Guia de transacciones EDI - Como usarlo para su negocio

Introduccion a los Servicios EDI

Antes del software y otras tecnologias empresariales, las empresas llevaban a cabo comunicaciones a traves de correo electronico y documentacion fisica. Desafortunadamente, estos metodos dejan a las organizaciones abiertas al riesgo de robo, perdida, manipulacion e incluso datos fraudulentos. Por no mencionar que estas formas tradicionales de comunicacion son ineficientes, requieren mano de obra extensa y aumentan el desperdicio de papel.


Durante las ultimas decadas, la nueva tecnologia ha entrado en el espacio de trabajo y ha facilitado y seguro el intercambio de datos. El intercambio electronico de datos (EDI) agiliza la comunicacion entre empresas asociadas utilizando software informatico.

Con las transacciones EDI, toda la informacion esta en un formato estandarizado y se procesa automaticamente una vez que el sistema receptor recibe los documentos. Las transacciones EDI proporcionan una forma segura y facil de transmitir documentos entre socios comerciales sin la molestia de la consolidacion manual de datos.

Que es una solucion EDI?

El intercambio electronico de datos (EDI) es el intercambio virtual de documentos comerciales entre socios comerciales. Con EDI, las empresas pueden enviar y recibir papeleo electronicamente, eliminando el desperdicio de papel y el tiempo de espera. La

documentacion digital tambien permite a los socios establecer un formato estandarizado para completar el papeleo de manera consistente. Al establecer un sistema de enrutamiento EDI, las organizaciones pueden reemplazar completamente el correo, fax y correo electronico tradicionales y conectarse directamente a sus socios.

Que son las transacciones EDI?

Una transaccion EDI es otra forma de hacer referencia a documentos comerciales transferidos entre organizaciones asociadas. En un sistema EDI web, el papeleo esta estandarizado y automatizado para simplificar los formularios comunes, como

• Facturas

• compra Cambio de orden

• de compra

• Informacion de seguimiento

• pagos

• Informes de datos

• Politicas

Que es un estandar electronico EDI?

Un estandar EDI es un requisito de formato que establece como se debe componer un documento comercial para que pueda transmitirse a traves del sistema. Con estos estandares, los sistemas automatizados pueden indicar donde ubicar los documentos EDI.

Cada transaccion EDI consta de tres partes.

• Elementos

• segmento

• Juegos

Como funcionan

las soluciones EDI Para enviar documentos EDI, las empresas deben seguir tres pasos consecutivos.

1. Prepare los Documentos

Primero, los gerentes deben recopilar, consolidar y organizar sus datos en el formato apropiado. Por ejemplo, los usuarios introducirian informacion sobre ordenes de compra en los campos de datos estandarizados del software en lugar de imprimir y rellenar el papeleo fisico.

Las empresas pueden utilizar varios metodos para preparar sus documentos EDI.

• Entradas de datos manuales

• Exportacion de hojas de calculo de bases de

• Reformatear informes en archivos de datos

• Actualizacion de aplicaciones instaladas para salidas de archivos listos para su traduccion

• Instalacion de software con herramientas integradas que pueden manejar EDI

2. Traducir los documentos

Despues de introducir los datos, el sistema debe traducirlos y convertirlos al formato EDI estandarizado. El software EDI puede integrarse con los sistemas existentes para optimizar la extraccion y conversion de datos, eliminando el uso de metodos manuales.

Sin embargo, es posible que los desarrolladores necesiten intervenir para mapear el software y determinar la mejor manera de enrutar los datos. Hay diferentes traductores disponibles que pueden satisfacer las necesidades tanto de las pequenas empresas como de las grandes empresas. Por lo tanto, los propietarios deben investigar para determinar que integradores de sistemas son mas comprensibles.

Algunos proveedores de servicios EDI ofrecen sus propias opciones de traduccion a precios competitivos. En este escenario, las empresas envian sus datos al proveedor, que luego facilita la traduccion y el formato. Sin embargo, esto puede ser una molestia, ya que debe haber empleados designados que recopilen y envien datos manualmente.

3. Transmitir los documentos

Por ultimo, las empresas deben enviar sus documentos EDI finalizados a los socios pertinentes. Sin embargo, hay varias maneras en que las organizaciones pueden conectarse entre si.

• Conexion a traves de la Declaracion de Aplicabilidad 2 (AS2)

• Vinculacion de redes EDI

• Establecimiento de una red segura de proveedores EDI

• Combinacion de los metodos anteriores

Terminos de integracion EDI para saber

Aunque muchas empresas modernas reconocen el valor de la tecnologia EDI, algunas empresas aun no son conscientes de su relevancia. Por lo tanto, los propietarios deben tomarse el tiempo para aprender los terminos EDI y como estas herramientas pueden mejorar su intercambio de datos y almacenamiento.

Reconocimiento de acuse de recibo hace referencia a la respuesta de comando que el software EDI envia al remitente del documento para confirmar que se recibio la informacion. Existen diferentes reconocimientos EDI que dependen del tipo de respuesta EDI y del software utilizado.

• Mensaje de informe de estado a nivel de comunicaciones basicas

• disposicion de mensajes Una notificacion

• acuse de recibo funcional El documento

• Reconocimiento a nivel de negocio Un reconocimiento

Aviso de envio avanzado

Un aviso de envio anticipado (ASN) es una transaccion EDI comun que alerta a las empresas de una entrega pendiente, junto con todos los detalles de envio relevantes. La informacion tipica que se encuentra en las ASN incluye lo siguiente.

• Numero de pedido de compra

• Identificador de notificacion de envio

• Direccion del destinatario

• Precio

• Fecha de entrega estimada

Factura

Una factura EDI es igual que una factura tradicional, excepto que es digital y estandarizada. Una factura es un documento enviado por el proveedor al comprador que detalla su pedido una vez enviado. La informacion de la factura debe coincidir con la orden de compra original aprobada y enviada por el comprador.

Las facturas detallaran lo siguiente.

• Especificacion del pedido

• Condiciones de pago

• Informacion del destinatario Informacion

• del proveedor

• Detalles de envio

RESTful Web Services

Representational State Transfer (REST) describe las restricciones que mejoran el rendimiento de los servicios web. Por ejemplo, algunos servicios RESTful solo usan el protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP), lo que facilita el intercambio y el analisis de datos, ya que cada documento es coherente.

Los programas REST a menudo se comparan con las arquitecturas del Protocolo simple de acceso a objetos (SOAP), ya que ambas simplifican la recopilacion de datos para una transmision eficiente.

Traduccion

Traduccion se refiere a la conversion de datos durante la transferencia entre traductores. Los datos incoherentes deben reformatearse en un diseno estandarizado hasta que los sistemas EDI puedan leer los documentos.
Despues de traducir los datos, la solucion puede identificar el nombre, el orden y el mensaje del remitente y enviarlo al destinatario deseado.

Guia de opciones de comunicacion para EDI

Existen varias opciones de comunicacion EDI que se adaptan a las necesidades de datos especificas de las empresas. Sin embargo, las dos opciones principales incluyen AS2 y VAN.

EDI AS2

AS2 acepta todos los tipos de formatos de datos, como EDI y XML, utilizando HTTP a traves de un servidor verificado. Esta opcion incluye cifrado adicional para datos ilimitados a un precio asequible.

La mayoria de las empresas modernas prefieren AS2 debido a su facil integracion con soluciones empresariales internas y externas. Este programa requiere notificaciones que alerten al socio cada vez que se entrega un nuevo documento. Las empresas pueden implementar AS2 utilizando su departamento de TI interno o contratando a un proveedor externo.

EDI VAN

Una red de valor agregado EDI (VAN) utiliza una unica conexion para facilitar las transacciones EDI. Esto permite que la VAN y las redes privadas se comuniquen de forma segura.

La VAN se mueve como un sistema de entrega tradicional, en el que se toma un mensaje del remitente y se entrega directamente al destinatario. Al simplificar el proceso de entrega, las empresas reducen el precio EDI de cada documento individual. Sin embargo, confiar unicamente en VAN se ha convertido en una estrategia empresarial obsoleta, ya que las diferentes opciones de comunicacion ofrecen diversos metodos de conectividad e integracion.

Codigos de transaccion EDI usados con frecuencia

Hay numerosos codigos de transaccion EDI especificos de diversas industrias y negocios a lo largo de la cadena de suministro.

Codigos EDI de la cadena de suministro

• 753 Solicitud de instrucciones de enrutamiento

• 754 Instrucciones

• 816 Relaciones organizacionales

• 818 Comision Informe de ventas

• 830 Programacion de planificacion con capacidad de lanzamiento

• 832 Catalogo de ventas

• 840 Solicitud de cotizacion

• 841 Informacion tecnica
• 842 Informe de no conformidad

• 843 Respuesta a la solicitud de cotizacion

• 845 Autorizacion de precios

• 846 Investigacion del inventario

• 847 Reclamacion material

• 848 Ficha de datos de seguridad del material

EDI Transporte y Logistica Codigos

• 104 Envio Aereo

• 106 Tarifa de Transportista Propuesta

• 120 Pedido de Envio

• Vehiculos 121 Servicio

• 128 Informacion del Concesionario

• 214 Transporte Transporte Estado

• 227 Informe de Uso del Remolque

• 301 Confirmacion

• 312 Aviso de Llegada

• 317 Pedido de Entrega

• 422 Pedido de Equipo

• 440 Peso del Envio

• 466 Tasa Solicitud

• 859 Factura de Flete

• Cancelacion

Fabricacion y venta al por menor Codigos EDI

• 101 Lista de direcciones

• 140 Registro de productos

• 170 Declaraciones de cobros de ingresos

• 503 Historial de precios

• 504 Clausulas

• 850 Orden de Compra

• 851 Programa de Activos

• 852 Datos de actividad del producto

• 862 Programa de envio

• 869 Consulta de estado del pedido

• 879 Informacion de precios

• 890 Gestion de contratos

• 940 Orden de envio de almacen

• 943 Almacen Transferencia de Stock Asesoramiento de envio

• 947 Consejos de ajuste de inventario de almacen

Finanzas EDI Codigos

• 132 Informacion de Recursos Humanos

• 155 Informe de Credito Empresarial

• 198 Verificacion de Prestamos

• 200 Informe de Credito Hipotecario

• 810 Factura

• 812 Ajuste de credito/debito

• 820 Orden de pago

• 822 Analisis de Cuenta

• 824 Asesoramiento de Aplicacion

• 827 Aviso de devolucion financiera

• 844 Transferencia de Producto Ajuste de Cuenta

Comunicacion Codigos EDI

• 102 Datos Asociados

• 242 Dara Status Tracking

• 815 Servicio criptografico Mensaje

• 868 Estructura del formulario electronico

• 993 Recibo asegurado

• 997 Acuse de recibo funcional

• 999