Que es un proceso de negocio? Como sacar el maximo provecho de las operaciones
Independientemente de la industria, cada empresa ha regulado los procesos internos para garantizar que las tareas estandar se ejecutan de forma rutinaria. Sin embargo, si los pasos no se describen detalladamente, los procedimientos pueden ejecutarse de manera ineficiente, lo que reduce la eficiencia operativa y la productividad.
Por lo tanto, las organizaciones deben comprender la importancia de procesos bien definidos y explorar formas de modernizar y mejorar los sistemas internos.
Que es un proceso de negocio y por que es importante?
Un proceso de negocio es un conjunto de pasos realizados por un grupo de empleados o partes interesadas para alcanzar un objetivo establecido. Cada etapa requiere la finalizacion de una tarea especifica para pasar al siguiente paso. La ejecucion de un proceso de negocio afecta directamente el exito de operaciones relacionadas, como la gestion de procesos empresariales (BPM) y la automatizacion de procesos.
La gestion de procesos es una operacion esencial que ayuda a racionalizar las actividades dependientes, asegurando que las tareas se completen rapidamente. Sin un proceso definido, los empleados no podrian iniciar y llevar a cabo de manera eficiente procedimientos estandar, como auditorias, recuentos de ciclos o desarrollar conocimientos practicos.
Un proceso de negocio detallado mejora el rendimiento de la empresa, asi como-
- Minimiza los riesgos
- Elimina las tareas duplicadas Optimiza la
- comunicacion interna
- Optimiza el uso de los recursos
- Mejora la productividad
- estandariza los procedimientos
3 Tipos de Procesos de Negocio
Dependiendo de la industria de la empresa, normalmente hay tres tipos de procesos de negocio que se manejan-
- Procesos Operativos - Tambien conocido como primario, un proceso operativo interactua con el negocio central y la cadena de valor por proporcionar productos y servicios valiosos a los clientes. Los procesos operativos abarcan todas las tareas empresariales esenciales que trabajan para alcanzar un objetivo comun, como aumentar los ingresos y los beneficios. Las operaciones principales comunes incluyen la gestion de pedidos del cliente y las cuentas por pagar.
- Procesos de soporte- tambien conocidos como procesos secundarios, de soporte soportan funciones de back-end dentro de una empresa. Por ejemplo, los departamentos de recursos humanos y cumplimiento del trabajo estan disponibles como apoyo para sistemas esenciales. La diferencia mas significativa entre los procesos primarios y secundarios es que los servicios operativos proporcionan valor directamente a los clientes, mientras que los sistemas de soporte lo logran indirectamente.
- Procesos de Gestion - Los procesos de gestion monitorean y regulan las actividades que giran en torno a los procedimientos empresariales estandar. Los procesos de gestion comunes incluyen comunicacion interna, analisis de datos y planificacion presupuestaria. Al igual que las operaciones de apoyo, este proceso no interactua directamente con los clientes.
Caracteristicas esenciales de un proceso de negocio La
identificacion y definicion de un proceso de negocio puede ser un reto. Sin embargo, hay cuatro elementos clave que simplifican los procesos de reconocimiento-
1. Repetibilidad - El aspecto mas significativo de un proceso es la repetibilidad. Los procesos se realizan repetidamente, ya sea a diario, semanal o mensualmente, para lograr el resultado deseado. Por lo tanto, los procedimientos de estandarizacion garantizan que cada proceso de ejecucion sea fluido y proporcione el resultado esperado.
2. Flexibilidad- aunque muchos procesos se mantienen dentro de un negocio indefinidamente, a menudo se realizan modificaciones para adaptarse a factores externos y mejorar la eficiencia. Por estas razones, las empresas deben asegurarse de que hay flexibilidad dentro de sus procesos para realizar cambios cuando sea necesario.
3. Especificidad - Un proceso adecuado debe tener fases, insumos y factores bien definidos que contribuyan a la salida. Estos pasos deben ilustrar claramente el principio, el medio, el final y el objetivo final de la operacion. Si un proceso se automatiza utilizando un sistema BPM, se deben explicar otros terminos, como los beneficios de la automatizacion y los requisitos para la intervencion humana.
4. Medibilidad- las metricas de un proceso de negocio deben ser medibles para permitir a la administracion decidir si se necesitan soluciones automatizadas para mejorar la eficiencia y la confiabilidad. Los gerentes deben ser capaces de extraer indicadores clave de rendimiento (KPI) de cada fase de una operacion, para permitir la ejecucion de funciones especificas.
4 Maneras de sacar el maximo provecho de los procesos empresariales
Si bien cada organizacion tiene procesos rutinarios que realizan, estas operaciones a menudo no estan organizadas y no estan definidas. Sin instrucciones exhaustivas y explicitas, los empleados pueden confundirse acerca de las mejores practicas para cada paso. Existen varias herramientas que las empresas pueden utilizar para mejorar los procesos de negocio, entre ellas-
1. Mapeo de procesosde
negocio La asignacion de procesos de negocio esboza fisicamente cada proceso, desde el primer paso hasta el ultimo. La administracion puede utilizar metodos de papel y lapiz o software de administracion avanzado que visualiza digitalmente un modelo de la operacion.
Una vez ilustrados los procesos, la administracion es responsable de generar informes, analisis de datos e informacion procesable para monitorear los niveles de performance.
2.
Una vez que cada proceso esta claramente definido y definido, las empresas adquieren una vision holistica de su rendimiento, lo que les permite realizar cambios cuando sea necesario. Esto a menudo conduce a una campana de mejora de procesos de negocio (BPI) , en la que la administracion trabaja de arriba hacia abajo para mejorar los procesos.
Al renovar las operaciones, los gerentes pueden encontrar que ciertas fases contribuyen poco al resultado o son ineficientes. Al eliminar los pasos derrochadores, las empresas pueden reducir los gastos operativos para aumentar el rendimiento y los beneficios.
3. Automatizacion de
procesos empresariales La automatizacion de procesos empresariales (BPA) utiliza software avanzado para automatizar los procesos empresariales estandar, reduciendo el trabajo manual. Sin la intervencion humana, la administracion no tiene que preocuparse de que los errores humanos comprometan la integridad de los datos o reduzcan la eficiencia del proceso.El
BPA tambien minimiza el tiempo necesario para ejecutar operaciones basicas, reduciendo el uso de recursos y costos laborales. El software automatizado realiza procesos basados en pasos programados para garantizar que siempre se logre el resultado deseado, promoviendo la fiabilidad y la consistencia.
4. Reingenieria de procesos empresariales
Algunas empresas todavia utilizan procesos obsoletos que limitan significativamente la productividad y la rentabilidad. Agregar a un proceso obsoleto puede sumar rapidamente gastos innecesarios y, a menudo, dar lugar a una operacion defectuosa. En cambio, las empresas con sistemas mas antiguos deberian considerar la posibilidad de comenzar desde cero.La
reingenieria de procesos empresariales (BPR) requiere que las organizaciones desmantelen sus procesos ineficientes y sistemas heredados y encuentren metodos mas eficientes para realizar operaciones. Aunque la reingenieria puede ser manual, el software automatizado puede optimizar los procesos, incluyendo contabilidad, email marketing y mantenimiento de empleados.
Los procesos de negocio son los componentes basicos de una empresa que garantiza que todas las operaciones internas se ejecuten correctamente. Los procesos definidos pueden minimizar los riesgos operativos al tiempo que promueven la productividad, la funcionalidad y la expansion del negocio.
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