8 Types de documents d'origine commerciale couramment utilises Les documents
Introduction aux documents sources Les
organisations ont des fonds qui filtrent quotidiennement dans leur service financier, ce qui rend difficile de garder les choses en ligne. Par consequent, les entreprises ont besoin d'une documentation appropriee qui enregistre les details de chaque transaction interne et externe.
Les documents d'origine commerciale decrivent les details de chaque achat et vente afin que les entreprises puissent verifier l'exactitude de leurs livres.
Qu'est-ce que les documents d'origine professionnelle?
Les documents d'origine metier sont des etats qui decrivent les transactions commerciales, egalement appeles piste d'audit. Ces documents sont necessaires a conserver quand vient le temps pour les verificateurs d'examiner les etats financiers et de verifier les achats.
Un document source definit les informations critiques de chaque transaction, y compris
- les noms des parties concernees Montant de l'
- achat
- Date de la transaction
- Source de la transaction
- Signature autorisee
- Autre pertinent
Les documents source recoivent habituellement un numero d'identification et estampilles aux fins d'approbation, ce qui garantit que l'achat a ete verifie et facilite localiser. Sinon, il peut etre difficile de discerner si des formes sont manquantes.
Apres avoir verifie et approuve les documents, les entreprises les archivent dans un systeme de classement organise pour reference ulterieure. Les entreprises conservent generalement des formulaires au cours de l'annee sur place, tandis que les rapports plus anciens peuvent passer au stockage.
Cependant, certaines organisations utilisent le stockage en nuage pour conserver tous les documents source dans une interface universelle pour une recuperation facile.
Types de documents sources comptables
Un document source est un terme relativement large, puisqu'il y a au moins huit types de documents differents que contiennent les documents sources.
Devis Les
devis sont un type de rapport que les fournisseurs donnent aux clients interesses, qui decrivent les prix des marchandises souhaitees. Les clients peuvent examiner les evaluations de prix et determiner a quel fournisseur acheter, generalement en fonction de l'option la moins chere.
Une fois que le client a examine le devis, il transmet sa commande au fournisseur, qui repond ensuite avec une facture apres l'expedition des produits.
Bons
de commande Pour que les entreprises puissent acheter des stocks, elles doivent remplir un formulaire de commande, egalement appele bon de commande. Parfois, les fournisseurs fournissent ce document a leurs clients, tandis que d'autres fois, les entreprises doivent construire une feuille A5. Cependant, les bons de commande numeriques utilisent un logiciel integre afin que le service financier puisse transmettre le document par l'intermediaire des equipes appropriees.
Apres le processus d'approbation, les responsables de projet envoient le document d'origine de la commande au fournisseur. A ce stade, le fournisseur commence le processus d'execution de la commande et renvoie une facture. Ces types de documents source ne decrivent pas toujours le prix de la commande, car il n'est parfois connu qu'apres l'execution.
Dossiers de livraison Le
plus souvent, les fournisseurs fournissent un dossier de livraison avec chaque commande expediee, estampillee ou livree. Ce document, egalement appele bordereau d'expedition, fournit une description du contenu du colis.
Cela permet a l'equipe de reception de contre-interroger l'inventaire physique avec le dossier pour s'assurer que tout est present. Si quelque chose est manquant ou endommage, le client peut contacter le fournisseur et demander un remboursement.
Factures ventes et achats
Lorsqu'une societe vend un article, elle emettent un rapport detaillant toutes les informations pertinentes de la vente. Toutefois, si le vendeur ne recoit pas les fonds a l'avance, il enverra une facture a l'acheteur. Une facture indique ce qui suit.
- Modalites de paiement
- Informations sur l'acheteur
- Informations sur le vendeur
- Date de la transaction
- Details d'expedition
Par exemple, un magasin peut donner aux clients 30 jours pour rembourser les gros achats, tels qu'un televiseur ou un refrigerateur. Selon les modalites de paiement, le solde impaye peut s'accumuler des interets apres la hausse du mois. Lorsque le client recoit la facture, il contre-interroge les details de la livraison physique pour s'assurer que tout est correct. Apres le processus d'approbation, l'acheteur effectue ensuite son paiement par increments ou en totalite.
Une fois que le vendeur recoit la facture de vente expediee, il la saisit dans son systeme de comptabilite pour reference ulterieure.
Notes de credit et de debit
Si l'acheteur decide de ne plus vouloir un article, il commence le processus de retour. Lorsque le vendeur approuve le retour, il emettent ce qu'on appelle une note de credit. Ce type de document source indique le fournisseur dont le client dispose d'un credit en magasin sur son compte.
Si le client a un solde impaye d'un achat precedent, l'avoir reduit. Sinon, le formulaire agit comme un remboursement qui ne peut etre depense que dans le magasin. Quoi qu'il en soit, le vendeur marque ce retour comme une note de debit, car il reduit ses fonds disponibles.
Conseils de paiement
Les clients envoient un avis de versement ou de paiement a leur fournisseur apres avoir paye leur facture. Ce type de document source indique le montant paye et le numero de facture correspondant. Le paiement est effectue soit par cheque, soit par depot electronique, pourvu qu'il soit tracable.
Generalement, les vendeurs joignent l'avis de remise en bas ou a cote du bord droit de la facture. Ces sections perforees facilitent la dechirure et l'envoi pour des paiements rapides. Certains viennent meme avec un duplicata afin que les clients puissent en avoir un pour leurs dossiers.
Cheques
Un cheque est un billet qui indique combien le titulaire du compte retire de son compte bancaire. Ce type de document source necessite une signature autorisee du titulaire du compte pour commencer le traitement. Chaque cheque comporte un numero unique dans le coin superieur droit qui facilite la correlation des achats. Les comptables enregistrent generalement ce numero en meme temps que l'achat pertinent pour reference ulterieure.
Dans ce cas, le beneficiaire, ou le fournisseur, est ecrit sur la ligne Payer a la commande de. Si cette ligne est laissee vide, n'importe qui peut ecrire son propre nom et voler des fonds. Certaines entreprises ont ecrit les mots non negociable ou Ou porteur sur le dessus de leurs cheques. En
remettant ces mots, le payeur interdit au beneficiaire d'encaisser le cheque. Par consequent, la seule option est de deposer le cheque sur le compte approprie et de recevoir un bordereau de depot. Tous les bordereaux de depot doivent egalement etre inscrits sur le releve bancaire et inscrits sur le compte de resultat de la societe.
Receptions
Une fois que le client paie sa facture, le vendeur emet un recu qui detaille les conditions de commande et de paiement. Ce document source est la preuve que le vendeur a execute la commande et que le client a paye le solde.
Les recus sont toujours une bonne idee, mais surtout lorsque les clients paient en especes, car il n'y a pas d'autre trace papier. De nos jours, les clients peuvent recevoir un recu en especes sur papier ou numeriquement par courriel.
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