8 Conseils pour gerer la surcharge de courrier electronique sur le lieu de travail La surcharge de
Introduction a la surcharge des e-mails
Lorsque des courriels non lus commencent a s'accumuler dans la boite de reception, ils peuvent devenir accablants. Si elle n'est pas geree, une surcharge de courrier electronique peut avoir un impact negatif sur la productivite, la communication et les performances au travail d'un employe. Pour preserver son bien-etre et ameliorer le flux de travail, le flux d'e-mails entrants doit etre controle efficacement.
Qu'est-ce que la surcharge d'e-mails?
La surcharge d'e-mails est lorsque de grands volumes de nouveaux messages surchargent la boite de reception. Cela peut souvent se produire lorsque quelqu'un revient a son emploi apres avoir pris une pause ou s'il s'agit d'une journee chargee sur le lieu de travail.
Les courriels non lus peuvent egalement s'accumuler en raison de l'absence de verification proactive, de reponse et de transmission de messages pertinents tout au long de la journee. Le fait d'avoir trop de courriels dans la boite de reception peut entrainer de nombreux effets negatifs, tels que les suivants. Une
- charge de travail plus elevee Le
Le stress peut egalement entrainer diverses autres affections, telles que l'anxiete, la depression et l'hypertension arterielle.
Les statistiques de
- productivite moins
- Coworkers et clients malheureux
- Informations perdues et conversations
8 Conseils pour gerer la surcharge de courrier
electronique La surcharge des courriels peut etre evitee et traitee efficacement lorsque des strategies appropriees sont mises en place. Voici les meilleures pratiques de gestion des courriels que les gens devraient mettre en oeuvre.
1. Allouer un peu de temps au rattrapage
Dans le cas ou les courriels s'accumulent actuellement, il est important de definir une heure chaque jour pour passer par les nouveaux messages. Cela garantira que tous les nouveaux courriels sont lus et que les reponses seront envoyees en temps opportun. De plus, une fois la surcharge de courrier electronique effacee, il sera plus facile pour la personne de gerer les messages entrants.
2. Delutter la liste de diffusion
Souvent, les boites de reception seront encombrees de messages de spam ou de bulletins d'information provenant des abonnements. Il serait utile de marquer ces expediteurs comme des pourriels ou de se desabonner de leur liste de diffusion afin d'empecher leurs messages d'apparaitre dans la boite de reception.
3. Utiliser la messagerie instantanee
Les employes peuvent alleger leurs boites de reception a l'aide d'applications de messagerie, telles que Slack. Ces outils permettront aux collegues de parler plus facilement d'avant en arriere et d'envoyer rapidement des reponses. De nombreuses interfaces modernes de messagerie instantanee offrent egalement la possibilite de creer des chats de groupe pour des equipes specifiques, des messages cles d'epinglage et d'acceder a des fichiers depuis n'importe quel appareil.
4. Parler aux gens En face a face
Meme si l'envoi d'un courriel a quelqu'un peut etre plus facile et plus accessible, cela peut entrainer des erreurs de communication. Pour reduire les courriels et les questions de suivi, les employes doivent rencontrer leurs collegues en personne et avoir des conversations en personne. Si les membres du personnel travaillent a distance et ne sont pas en mesure de se reunir, des videoconferences peuvent etre programmees et utilisees a la place.
5. Etablir une culture efficace du courriel Les equipes de
gestion et de leadership devraient etablir des systemes qui orientent la facon dont les employes doivent envoyer des courriels afin de reduire les messages inutiles. Certaines lignes directrices que les milieux de travail auront souvent en place sont
- Quand a CC ou BCC une personne, et quand pas a
- Types specifiques de discussions qui doivent etre menees avec des reunions en personne
- Eliminer les reponses en un seul mot
- Lorsqu'il est necessaire de cliquer Repondre a tous
- Indiquer quand une reponse n'est pas necessaire dans un e-mail
- Limiter l'envoi de courriels le week-end et avant ou apres la vie
6. Optimiser les reunions
Lorsque les reunions sont menees efficacement, les employes auront moins besoin de faire un suivi pour obtenir des eclaircissements ou des questions. Les equipes peuvent optimiser leurs strategies de reunion en
- creant un calendrier normalise pour les reunions afin de s'assurer que chaque minute est utilisee de facon critique
- Utiliser les reunions pour les taches cles qui doivent etre effectuees en direct et en personne, telles que la strategie et le remue-meninges
- Etablir des ordres du jour de chaque reunion
- Envoyez ces ordres du jour avant la reunion afin que les membres de l'equipe puissent preparer des questions et des commentaires a l'avance
7. Repondre aux e-mails au fur et a mesure qu'ils arrivent
Repondre rapidement a des messages importants empechera la boite de reception d'etre trop remplie. En fait, selon le Harvard Business Review, plus les reponses par courriel sont envoyees rapidement, moins les courriels seront accumules. En effet, lorsque l'expediteur recoit des reponses a ses questions ou des commentaires reconnus, il n'aurait pas a envoyer de suivi pour attirer l'attention du destinataire.
8. Donner le ton
Pour que la culture du courrier electronique soit claire et que les surcharges soient eliminees, tout le monde sur le lieu de travail doit respecter les regles et l'etiquette standard. Il pourrait etre utile d'avoir une orientation sur les protocoles de courriel et de partager des rappels avec les membres de l'equipe.
En conclusion - Surcharge d'e-mails La gestion
efficace des messages electroniques permettra au personnel de prendre le controle de sa boite de reception et de s'assurer que les surcharges de courrier electronique sont evitees.
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