Mejora de Procesos de Negocio 101- Definicion, Metodos y Mas Mejora de Procesos de
Un numero cada vez mayor de empresas recurren a la gestion de procesos empresariales (BPM) para obtener una mejor comprension de sus operaciones y encontrar formas de aprovechar los datos para mejorar sus procesos. De hecho, se preve que el mercado global de Business Process Management (BPM) crezca con una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 13.52% entre 2016 y 2021, alcanzando los 14.89 millones de dolares para 2021.
El objetivo general de casi cualquier negocio es la rentabilidad y la gestion de procesos empresariales profundiza en este tema especificamente a traves de la lente de la eficiencia y la rentabilidad.
Sin embargo, BPM es un termino general que abarca una amplia gama de funciones y actividades. Una de esas funciones es la mejora de los procesos de negocio (BPI), que analiza especificamente como mejorar las operaciones existentes dentro de una empresa. Para aplicar este analisis a sus organizaciones, es importante que los propietarios de negocios comprendan los diferentes modelos y pasos de BPI.
Comprension de los procesos empresariales
Un proceso de negocio es una secuencia de pasos repetibles dentro de una organizacion que conduce a un resultado ideal o objetivo empresarial. Por ejemplo, cuando la empresa quiere contratar a un nuevo empleado, pasa por un proceso administrativo (es decir, contratacion) para alcanzar ese objetivo comercial.
Otros ejemplos de procesos empresariales incluyen-
- Incorporacion de empleados
- Desarrollo de productos
- Marketing de
- ventas
- Adquisicion
- Servicio de atencion al cliente
- Gestion de inventario
Hay muchas escuelas de pensamiento acerca de los tipos de procesos empresariales. Sin embargo, en general, la mayoria de los procesos se clasificaran en tres categorias principales-
1. Procesos basicos u operativos- son procesos que generan valor e ingresos, como fabricacion y procesamiento de pedidos.
2. Procesos de soporte- como su nombre indica, estos procesos admiten otras operaciones. Algunos ejemplos son la contratacion, la contabilidad y el apoyo tecnico.
3. Procesos de gestion- los procesos de operacion y soporte requieren planificacion, coordinacion y control; aqui es donde entran en vigor procesos de gestion como la presupuestacion y la supervision de empleados.
Que es la mejora de procesos empresariales?
La mejora de los procesos de negocio es un ejercicio de administracion que busca analizar, revisar y mejorar los procesos de negocio existentes. En pocas palabras, se trata de hacer que las cosas en la empresa funcionen de manera mas eficiente. Al hacerlo, los propietarios y gerentes de negocios pueden optimizar el rendimiento de la empresa, seguir los estandares y las mejores practicas de la industria, y proporcionar una mejor calidad de producto y servicio a los clientes.
La clave para lograr la mejora correcta de los procesos de negocio es asegurarse de que el establecimiento pueda trazar todos sus procesos, por lo que es imperativo que los propietarios y gerentes de negocios conozcan todos los procedimientos dentro de su organizacion. Esta es la unica manera de identificar con precision las ineficiencias y encontrar formas de redisenar los procesos.
3 Objetivos principales del BPI
Debido a que el BPI puede tener un amplio alcance, ayuda a centrar sus actividades de mejora de procesos en un objetivo (o objetivos) que sea mas relevante para la organizacion. Normalmente, esto puede ser uno o mas de los siguientes-
1. Mejorar la calidad del producto - Este objetivo de mejora del proceso se centra en mejorar la calidad del producto utilizando la misma entrada de recursos. Esto generalmente significa identificar ineficiencias en el proceso de fabricacion que afectan negativamente al producto o encontrar nuevos metodos de fabricacion mediante el uso de nuevas tecnologias y practicas.
2. Aceleracion de los tiempos de proceso- este objetivo de mejora de procesos busca acelerar los procesos mediante la eliminacion de pasos redundantes o el uso de nueva tecnologia (por ejemplo, automatizacion de procesos).
3. Reduccion de desperdicios - Este objetivo se centra en revelar actividades de despilfarro y eliminarlas del flujo de trabajo de la empresa, ya sea para apoyar los otros dos objetivos o simplemente para mejorar la productividad empresarial. Por ejemplo, reducir el desperdicio de productos a traves de la gestion del inventario puede reducir los costes de transporte del inventario.
5 Pasos generales de mejora de procesos
Al igual que cualquier disciplina de gestion empresarial, la mejora de procesos empresariales tiene multiples metodologias. Sin embargo, los principios generales suelen ser los mismos y abarcan los siguientes pasos.
1. Buscando el problema
Un problema de negocio o desafio es el impulso de cualquier proyecto de mejora de procesos. Este paso se trata de hacer la pregunta, Que cosas en el negocio podemos mejorar o arreglar?
Como se menciono anteriormente, la administracion puede utilizar la asignacion de procesos de negocio para obtener una vision general de los procesos actuales de la empresa. La buena noticia es que esto ya no se hace con un boligrafo y papel.
Las empresas pueden utilizar elementos visuales como diagramas de flujo digitales para mostrar cada paso de sus procesos. Las aplicaciones de gestion de tareas o flujo de trabajo tambien pueden mapear y rastrear procesos en tiempo real, ofreciendo a los usuarios una vision general de las operaciones y una lista de empleados responsables de las actividades y tareas que componen cada proceso.
2. Analisis del problema
Despues de la asignacion del proceso viene el analisis. Este paso implica comprender las causas detras de las ineficiencias, redundancias y errores. En la mayoria de los casos, esto requiere la participacion de equipos o departamentos enteros para proporcionar sus comentarios y sugerencias sobre como mejorar los procesos.
Por ejemplo, si un departamento descubre un patron inusual de empleados que renuncian en el plazo de un ano despues de ser contratado, puede haber un defecto en el proceso de contratacion del departamento de recursos humanos. Esto, a su vez, podria ser indicativo de una mala comunicacion entre ese departamento y el gerente de contratacion de la empresa.
3. Redisenar el proceso
Una vez que se ha identificado un problema y sus causas, la empresa puede proceder a redisenar el proceso ofensivo. Debido a que cada organizacion es diferente, no hay un enfoque unico que se ajuste a todos a esta estrategia. Sin embargo, hay ciertas practicas optimas que funcionan en casi cualquier situacion.
- Elija las metricas correctas para medir el progreso - Esto permite cuantificar el impacto de mejorar el proceso.
- Recibe tantos comentarios como sea posible- asegurate de recibir sugerencias de los miembros del equipo a nivel de campo, que a menudo estan en la mejor posicion para comentar como deben funcionar los procesos para que sus trabajos sean mas eficientes.
- Definir el alcance del rediseno - Esto hace que sea mas facil identificar los riesgos y predecir el impacto de cualquier cambio realizado en un proceso.
- Planificar cambios a largo plazo - Cualquier cambio en un proceso debe valer la pena a largo plazo. Un rediseno con resultados a corto plazo solo puede terminar costando a la empresa mas dinero.
- Realizar analisis de riesgos- es imposible predecir resultados con una precision del 100%, por lo que es importante dejar espacio para errores. Tenga un plan de respaldo si las cosas salen mal y preparese para volver a la mesa de dibujo si es necesario.
4. Implementar los cambios
Implementar cambios en el proceso es un desafio de establecer buy-in con sus empleados y otros grupos de partes interesadas. Es imperativo que el liderazgo de la compania obtenga compromiso y apoyo al esbozar el razonamiento para mejorar el proceso y como estas alteraciones pueden ayudar a la organizacion.
Por supuesto, los lideres empresariales tambien deberian esperar encontrar cierta resistencia. Despues de todo, la gente puede tener cuidado con el cambio. Una forma de obtener apoyo es realizar pequenos cambios incrementales en un proceso para demostrar sus resultados. Este enfoque tambien tiene el beneficio de reducir el riesgo.
5. Medir y refinarla
mejora de los procesos de negocio es un esfuerzo continuo, no un trato unico y hecho. Como se menciono anteriormente, es importante elegir las metricas adecuadas para medir el impacto de mejorar un proceso. Sin embargo, independientemente del resultado, la organizacion no debe rehuir a la mesa de dibujo y encontrar un mejor enfoque para mejorar los procesos.
Ejemplos de Tecnicas de Mejora de Procesos de Negocio
Diferentes organizaciones, academicos e instituciones han contribuido al creciente numero de metodologias de mejora y gestion de procesos empresariales. Si bien el objetivo subyacente de estas metodologias es en gran medida el mismo, la diferencia radica en la forma en que cada metodologia suele abordar una necesidad especifica.
- Kaizen - Kaizen, que significa mejora o cambio para mejor en japones, es una filosofia empresarial que se centra en la mejora continua mediante cambios pequenos y graduales en los procesos. Empresas como Toyota, Lockheed Martin y Mayo Clinic utilizan los principios de Kaizen para mejorar el compromiso de los empleados, el control de calidad y los tiempos de procesamiento, entre otros.
- Six Sigma - Desarrollado por Motorola en 1986, Six Sigma es un marco popular que descompone la mejora del proceso utilizando el enfoque DMAIC- definir, medir, analizar, mejorar y controlar. La metodologia se centra en realizar mejoras estadisticas en los procesos empresariales bajo el objetivo de la eficiencia y la reduccion de errores.
- Kanban - Kanban es otra metodologia japonesa (que significa cartelera o letrero) disenada para la visualizacion del flujo de trabajo del proceso. La idea es que, al visualizar el trabajo de la empresa, resulta mas facil para los grupos de lideres y grupos de partes interesadas acceder a la misma pagina y mejorar la eficiencia del proceso.
- Gestion de Calidad Total (TQM) - TQM se centra en lograr el exito a largo plazo a traves de la satisfaccion del cliente. Esta metodologia centrada en el cliente busca empoderar a los empleados con la capacidad de mejorar sus procesos para proporcionar a los clientes un mejor producto y/o experiencia.
- 5S - 5S es una metodologia de trabajo basada en el sistema Kaizen y lean que tiene como objetivo crear un lugar de trabajo limpio, seguro y ordenado, reduciendo asi el desperdicio y mejorando la productividad. El marco se basa en cinco pilares (de ahi el nombre 5S)- sort o seiri, establecido en orden o seiton, brillo o seiso, estandarizar o seiketsu, y sustain o shitsuke.
- PDCA - PDCA, que significa plan-do-check-act, es una metodologia de gestion de cuatro pasos disenada para ayudar a las organizaciones a ser mas eficientes a la hora de identificar procesos que requieren mejoras. El marco PDCA, basado en Kaizen, ofrece un enfoque ciclico para mejorar los procesos.
- SIPOC - SIPOC es una herramienta bajo la metodologia Six Sigma que resume las entradas y salidas de un proceso en una tabla. Es una herramienta de diagrama que ilustra los elementos relevantes de un esfuerzo de mejora de procesos, dividiendolos en suministros, entradas, procesos, salidas y clientes.
Automatizacion frente a Integracion de Sistemas para la Mejora de Procesos
Cuando se trata de herramientas de software para la mejora de procesos empresariales, las organizaciones suelen inclinarse hacia dos soluciones- integracion y automatizacion de sistemas.
Las herramientas de integracion de sistemas han existido durante bastante tiempo. La idea es utilizar el software para identificar sistemas dispersos e integrarlos en un unico proceso mas eficiente o un sistema de aplicacion integrado. Esto permite a la organizacion-
- Mejorar la satisfaccion del cliente Mejorar
- las relaciones con los socios
- Reducir los costos operativos
- Aumentar la eficiencia del flujo de trabajo
- Promover una mayor precision en el intercambio de datos
RPA se utiliza normalmente para automatizar procesos financieros, como el procesamiento de nominas, el seguimiento de inventario y la prevision de demanda, asi como procesos de relacion con los clientes, como el procesamiento de pedidos y los chatbots. Segun la Encuesta Global Outsourcing (GOS) de Deloitte 2016, el 75% de las organizaciones ya estan logrando sus objetivos de ahorro de costos mediante la automatizacion de los procesos rutinarios, lo que libera tiempo para que los empleados trabajen en tareas de creacion de valor.
La mejora de los procesos de negocio puede ser un reto que requiere que toda la organizacion se incorpore. Sin embargo, al automatizar los procesos empresariales repetitivos, las organizaciones pueden aligerar la carga y reducir los riesgos y gastos a largo plazo. Al eliminar la necesidad de realizar ciertas tareas manualmente, la administracion puede ahorrar tiempo y dinero gastado en mano de obra, al tiempo que reduce drasticamente el riesgo de errores humanos.
Simultaneamente, al integrar todas las herramientas de software a traves de la integracion de sistemas, las empresas pueden garantizar que todos los sistemas y aplicaciones se interconecten, lo que permite un flujo libre de datos consistentes y precisos para utilizarlos en su proxima empresa de mejora de procesos empresariales.
4 Pasos para la integracion eficiente de procesos
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Como mejorar la eficiencia operativa en 10 pasos
