7 passaggi per una gestione efficace dell'integrazione dei progetti
Introduzione alla gestione dell'integrazione
La gestione non si limita a un reparto o settore generale all'interno di un'azienda. Anche alcuni progetti e attivita piu grandi richiedono ai manager di eseguire la preparazione. Tuttavia, questo puo essere impegnativo per i progetti con numerose controparti. Grazie alla gestione dell'integrazione, i team di progetto possono collaborare con sistemi, pianificazioni e budget senza problemi per promuovere un flusso di lavoro uniforme .
Che cos'e Project Integration Management?
La gestione dell'integrazione dei progetti comporta l'organizzazione e la compilazione di tutti gli elementi di un progetto, ad esempio risorse, sistemi e attivita. Le pratiche di integrazione influiscono su ogni attivita all'interno di un progetto, dalla prima iniziativa alla chiusura finale. Pertanto, i responsabili dell'integrazione devono comprendere l'intero ciclo di vita di un progetto prima di saltare in un progetto di integrazione.
Un altro elemento importante dell'integrazione del progetto e la comprensione di potenziali compromessi e compromessi che il business potrebbe dover fare. Ad esempio, se le attivita finiscono per superare il budget, i responsabili devono decidere se estendere la scadenza o il budget. Questi eventi sono difficili da progettare e pianificare senza una corretta gestione dell'integrazione. Grazie alla gestione dell'integrazione, le aziende possono mantenere adeguatamente le relazioni tra stakeholder, clienti e dipendenti, nonche ridurre i rischi.
7 fasi di gestione dell'integrazione
Il tipico progetto di gestione dell'integrazione prevede sette fasi complete che si sforzano di organizzare le attivita, quindi l'integrazione e senza soluzione di continuita.
1. Creazione di una carta di progetto
Una carta del progetto descrive gli obiettivi, i passi e le iniziative del progetto complessivo. La carta tipica e una pagina intera che funge da documento ufficiale che le parti interessate esaminano e approvano. Dopo l'approvazione, i project manager possono fare riferimento al documento per garantire la corretta allocazione delle risorse, la designazione dei dipendenti e l'impostazione del budget. Una carta adeguata delinea ogni elemento in modo che tutti i membri del team e gli stakeholder siano sulla stessa pagina.
2. Stabilire un'istruzione preliminare dell'ambito
Stabilendo una dichiarazione di ambito, i project manager possono ridurre al minimo il rischio di insinuazione dell'ambito. Scope creep e quando i requisiti di un progetto apparentemente aumentare nel tempo a causa di scarsa pianificazione. Le dichiarazioni di Scope contrastano questa minaccia definendo ogni metodologia, risorsa e tattica che il progetto richiede per il completamento.
3. Sviluppare un piano di gestione dei progetti
Ora e il momento di creare il piano generale, che definisce esattamente come i membri del team eseguiranno l'integrazione. Un piano di gestione dettagliato delineera ogni componente necessario, tra cui.
- Documenti di pianificazione
- Tempistici stimati
- Scopo del progetto
- Costi previsti
A questo punto, i membri devono considerare quali componenti richiedono l'integrazione e i migliori approcci rispettivi.
4. Gestire l'esecuzione del progetto
Infine, ogni membro del team puo eseguire le proprie responsabilita individuali per implementare l'integrazione del sistema. La responsabilita del project manager e quella di supervisionare ogni dipendente per assicurarsi che stiano svolgendo con precisione le proprie funzioni. Cio dipende in gran parte da quanto bene il team ha preparato il piano di gestione. Pertanto, una pianificazione inadeguata si tradurra in un'attuazione scadente o disgiunta.
5. Controllare il lavoro del progetto
Dopo aver integrato il progetto, i manager non possono semplicemente lasciarlo essere. Devono monitorare e monitorare attivamente i suoi progressi per garantire il successo. In caso contrario, potrebbero sorgere problemi e il business potrebbe rimanere completamente ignaro di eventuali problemi tecnici. In questo modo, il team puo eliminare i rischi emergenti e garantire che soddisfino gli obiettivi del progetto.
6. Integrazione del controllo delle modifiche
Discutibilmente, la parte piu impegnativa di qualsiasi progetto e accettare cambiamenti e apportare modifiche. Tuttavia, e una componente essenziale per il successo e l'adattabilita. Pertanto, i team devono esaminare eventuali feedback e richieste di modifica che ricevono ed eseguirli attraverso un processo di approvazione. Le modifiche approvate dal team devono rimanere conformi, migliorando al contempo la qualita o la resa del prodotto. Le modifiche piu comuni includono gli adeguamenti di pianificazione, budget, obiettivo e scadenza.
7. Chiudere il progetto
Al termine, le autorita di vigilanza dovrebbero riesaminare formalmente il progetto e valutarne l'impatto. Durante questa analisi, i manager dovrebbero concentrarsi sui punti di forza, debolezza, rischio e opportunita. Queste informazioni possono aiutare i manager a preparare meglio i progetti futuri.
Vantaggi della gestione dell'integrazione
La gestione dell'integrazione non solo mantiene i team motivati durante i progetti, ma offre anche molti altri vantaggi.
Migliora l'ambito
La gestione dell'integrazione estende l'ambito di qualsiasi progetto, consentendo ai membri di adattarsi in base alle necessita senza la preoccupazione di causare interruzioni. Cio significa che la missione puo cambiare durante tutto il processo senza disturbare il flusso di lavoro. D'altra parte, la pianificazione tradizionale del progetto richiede ai team di stabilire e continuare il progetto in base all'ambito di applicazione. Tuttavia, questo non lascia molto spazio per le regolazioni.
Con la gestione dell'integrazione, i supervisori possono comunicare chiaramente la missione del progetto con il loro team e cambiarla di conseguenza. Con questo livello di flessibilita, le aziende possono evitare il creep dell'ambito e le modifiche che possono potenzialmente disturbare i progressi. Garantisce inoltre che i membri possano rispettare scadenze e obiettivi.
Stabilire una comunicazione aperta
La comunicazione e uno, se non l'elemento piu essenziale di successo per qualsiasi progetto di squadra. Piu membri sono coinvolti, piu spazio c'e per errori di comunicazione, dati silos ed errori. Con la gestione dell'integrazione, i team stabiliscono una linea aperta di comunicazione tra i membri.
Migliora il monitoraggio della pianificazione
I progetti con diverse attivita e sistemi simultanei possono essere difficili da gestire e creare pianificazioni per. Con la gestione dell'integrazione, i supervisori possono facilmente identificare variabili interdipendenti e stabilire scadenze ragionevoli. In questo modo i membri possono monitorare attivamente la pianificazione e l'account di ogni attivita per garantire il completamento rapido.
Genera feedback
Poiche la gestione dell'integrazione ha flessibilita per le regolazioni, consente anche ai membri di generare feedback liberamente. Pertanto, se i lavoratori notano che alcune scadenze, vincoli di budget o attivita non sono ragionevoli, possono inviare una richiesta di modifica. I dipendenti possono anche dare feedback reciprocamente, promuovendo la responsabilita, i controlli e l'equilibrio.
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