6 Pasos para optimizar el flujo de trabajo en cualquier empresa
Las empresas que pueden agilizar el flujo de trabajo aseguran que sus procesos internos se ejecutan de manera eficiente y producen los resultados deseados mientras minimizan los costos operativos.
Independientemente del sector, las empresas contienen varios flujos de trabajo internos que funcionan para completar una tarea mas grande, como la gestion de pedidos, las promociones de marketing y el control de inventario. Sin embargo, si estos procesos se ejecutan de manera ineficiente, las empresas pueden quedarse atras en la competencia debido a gastos innecesarios, tiempos de espera alargados y resultados inferiores.
Mediante la supervision y el analisis detallados, las organizaciones pueden mejorar el rendimiento de los procesos individuales para optimizar el flujo de trabajo. Cuando se optimizan los procesos, las empresas pueden limitar el tiempo y el capital necesarios para ejecutar una operacion manteniendo los resultados deseados. Por lo tanto, las empresas deben entender como simplificar el flujo de trabajo y que ventajas pueden proporcionar los procesos eficientes.
Beneficios de la optimizacion del flujo de trabajo
Aunque el proceso empresarial y el flujo de trabajo se utilizan a menudo de forma intercambiable, existen caracteristicas clave que los separan.
Un proceso es un procedimiento repetitivo que se realiza de forma rutinaria para alcanzar un objetivo establecido por una organizacion. Por otro lado, el flujo de trabajo se refiere a una serie de procesos que deben ejecutarse para completar una tarea especifica. Por ejemplo, los recuentos de ciclos son procesos que se realizan de forma rutinaria para garantizar que los niveles de existencias esten optimizados. Este proceso, junto con otros, como la supervision de los puntos de repedido, se combinan para crear el flujo de trabajo de gestion de inventario, que abarca todas las operaciones de stock.
Optimizar los procesos de negocio significa simplificar las operaciones, a menudo eliminando pasos complicados e ineficaces que no contribuyen a la calidad de la ejecucion. Cuando las empresas establecen flujos de trabajo eficientes, desbloquean varias ventajas empresariales, tales como-
- Ahorro de costes
- Productividad Mejorada
- Comunicacion Mejorada
- Gestion del tiempo
- Optimizado Riesgo
6 Pasos para optimizar el
flujo de trabajo empresarial La gestion del flujo de trabajo ayuda a optimizar los procesos empresariales y aumentar la productividad al examinar y manipular las operaciones para eliminar ineficiencias. Si bien el proceso de racionalizacion requiere atencion al detalle, en ultima instancia puede aumentar los beneficios reduciendo los costos laborales y operacionales. Las empresas pueden comenzar a mejorar el flujo de trabajo siguiendo seis pasos-
1. Documentar procesos empresariales
Especialmente cuando se manejan varios procesos diferentes, las empresas deben documentar informes y analisis detallados de cada operacion para definir claramente su funcionalidad.
En primer lugar, la administracion debe reunir una lista de cada proceso dentro de un flujo de trabajo o departamento, asi como su proposito previsto y cada empleado involucrado en la tarea. Aunque el proceso parezca sencillo o sencillo, la direccion debe describirlo con el mayor detalle posible. Este esquema permite a las empresas ver cuanto esfuerzo se necesita para llevar a cabo una operacion y determinar aun mas formas de mejorar la eficiencia.
2. Operaciones de clasificacion
Una vez finalizada la lista, es posible que la administracion se sorprenda al ver exactamente cuantos procesos son necesarios para ejecutar correctamente un flujo de trabajo. Con esta lista, cada proceso y flujo de trabajo debe clasificarse numericamente de lo mas importante a lo menos importante.
Si bien cada proceso existente sirve a un proposito y es esencial, algunos dependen de otros para funcionar. Por ejemplo, un equipo de gestion de proyectos de marketing puede confiar en conocimientos practicos generados a partir del software de prevision de ventas y demanda para desarrollar promociones impactantes basadas en datos. Por lo tanto, las operaciones de clasificacion pueden ayudar a definir que procesos deben racionalizarse primero, seguidos de sus sistemas dependientes.
3. Diseccionar cada proceso
Comenzando con el proceso mas critico, cada operacion debe desglosarse en pasos detallados. Esto se puede hacer con un lapiz y papel o en una hoja de calculo virtual. Es util considerar a los empleados involucrados en el proceso y pedirles que ayuden a crear un modelo detallado.
La clave para un esquema adecuado es ilustrar el comienzo, el medio, el final y el resultado deseado de una operacion. Al dividir el flujo de trabajo en pasos simples, los sistemas complicados se vuelven mas comprensibles. La simplificacion de los procesos empresariales permite a la administracion identificar areas exactas que necesitan mejoras para optimizar el flujo de trabajo.
4. Generar comentarios
Mejorar el flujo de trabajo empresarial es un proceso continuo, no una solucion unica. A medida que la tecnologia y el comportamiento del cliente cambian, las operaciones internas deben adaptarse y evolucionar en consecuencia.
Una excelente manera de recibir sugerencias sobre como mejorar el flujo de trabajo es solicitar comentarios de companeros, empleados y supervisores. Las opiniones sobre los pasos del proceso, los niveles de eficiencia y los resultados tambien son valiosas, ya que proporcionan referencias especificas. Las aportaciones de las personas involucradas directa e indirectamente pueden proporcionar nuevas perspectivas e ideas sobre las operaciones del negocio, lo que puede ayudar a desarrollar un enfoque unico para racionalizar el flujo de trabajo. Si bien es poco probable que se produzcan cambios significativos, el perfeccionamiento de funciones pequenas puede tener un resultado impactante.
5. Implementar
los estudios de software de automatizacion de flujo de trabajo muestran que entre el 70 y el 80% de las empresas modernas utilizan hojas de calculo para realizar un seguimiento e informar de sus proyectos y procesos. Aunque se ha demostrado que este metodo tradicional es util, el seguimiento manual puede conducir a errores humanos y otras inconsistencias. Ademas del riesgo de entrada de datos erronea, las hojas de calculo son dificiles de actualizar, compartir y mantener accesibles.
Afortunadamente, el software de gestion avanzado esta disponible tanto para pequenas como grandes empresas para ayudar a agilizar sus procesos. Esta solucion utiliza la automatizacion del flujo de trabajo para realizar operaciones basicas sin necesidad de intervencion humana, eliminando el riesgo de errores humanos. Por ejemplo, las empresas pueden integrar su software de prevision de ventas con el sistema POS para automatizar los calculos de proyeccion de demanda y realizar un seguimiento permanente de los pedidos de venta para identificar tendencias en los comportamientos de compra de clientes.
El software integrado optimiza la comunicacion compartiendo automaticamente datos y funciones en tiempo real entre software de gestion, lo que permite a los empleados acceder a la informacion a traves de una interfaz universal. Con acceso completo a los datos operativos, la administracion puede generar informes para desarrollar conocimientos practicos que muestren donde se necesitan nuevas mejoras en los procesos.
6. Supervisar y refinar procesos
Incluso cuando se han implementado cambios y el flujo de trabajo ha mostrado mejoras, el trabajo no se realiza. Los procesos deberan perfeccionarse con el tiempo mientras las industrias continuen evolucionando. Sin embargo, con herramientas de software avanzadas, las organizaciones pueden supervisar facilmente las metricas de rendimiento para descubrir como optimizar continuamente el flujo de trabajo general.La
racionalizacion del flujo de trabajo es un proyecto en curso en el que las empresas necesitan priorizar los procesos para establecer operaciones eficientes. Cuando se optimiza el flujo de trabajo, las empresas pueden minimizar sus costos operativos y promover la productividad general.
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