Suivi des bons de commande - Comment cela fonctionne-t-il?
Introduction aux bons de
commande Les bons de commande, souvent abreges en bons de commande, sont des documents essentiels pour les entreprises. Ces formulaires contiennent des informations cles qui relient chaque etape de la transaction et de l'execution des commandes.
Par consequent, pour avoir un controle total et une transparence dans ces processus, les gestionnaires doivent effectuer le suivi des bons de commande. Cette pratique permet aux entreprises de suivre le mouvement de leurs bons de commande, en veillant a ce que les activites d'approvisionnement soient precises et efficaces.
Qu'est-ce que le suivi des bons de commande?
Le suivi des bons de commande est le processus de suivi de l'etat et du mouvement d'une commande en temps reel. Cela aide a gerer le cycle de commande, qui comprend la creation d'un bon de commande, l'approbation et la reception des marchandises. Un systeme de suivi permet egalement au personnel charge de l'approvisionnement de deceler les etapes inefficaces de ses procedures.
Un bon de commande est souvent considere comme un contrat legal entre une entreprise et ses fournisseurs. En effectuant un suivi efficace de ces contrats, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles recoivent les bons biens dans la quantite et la qualite attendues. Cela est important pour maintenir des niveaux d'inventaire optimaux et reduire les dechets. De plus, les organisations peuvent proteger leurs resultats financiers en s'assurant qu'elles etablissent des partenariats avec des fournisseurs fiables.
Comment les bons de commande sont traditionnellement suivis
Afin d'ameliorer les strategies existantes de suivi des bons de commande, les organisations doivent comprendre les methodes de surveillance manuelle. Traditionnellement, ce processus comporte 4 etapes.
1. Communiquer avec le service des approvisionnements
Lorsqu'un ministere constate que son equipe a besoin de nouveaux fournitures ou produits, il doit d'abord communiquer avec son service d'approvisionnement. Une fois qu'une demande de biens est faite, le chef de l'approvisionnement s'assurera qu'ils ont suffisamment de fonds dans le budget.
2. L' equipe d'approvisionnement cree un bon de commande
Si la societe dispose d'un capital suffisant, l'equipe d'approvisionnement approuve et cree une commande fournisseur adressee au fournisseur.
3. Envoyer la commande au fournisseur
L'equipe envoie ensuite le document de commande physique au fournisseur.
4. Le departement communique avec le fournisseur
Une fois que le fournisseur recoit la commande, le ministere l'appelle regulierement pour connaitre le statut de livraison.
Pourquoi le suivi manuel des commandes est insuffisant
Bien que le processus manuel de suivi des commandes semble simple, il est considere comme desuet et lent pour les entreprises modernes. Parmi les principales raisons pour lesquelles le suivi physique des bons de commande est insuffisant, mentionnons l'
- augmentation du gaspillage de papier - Les papiers physiques coutent cher et ne sont pas viables si les entreprises ont des piles de documents qu'elles n'utilisent pas. De plus, la paperasse est difficile a corriger et a dupliquer et necessitera la creation de plus de documents.
- Plus de travail pratique - Le suivi physique necessite la saisie manuelle des donnees, les corrections et le traitement. Sans automatisation, les entreprises devraient assigner des roles specifiques a leurs employes pour le depot et la preparation des bons de commande.
- Travail fastidieux - Les organisations qui disposent d'un grand nombre de commandes devront consacrer plus de temps a communiquer avec les fournisseurs et les equipes d'approvisionnement. Cela peut devenir impossible a gerer, surtout si des documents sont perdus, oublies ou inexacts.
- Augmentation des depenses - Lors du suivi manuel des commandes, les organisations auront besoin d'un systeme d'entreposage physique ou de classement pour conserver leurs documents. La fraude sur facture et la surveillance des depenses pourraient egalement se produire si les entreprises ne traitent pas efficacement leurs bons de commande.
Avantages de l'automatisation lors du suivi des achats
Pour eviter les inefficacites du traitement manuel des commandes, les organisations doivent mettre en oeuvre l'automatisation dans leurs pratiques. La technologie moderne a permis la creation de systemes bases sur le cloud qui rationalisent la gestion des commandes et le processus d'approvisionnement.
Par exemple, les proprietaires d'entreprise peuvent utiliser un logiciel de commande de stock pour obtenir une visibilite sur leurs activites d'approvisionnement et suivre les bons de commande. Ces systemes sont equipes d'intelligence artificielle et peuvent etre connectes a des plateformes commerciales existantes a l'aide d'un outil d'integration.
L' utilisation de l'automatisation apportera divers avantages, tels que les suivants.
Interfaces conviviales Les solutions de commande
automatisees permettent aux utilisateurs de suivre facilement leurs achats a l'aide d'une interface intuitive. Etant donne que ces systemes sont bases sur le cloud, le personnel peut egalement surveiller a distance les livraisons des fournisseurs depuis n'importe quel endroit grace a un peripherique connecte a Internet. Il fournira egalement aux utilisateurs des documents a la demande, leur permettant de communiquer avec les fournisseurs et de prendre des decisions en temps reel.
Modeles de
commande Le logiciel de commande remplit automatiquement les informations cles dans les commandes fournisseur, telles que les details sur les fournisseurs, les accords de paiement et les quantites suggerees. Non seulement cela simplifie le processus de creation d'un bon de commande, mais il garantira egalement l'exactitude de toutes les informations saisies et ameliorera la gestion des stocks. Cela permettra aux equipes de gagner du temps et de prevenir les retards dans l'approvisionnement.
Optimiser l'
automatisation de la gestion des fournisseurs aidera les entreprises a garantir qu'elles commandent leurs produits aupres de fournisseurs privilegies. Par exemple, les responsables peuvent programmer leurs modeles pour preselectionner et renseigner le nom de fournisseur correct sur les commandes fournisseur.
Les systemes contribueront egalement a la gestion des contrats puisqu'ils fournissent des donnees sur les prix des fournisseurs et les calendriers de livraison. Les equipes peuvent tirer parti de ces informations en selectionnant le meilleur fournisseur qui s'adapte a leurs besoins et budgets.
Centraliser toutes les donnees transactionnelles
Ces outils d'automatisation peuvent compiler toutes les donnees de commande, telles que les livraisons recentes, les depenses et les commandes historiques. Le fait de disposer de toutes les mesures cles dans un emplacement centralise facilitera les rapports et l'audit. Il simplifiera egalement la gestion de la chaine d'approvisionnement, les procedures comptables et les pratiques de controle des stocks.
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