8 Tipos de documentos de origen comercial de uso comun Los documentos de origen
Introduccion a los documentos de origen
Las organizaciones tienen fondos filtrados dentro y fuera de su departamento financiero todos los dias, lo que dificulta mantener las cosas claras. Por lo tanto, las empresas necesitan documentacion adecuada que registre los detalles de cada transaccion interna y externa. Los
documentos de origen comercial describen los detalles de cada compra y venta para que las empresas puedan comprobar la exactitud de sus libros.
Que son los documentos de origen empresarial?
Los documentos de origen empresarial son informes que describen transacciones comerciales, tambien conocidas como pista de auditoria. Estos documentos son necesarios para conservarlos cuando llegue el momento de que los auditores revisen los estados financieros y verifiquen las compras.
Un documento de origen define la informacion critica de cada transaccion, incluidos
- los nombres de las partes involucradas Importe de
- compra
- Fecha de la transaccion
- Origen de la transaccion
- Firma autorizada
- Otros
documentos fuente suelen asignarse un numero de identificacion y se sella para su aprobacion, lo que garantiza la verificacion de la compra y facilita localizar. De lo contrario, puede ser dificil discernir si faltan formularios.
Despues de verificar y aprobar los documentos, las empresas los archivan en un sistema de archivo organizado para futuras referencias. Por lo general, las empresas mantienen formularios dentro del ano in situ, mientras que los informes mas antiguos pueden pasar al almacenamiento de informacion.
Sin embargo, algunas organizaciones utilizan el almacenamiento en la nube para mantener todos los documentos de origen en una interfaz universal para una facil recuperacion.
Tipos de documentos de origen contable
Un documento fuente es un termino relativamente amplio, ya que hay al menos ocho tipos diferentes de papeleo que incluyen los documentos de origen.
Cotizaciones Las cotizaciones son un tipo de informe que los proveedores dan a los clientes interesados, que describen los precios de los productos deseados. Los clientes pueden revisar las evaluaciones de precios y determinar a que proveedor comprar, normalmente en funcion de la opcion mas barata.
Una vez que el cliente revisa el presupuesto, envia su pedido al proveedor, quien luego responde con una factura despues de que los productos sean enviados.
Ordenes
de compra Para que las empresas compren inventario, deben completar un formulario de pedido, tambien conocido como pedido de compra. A veces los proveedores proporcionan este documento a sus clientes, mientras que otras veces las empresas deben construir una hoja A5. Sin embargo, los formularios de pedido digitales utilizan software integrado para que el departamento financiero pueda pasar el documento a traves de los equipos apropiados.
Despues del proceso de aprobacion, los jefes de proyecto envian el documento de origen del pedido al proveedor. En este punto, el proveedor inicia el proceso de gestion logistica del pedido y devuelve una factura. Estos tipos de documentos de origen no siempre describen el precio del pedido, ya que a veces no se conoce hasta despues del cumplimiento.
Documentos de entrega
Muy a menudo, los proveedores proporcionan un expediente de entrega con cada pedido que se envia, sella o entrega. Este documento, tambien conocido como comprobante de envio, proporciona una descripcion del contenido del paquete.
Esto permite al equipo receptor examinar el inventario fisico con el registro para asegurarse de que todo esta presente. Si falta algo o esta danado, el cliente puede ponerse en contacto con el proveedor y solicitar un reembolso.
Ventas y Facturas de compra
Cuando una empresa vende un articulo, emite un informe que detalla toda la informacion pertinente de la venta. Sin embargo, si el vendedor no recibe los fondos por adelantado, enviara una factura al comprador. Una factura indica lo siguiente.
- Condiciones de pago
- Informacion del comprador Informacion
- del vendedor
- Fecha de la transaccion
- Detalles del envio
Por ejemplo, una tienda puede dar a los clientes 30 dias para pagar compras grandes, como un televisor o un refrigerador. Dependiendo de las condiciones de pago, el saldo pendiente puede estar acumulando intereses despues de que finaliza el mes. Cuando el cliente recibe la factura, reexaminan los detalles a la entrega fisica para asegurarse de que todo es correcto. Despues del proceso de aprobacion, el comprador realiza su pago en incrementos o en su totalidad.
Una vez que el vendedor recibe la factura de venta gestionada, la introduce en su sistema de registro para su consulta futura.
Notas de abono y cargo
Si el comprador decide que ya no desea un articulo, comienza el proceso de devolucion. Cuando el vendedor aprueba la devolucion, emite lo que se conoce como nota de credito. Este tipo de documento de origen muestra al proveedor que el cliente tiene credito de tienda en su cuenta.
Si el cliente tiene un saldo pendiente de una compra anterior, la nota de credito reduce el importe. De lo contrario, el formulario actua como un reembolso que solo se puede gastar dentro de la tienda. De cualquier manera, el vendedor marca esta devolucion como una nota de debito, ya que reduce sus fondos disponibles.
Consejos de pago
Los clientes envian una notificacion de remesas o pagos a su proveedor despues de pagar su factura. Este tipo de documento de origen describe el importe pagado y el numero de factura correspondiente. El pago se realiza mediante cheque o deposito electronico, siempre y cuando sea rastreable.
Normalmente, los vendedores adjuntan el aviso de envio en la parte inferior o junto al borde derecho de la factura. Estas secciones perforadas hacen que sea facil de arrancar y enviar para pagos rapidos. Algunos incluso vienen con un duplicado para que los clientes puedan tener uno para sus registros.
Cheques
Un cheque es un billete que muestra cuanto esta retirando el titular de la cuenta bancaria. Este tipo de documento fuente requiere una firma autorizada del titular de la cuenta para comenzar el procesamiento. Cada cheque tiene un numero unico en la esquina superior derecha que facilita la correlacion de compras. Los contadores suelen registrar este numero junto con la compra correspondiente para futuras referencias.
En este caso, el beneficiario, o el proveedor, esta escrito en la linea Pagar al pedido de. Si esta linea se deja en blanco, cualquiera puede escribir su propio nombre y robar fondos. Algunas empresas tienen las palabras no negociable o O portador escritas en la parte superior de sus cheques.
Al tachar estas palabras, el ordenante prohibe al beneficiario cobrar el cheque. Por lo tanto, la unica opcion es depositar el cheque en la cuenta apropiada y recibir un comprobante de deposito. Todos los comprobantes de deposito tambien deben anotarse en el estado de cuenta bancaria y registrarse en el estado de resultados de la empresa.
Recibos
Una vez que el cliente paga su factura, el vendedor emite un recibo que detalla el pedido y las condiciones de pago. Este documento fuente es la prueba de que el vendedor ha gestionado el pedido y que el cliente ha pagado el saldo.
Los recibos son siempre una buena idea, pero especialmente cuando los clientes pagan en efectivo, ya que no hay otro rastro de papel. Hoy en dia, los clientes pueden recibir un recibo en efectivo en papel o digitalmente a traves de su correo electronico.
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