per le piccole imprese
Non molto tempo fa, la gente pensava che la tecnologia dell'informazione (IT) e il software fossero solo per le grandi imprese con complicate sistemi interni . Molti negozi mamma-e-pop utilizzavano ancora registratori di cassa tradizionali e fogli di calcolo per tenere traccia dei pagamenti e dell'inventario.
Tuttavia, l'IT per i proprietari di piccole imprese si e notevolmente evoluta e ha adottato i piu recenti progressi tecnologici. Ora, anche le piccole aziende possono sfruttare nuove soluzioni per semplificare le loro operazioni.
Strumenti IT per le piccole imprese
C'e un equivoco comune secondo cui solo le grandi imprese hanno bisogno di strumenti automatizzati. In realta, l'85% delle piccole imprese investe in soluzioni SaaS (Software as a Service). Pertanto, i proprietari dovrebbero comprendere quali strumenti IT meglio si adattano alle esigenze delle loro piccole imprese.
1. Microsoft Outlook
Microsoft Office comprende una vasta gamma di strumenti aziendali, dai costruttori di presentazioni alla conservazione dei record e fogli di calcolo. Queste soluzioni offrono alle aziende i mezzi necessari per generare report e organizzare informazioni in un database digitale. In questo modo, le piccole imprese possono smettere di fare affidamento su pratiche manuali di contabilita e scambio di dati, come fax e posta lumache.
Tuttavia, molte persone trascurano l'importanza di Microsoft Outlook, la loro applicazione di posta elettronica aziendale. Questo strumento non solo facilita la messaggistica tra i dipendenti, ma dispone anche di un calendario, assegnazione delle priorita e funzionalita di condivisione dei documenti. Acquistando Microsoft Outlook, le piccole aziende possono standardizzare i metodi di comunicazione, pianificazione e archiviazione dei documenti nei propri reparti.
2. Archiviazione cloud
Gli schedari fisici sono un ricordo del passato. Molte piccole imprese hanno gia abbandonato le loro pratiche di contabilita tradizionali per lo storage cloud. Con l'archiviazione cloud, le aziende non devono piu archiviare i record su un disco rigido fisico o su carta. Al contrario, questa tecnologia consente ai dipendenti di salvare documenti virtualmente, al di fuori del proprio personal computer. In altre parole, i dipendenti possono accedere a qualsiasi computer in qualsiasi momento accedere alle informazioni.
L'esempio piu noto di cloud storage e Google Drive. Finche l'utente ha un indirizzo e-mail e una connessione internet, puo creare un account gratuitamente. Google offre numerosi strumenti con ogni account, tra cui.
- Gmail (e-mail)
- Documenti (documentazione)
- Meet (riunioni virtuali)
- Fogli (fogli di calcolo)
- Diapositive (Generatore di presentazioni)
Con l'archiviazione cloud, le organizzazioni non devono preoccuparsi di perdere i propri dati a causa di un malfunzionamento del sistema. Lo strumento aggiorna e carica semplicemente la versione piu recente del documento con ogni modifica apportata dall'utente. Questo da all'azienda un piano di ripristino per le emergenze e garantisce che riceveranno le informazioni piu aggiornate.
3. Sicurezza di rete
Gli studi dimostrano che le piccole imprese costituiscono il 60% di tutte le vittime della criminalita informatica. Cio richiede alcune serie misure di sicurezza e precauzioni per mitigare le minacce esterne. Investendo nella sicurezza della rete, le aziende possono proteggere tutte le informazioni critiche, tra cui.
- E-mail
- Informazioni sul cliente
- Documenti finanziari
- File aziendali
- Corrispondenza di terze parti
La protezione delle connessioni di rete non solo previene le violazioni dei dati e le informazioni rubate, ma anche danni alla reputazione dell'azienda. I clienti si sentono a proprio agio a patrocinare un'azienda che protegge i propri dati personali. Pertanto, i proprietari dovrebbero investire in software antivirus che protegge da malware e hack.
4. Mozzi
Hubworks e un provider che offre strumenti per ogni esigenza aziendale, ad esempio.
- Pianificazioni zip (programmazione dei dipendenti)
- Orologio con zip (orologio biometrico dipendente)
- Zip Inventario (Gestione inventario)
- Ordinamento zip (ordinazione inventario)
- Previsione zip (previsione della domanda)
- Prugna POS (punto vendita)
Con questi strumenti, le aziende di ogni settore possono automatizzare i propri processi interni. Hubworks dispone anche di applicazioni aggiuntive per i ristoranti in modo da semplificare gli ordini dei clienti, ridurre gli sprechi alimentari e mantenere la conformita. Con il loro integratore di sistemi, qualsiasi connettore, le aziende possono connettere software consolidati per migliorare la coerenza e l'integrita dei dati.
Vantaggi di una strategia IT per le piccole imprese
Avere una strategia IT garantisce che l'azienda abbia fissato gli obiettivi che ogni dipendente sta cercando. Semplicemente sviluppando e lanciando una strategia IT, una piccola impresa puo trarre vantaggio da diversi vantaggi.
Migliorare la responsabilita dei dipendenti
Un'adeguata strategia IT delinea chiaramente il ruolo di ogni posizione all'interno dell'azienda. Cio include le responsabilita, le aspettative e gli obiettivi di ciascun dipendente. Tuttavia, alcune strategie delineano anche parti esterne, come fornitori e altri partner.
Descrivendo questo aspetto nella strategia, le aziende possono eliminare qualsiasi confusione sulle aspettative dei lavoratori. Pertanto, i dipendenti sono ritenuti responsabili per tutto il compito che svolgono o non svolgono. Sebbene alcuni proprietari esternino i servizi per sviluppare la strategia, l'utilizzo di dipendenti interni per questo compito puo eliminare le imprecisioni e la confusione.
Eliminazione di duplicati e colli di bottiglia
Dopo aver assegnato ruoli, le aziende devono condurre un audit interno per eliminare le attivita e le posizioni duplicate. Alcune aziende scoprono persino di pagare per piu software che realizza la stessa cosa. Rimuovendo i duplicati, le organizzazioni possono risparmiare denaro e migliorare l'efficienza.
Gli audit offrono inoltre l'opportunita di individuare e definire colli di bottiglia. I colli di bottiglia sono accumuli creati dai sistemi in ritardo perche non possono elaborare in modo efficiente l'input del sistema precedente. Questo ritarda tutti i processi sequenziali, limitando l'output e la produttivita. Eliminando i colli di bottiglia, le aziende possono migliorare significativamente l'efficienza operativa e la scalabilita.
Controllo del flusso di cassa
Una strategia IT dovrebbe anche cercare di ridurre i costi operativi a lungo termine. Mentre il periodo di pianificazione iniziale puo comportare costi aggiuntivi, alla fine ridurra le spese non necessarie. Ad esempio, le aziende possono implementare software di gestione per automatizzare le attivita ripetitive, risparmiando i costi di manodopera. Gli strumenti software eseguono anche processi costantemente ogni volta, garantendo risultati affidabili. Cio consente ai manager di prevedere con precisione il flusso di cassa per ottimizzare i budget e l'allocazione delle risorse.
Migliora il vantaggio competitivo
La creazione di una strategia IT annuale garantisce che le aziende non rimangano indietro rispetto alla concorrenza. Il mercato e in continua evoluzione e introduce nuove tecnologie in grado di semplificare le attivita aziendali. Pertanto, i proprietari dovrebbero rivedere le loro pratiche per determinare se i nuovi sviluppi tecnologici possano migliorare la loro produttivita.
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