Come creare un inventario dati - 5 passaggi

Inventario dati

Introduzione all'inventario dei dati

Non solo le aziende raccolgono grandi quantita di dati quotidianamente, ma devono anche accedere a numerosi origini dati separate . Questo compito da solo rende difficile definire e ricordare le origini di ogni punto dati. Sviluppando un inventario dei dati, le aziende possono tenere traccia delle proprie fonti di dati essenziali per semplificare la raccolta e l'analisi dei dati.

Che cos'e l'inventario dei dati?

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L'inventario dei dati, noto anche come mappa dati, e una fonte di informazioni che descrive in dettaglio tutte le informazioni dell'azienda. Il punto di inventario dei dati consiste nel creare un database centralizzato a cui i dipendenti possono accedere per una rapida consultazione. Un adeguato inventario dei dati descrive non solo la raccolta delle informazioni, ma anche la posizione di archiviazione e l'analisi.

La comprensione della gestione dei dati mantiene i dipendenti sulla stessa pagina e lavorano verso gli obiettivi aziendali. Questo, in cambio, porta ad un aumento dell'efficienza operativa, della produttivita e del processo decisionale. Utilizzando correttamente l'inventario dei dati, le aziende possono ottimizzare il reporting, lo sviluppo di informazioni dettagliate e le iniziative di ciascun reparto.

5 passaggi per costruire l'inventario dei dati

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La costruzione di un ampio inventario dei dati richiede tempo e pratica. Le aziende possono iniziare seguendo cinque fasi complete.

1. Istituire un'autorita di sorveglianza

In primo luogo, le imprese devono istituire un'autorita di sorveglianza, in quanto dovranno raccogliere informazioni da vari reparti. Cio comporta la determinazione del project manager che orchestrera la raccolta dei dati. Alcune aziende utilizzano uno specialista della sorveglianza per sfruttare le policy sui dati e raccogliere big data.

A seconda delle fonti interne ed esterne a cui un'azienda deve accedere, devono rivedere anche le policy dei dati del proprio settore. Istituendo un'autorita di sorveglianza, i manager possono ottenere visibilita sul flusso di dati senza problemi di governance. Tuttavia, e saggio reclutare supervisori da ogni reparto per evitare problemi tecnici.

2. Definire l'ambito dell'inventario dati

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Successivamente, il team di inventario dei dati deve collaborare e stabilire l'ambito, le scadenze, le risorse e altre linee guida del progetto. L'ambito si riferisce al tipo e alla quantita di dati che il team deve raccogliere per completare il proprio inventario. Poiche l'ambito puo talvolta essere difficile da definire, i manager dovrebbero prendere in considerazione i componenti essenziali.

  • Requisiti di inventario elencati nelle politiche sui dati
  • Dati interni rispetto a quelli esterni
  • Tutte le risorse di dati
  • Informazioni specifiche di priorita o sensibili al tempo
  • Dati dipartimentali individuali
  • Metadati richiesti
  • Orientamento
  • Indicatori chiave di prestazione (KPI)
  • Scadenze

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Il responsabile di ogni reparto e responsabile della definizione e della catalogazione dei dati all'interno del proprio settore. Cio consente di risparmiare piu tempo rispetto a se un manager andava in giro a raccogliere tutte le informazioni aziendali. Dopo aver contabilizzate le informazioni di ciascun reparto, l'unico team di progetto compila tutti i dati in un unico inventario. Il modo piu organizzato per inventariare i dati e attraverso soluzioni di gestione che strutturano le informazioni in un formato leggibile. In caso contrario, i proprietari hanno accesso solo a grandi volumi di dati grezzi.

4. Controlli di qualita completi

Dopo aver pulito e organizzato i dati, il team deve eseguire controlli di qualita. Cio include l'eliminazione di informazioni duplicate, incomplete e incoerenti, aumentando la qualita dei set di dati. Quando i database sono di gradimento del manager, possono distribuirli per il resto dei dipendenti da visualizzare.

5. Assegnare priorita alle iniziative sui dati

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Se lo scopo dell'inventario era quello di distribuire le informazioni pubblicamente o internamente, i responsabili devono dare priorita ai loro set di dati. Cio significa che il team deve determinare quali informazioni verranno rilasciate per prime e a chi. La priorita prende in considerazione la tempistica, le esigenze dipartimentali e le iniziative in corso.

Le migliori pratiche di inventario dei dati

Gli inventari dei dati hanno un impatto solo quanto la loro accuratezza. Pertanto, le aziende dovrebbero prendere in considerazione le migliori pratiche di inventario dei dati prima di approfondire i loro progetti.

Inventario tutti i dati

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L'inventariazione dei dati tramite le procedure tradizionali non consente alle organizzazioni di raccogliere tutti i dati disponibili. Cio significa che le aziende potrebbero perdere informazioni vitali. Pertanto, le aziende dovrebbero implementare sistemi di gestione dei dati in ogni reparto per automatizzare la raccolta, lo storage e la manutenzione dei dati.

Con uno strumento di integrazione, possono stabilire un'interfaccia universale per accedere alle informazioni da tutte le soluzioni. I sistemi avanzati di gestione dei dati utilizzano software di cloud computing per espandere l'archiviazione e le funzionalita dei dati.

Scansione contro sondaggio

L'inventario dei dati del sondaggio si basa sulle parti interessate per raccogliere manualmente le informazioni dalla propria memoria. Tuttavia, a causa dell'errore umano, questo metodo e selvaggiamente impreciso, inefficiente e dispendioso in termini di tempo. Inoltre, i sondaggi non tengono conto delle modifiche apportate ai dati dopo la fase di raccolta.

D'altra parte, le scansioni utilizzano software per scavare i dati da ciascuna fonte e creare mappe dati complesse. Le soluzioni di gestione gestiscono inoltre attivamente le informazioni per riconoscere modifiche, condivisioni e aggiornamenti. Questa tecnica contrasta il deterioramento dei dati da informazioni stagnanti.

Promuovere la scalabilita

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I dati mantengono un tasso di crescita costante, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda. Cio significa che ogni organizzazione deve espandere continuamente la propria capacita di inventario dei dati per raccogliere adeguatamente le informazioni. In caso contrario, i dati possono cadere tra i silos di dati e andare persi per sempre. Anche in questo caso, il software basato su cloud offre una quantita infinita di storage dei dati che le aziende possono espandere e ritirare in base alle esigenze.

Aumentare la visibilita dei dati

I sofisticati sistemi di gestione possono definire diversi tipi di dati per eseguire varie analisi e approfondimenti. Le soluzioni possono anche rilevare variabili interdipendenti, relazioni tra punti dati e informazioni sensibili. Questo livello di funzionalita migliora la visibilita di un'organizzazione sui dati, rendendo le informazioni piu impattanti.

Migliorare il valore dell'inventario

Costruire un inventario dati in se e per se non giova a un'azienda. E il modo in cui i business pianificano di utilizzare le informazioni e migliorare i loro processi interni che conta. L'inventario dei dati puo migliorare la governance, l'autorita, la privacy e persino la sicurezza informatica di un'organizzazione se fatto correttamente.

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