Qu'est-ce qu'un systeme de controle interne? Tout savoir
Introduction a un controle interne efficace
Chaque entreprise etablie compte plusieurs ministeres, comme les finances, les ressources humaines, les comptes debiteurs et les crediteurs. Chacun de ces secteurs a des responsabilites differentes et gere des taches distinctes qui sont essentielles pour l'ensemble de l'entreprise. Toutefois, en l'absence d'un mecanisme de controle etendu, les proprietaires peuvent trouver difficile de superviser chaque operation.
Grace a un systeme de controle interne, les dirigeants peuvent reguler et normaliser chaque activite au sein des murs de l'entreprise. Cette pratique faisant autorite permet non seulement de reduire les activites frauduleuses, mais aussi d'optimiser l'efficacite.
Elements des systemes
de controle interne Avant tout, un systeme de controle interne est une structure de politiques et de programmes que les entreprises etablissent pour rassurer. Chaque controle interne individuel represente un ensemble de mecanismes ou de regles pour une operation specifique.
Par exemple, les services financiers ont divers reglements comptables pour prevenir le vol et la fraude des employes. Toutefois, les organisations peuvent etablir un controle dans chaque ministere pour ameliorer la conformite et chaque verification interne.
Avec ce systeme en place, les entreprises peuvent s'assurer que les employes et les operations atteignent les objectifs fixes. Dans les petites entreprises, le proprietaire etablit et supervise generalement le systeme de controle interne. Par exemple, le proprietaire ou le gestionnaire des startups terminera les commandes de stock et reservera les employes plutot que les employes.
En effet, au debut, seul le proprietaire a l'autorite sur les operations limitees.
Une fois l'entreprise se developpe, les proprietaires doivent nommer des employes de confiance pour orchestrer diverses taches afin de tenir les pratiques a jour. Sinon, l'entreprise pourrait prendre du retard sur l'execution des commandes et ses obligations financieres. C'est a ce moment qu'un systeme de controle interne devient essentiel.
Les systemes de controle interne normalisent diverses pratiques pour prevenir les erreurs et les activites frauduleuses. Les trois elements principaux de chaque systeme de controle interne sont les suivants-
Les etudes de controle environnemental montrent que l'atmosphere de travail est etablie et perpetuee par les cadres et autres hauts responsables. Par consequent, si les actionnaires assouplir la reglementation, les employes aussi, ce qui entraine des systemes en retard. D'autre part, si les cadres superieurs font preuve de vigilance et d'attention aux details, les travailleurs suivront leur exemple.
Systeme comptable
Un systeme comptable enregistre chaque transaction, chaque etat financier et chaque classification aux fins de la tenue de livres. Grace a une documentation complete, les entreprises peuvent rationaliser les audits et s'assurer que leurs livres sont exacts. Sans systeme comptable, la paperasserie peut etre erronee ou obsolete.
Procedure de controle
Une procedure de controle stocke et facilite les politiques et programmes supplementaires que les entreprises conservent pour le controle de la qualite. Ces procedures sont propres a chaque organisation et dependent de leur industrie.
Les cinq composantes des systemes de controle interne
Bien que divers systemes de controle puissent etre axes sur differents ministeres ou operations, ils doivent tous comporter les cinq composantes essentielles.
1. Controle de l'environnement Les systemes de
controle de l'environnement doivent pouvoir manipuler l'espace de travail pour s'assurer que les employes restent dans un environnement sain. Pour ce faire, de nombreuses entreprises mettent l'accent sur
- la
- responsabilisation des employes
- Les enonces de mission
- Responsabilites de gestion
- Competences et fonctions de chaque role
- Progression de l'objectif
En faisant la promotion de ces facteurs, les organisations peuvent s'assurer que tout le monde est sur la meme page et travaille vers les memes objectifs.
2. Evaluation des risques
Une fois que les gestionnaires de projet ont etabli des objectifs a court et a long terme, ils doivent evaluer tout risque susceptible de les compromettre. Les equipes de gestion des risques doivent decrire les menaces internes et externes pour evaluer leur probabilite et leur impact. Les risques commerciaux courants comprennent les
- coupes budgetaires
- Cession economique
- Variation de la demande des clients
- Catastrophes naturelles
- Meteo dangereux
- Nouvelle concurrence sur le marche
- Vla/fraude
- Donnees
3. Controle des activites
Apres avoir evalue chaque risque, les entreprises peuvent creer un plan d'attenuation respectif. Il est essentiel que tous les employes examinent et suivent les plans de prevention au mieux de leur capacite. Sinon, le plan est aussi efficace que le travailleur le moins conforme.
Autrement dit, tous les employes, sauf un, pouvaient suivre les instructions, et le systeme pourrait encore etre en retard. Par consequent, les superviseurs doivent insister sur l'importance de la gestion des risques et de la conformite.
4. Collecte et communication des donnees
Chaque operation produit des donnees, qu'elles proviennent de l'interne ou de l'externe. Ces renseignements contiennent de l'information precieuse sur le rendement des employes, l'efficacite operationnelle et les risques emergents. Par consequent, les entreprises devraient accorder la priorite a la collecte et au perfectionnement de ces donnees afin de developper des informations exploitables.
Le moyen le plus simple de collecter des donnees consiste a integrer des solutions de gestion existantes, telles que le controle des stocks et les logiciels de commande. Avec un integrateur de systemes, les entreprises peuvent etablir une interface universelle accessible a chaque departement. Cela elimine le besoin de naviguer manuellement dans plusieurs programmes pour localiser, collecter et consolider les informations.
Au lieu de cela, le systeme utilise l'apprentissage automatique pour extraire des donnees en temps reel de tous les mecanismes connectes. Les solutions sophistiquees ont meme des fonctions d'analyse qui generent des rapports detailles a partir d'informations historiques et actuelles. En developpant des aides visuelles et des tendances, ces solutions decomposent les donnees brutes en informations completes.
Les equipes de direction peuvent ensuite integrer ces informations dans le systeme de controle interne afin d'ameliorer l'efficacite operationnelle et la productivite. Cependant, les gestionnaires doivent s'assurer d'expliquer en detail chaque changement aux employes afin qu'ils soient conscients de leurs responsabilites. Grace a une communication ouverte, les travailleurs, les actionnaires et les tiers comprennent les attentes pour chaque role.
5. Surveillance
Une fois que le systeme de controle interne est en marche, la direction doit surveiller continuellement son rendement et son efficacite afin de deceler tout probleme emergent. Si des problemes surviennent ou que les systemes commencent a etre en retard, les gestionnaires doivent interrompre le programme et evaluer les inefficacites. Cette pratique previent les effets de boule de neige qui se produisent lorsque les risques passent inapercus et se developpent en problemes plus importants.
4 Caracteristiques d'un bon systeme de controle interne La
mise en place d'un systeme de controle interne efficace exige une planification organisationnelle approfondie et une collaboration de chaque intervenant. En pretant attention a chaque detail, les gestionnaires peuvent s'assurer que le systeme de controle est
1. Proteger les actifs de l'entreprise contre le vol et le gaspillage excessif.
2. Veiller a ce que l'entreprise reste conforme aux reglementations et politiques de l'industrie.
3. Evaluer les fonctions et la productivite de chaque employe pour augmenter l'efficacite operationnelle.
4. Veiller a ce que les donnees operationnelles et financieres soient a jour et exactes.
Il est important de noter que les entreprises peuvent atteindre ces caracteristiques en utilisant differentes methodes. C'est pourquoi il incombe aux actionnaires de determiner quelle strategie de controle correspond le mieux au modele et aux besoins de leur entreprise.
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