Como mejorar la eficiencia operativa en 10 pasos
Las empresas que buscan mejorar la eficiencia operativa reconocen su efecto directo en los ingresos, beneficios y niveles de satisfaccion.
Segun el estudio Anual Global CEO, el 77% de los 1.300 CEOs globales dicen que se concentran y dependen de la eficiencia operativa para aumentar sus ingresos. Cuando los procesos front-end y back-end, desde la distribucion hasta el marketing, tienen un flujo de trabajo fluido, las empresas pueden limitar el tiempo y los recursos necesarios para ejecutar correctamente las operaciones. Esta mayor eficiencia mejora la satisfaccion del cliente y de los empleados, al tiempo que aumenta los resultados finales al reducir los problemas operativos y promover la mejora de los procesos empresariales.
Sin embargo, las empresas que buscan mejorar su eficiencia operativa deben comprender lo que esto implica, asi como las mejores practicas recomendadas.
Que es la eficiencia operativa?
La eficiencia operativa es la relacion entre la entrada y la salida de una empresa, que determina el rendimiento general de un sistema. Las operaciones pueden incluir procesos de recepcion, como marketing, o sistemas de cadena de suministro, como la gestion de inventario.
Un servicio eficiente reduce los gastos innecesarios de la empresa, como los costos de mano de obra e inventario, el aumento de los ingresos y el resultado final. Para crear y mantener la eficiencia operativa, los administradores de operaciones deben monitorear continuamente los procesos para determinar que funciones son ineficaces o obsoletas.
Si bien la productividad y la eficiencia se utilizan a menudo como sinonimos, son muy diferentes.
La eficiencia operativa se refiere a completar una tarea con menos recursos, ya sea tiempo, esfuerzo o capital. Por otro lado, la productividad es la capacidad de hacer mas con una cantidad media de recursos.
Para mejorar la productividad, las empresas tendrian que centrarse en asignar recursos establecidos para optimizar el resultado de una operacion. Para aumentar la eficiencia de un proceso, los administradores tratarian de reducir los recursos necesarios para ejecutar una funcion competente.
Por ejemplo, para mejorar la eficiencia del control de inventario, los administradores de almacenes tratarian de reducir el tiempo que se tarda en realizar recuentos de ciclos rutinarios y cantidades de existencias de insumos. Con el software de inventario, los almacenes pueden automatizar los procedimientos estandar, ahorrando tiempo y costos de mano de obra. La productividad y la eficiencia pueden mejorarse aun mas mediante un sistema de integracion que vincula el software de stock con otros procesos, como un sistema de punto de venta (POS) para realizar un seguimiento permanente de los productos entrantes y salientes.
10 pasos para mejorar la eficiencia operativa
Cuando las operaciones y el flujo de trabajo se ejecutan sin problemas, las empresas pueden centrarse en la atencion al cliente y el cumplimiento de pedidos para garantizar que estan proporcionando el mejor servicio. Por lo tanto, la eficiencia operativa optimizada puede aumentar las ventas, la satisfaccion, los ingresos y los margenes de beneficio. Las organizaciones que buscan activamente aumentar la eficiencia pueden seguir 10 pasos sencillos-
1. Comprender todas las operaciones empresariales
Aunque las evaluaciones de operaciones rutinarias pueden parecer mundanas, estos tutoriales pueden ayudar a identificar rapidamente los procesos ineficientes. Ademas de las comprobaciones programadas, las empresas deben llevar a cabo auditorias internas frecuentes, asi como metricas y analisis de indicadores clave de rendimiento (KPI) para conocer mejor sus operaciones.
2. Capacitar a los empleados en sistemas
Si los empleados no estan adecuadamente capacitados en todos los sistemas pertinentes, la eficiencia puede disminuir significativamente. Por lo tanto, los empleados deben asistir a una formacion cruzada regular sobre los procesos empresariales. Otras practicas recomendadas de capacitacion incluyen la publicacion publica de hojas de trucos, procedimientos operativos estandar (SOP) e informes de metodologia en cada estacion de trabajo para una consulta rapida.
3. Priorizar a los empleados
Si bien es facil perderse en cantidades y valores monetarios, las empresas deben recordar que las relaciones fuertes construyen un negocio. Priorizar a los empleados a traves de capacitacion e incentivos, aumenta la retencion y la satisfaccion de los trabajadores. Para mantener la mano de obra centrada en la eficiencia operativa y la productividad, las empresas pueden establecer KPI estandar y reconocer a los mejores resultados.
4. Centrarse en la gestion logistica de pedidos
A medida que una empresa crece y recibe cada vez mas volumenes de pedidos, sus operaciones de gestion logistica deben contar con las herramientas adecuadas para satisfacer las demandas cambiantes. Desde el mantenimiento rutinario hasta la implementacion de software de reabastecimiento avanzado, las empresas deben crear un entorno propicio para aumentar la productividad y la eficiencia.
5. Mejorar
el servicio al cliente En las empresas orientadas a los servicios, el menor fracaso o exito puede afectar significativamente el servicio al cliente y la satisfaccion. Al promover operaciones de back-end, como la relacion con los proveedores y el cumplimiento, las empresas pueden cumplir con los pedidos de manera eficiente y gestionar las preocupaciones de los clientes. Asegurar que las fases de la cadena de suministro se completen rapidamente y sin discrepancias puede mejorar el servicio al cliente en general.
6. Elimine los cuellos de botella
Mediante la aplicacion de herramientas de generacion de informes y analisis a las operaciones internas, desde el marketing hasta la gestion de las relaciones con los clientes, las empresas pueden realizar un seguimiento de los cuellos de botella que estan retrasando el proceso general. Por ejemplo, los graficos de Pareto colaboran informacion de graficos de lineas y barras para mostrar el porcentaje de composicion de un proceso y frecuencia de ocurrencia. Este modelo sofisticado puede ilustrar que funciones dentro de una operacion contribuyen mas a la finalizacion exitosa y cuales amortiguan los resultados, permitiendo a la administracion implementar alteraciones efectivas.
7. Una
vez implementadas las mejoras, deben establecerse nuevas normas para promover la eficiencia y la productividad. Sin embargo, las empresas deben aumentar las expectativas incrementalmente para mejorar el flujo de trabajo en lugar de utilizar medidas extremas, lo que puede abrumar a los empleados.
8. Procesos de revision y documentos
Una evaluacion presencial puede no siempre proporcionar suficiente informacion sobre las operaciones para permitir a la administracion identificar ineficiencias. Por lo tanto, es vital que se utilicen documentos detallados, como informes o listas de comprobacion, al revisar procesos para registrar observaciones y metricas. Esta informacion se puede transmitir a los analistas que pueden llevar a cabo mas investigaciones y sugerir mejoras.
9. Cross-Examine Operations with Peers
Construir relaciones entre pares y proveedores permite a las empresas examinar su rendimiento operativo frente a otros dentro de su sector. A traves de este proceso, las empresas pueden aprender nuevas estrategias e ideas que sus pares han considerado impactantes.
10. Evaluar la funcionalidad de cada sistema
Cuando las empresas utilizan tecnologia como software avanzado para mejorar la eficiencia operativa, necesitan asegurarse de que la solucion tambien se sometan a evaluaciones rutinarias. La revision de la funcionalidad de un servicio determina si, de hecho, beneficia a la empresa o si es solo un gasto anadido.
Como la integracion optimiza la eficiencia operativa
Un enfoque mas moderno para aumentar la eficiencia operativa dentro de los procesos empresariales es implementar una solucion de integracion. Los integradores de sistemas optimizan el flujo de trabajo compartiendo automaticamente las funciones de operacion y los datos de procesos dispares. Al eliminar los metodos de consolidacion manual, la integracion ahorra tiempo, esfuerzo y costes laborales a las empresas, al tiempo que reduce el riesgo de errores humanos. Las soluciones de integracion tambien reemplazan la documentacion fisica, reduciendo el desperdicio de papel y mejorando la comunicacion mediante el uso compartido de datos virtuales.
El software de integracion avanzada optimiza la eficiencia operativa al
- proporcionar acceso a datos en tiempo real
- Creacion de procesos internos transparentes
- Mejora del servicio al cliente y al cliente
- Evolucion de las operaciones con uso intensivo de papel a los informes analiticos
Para que las empresas mejoren con exito la eficiencia operativa, deben estar dispuestas a echar un vistazo a los detalles ocultos en sus procesos. Aqui, pueden definir las funciones que conducen a exitos y fallos, permitiendo a la administracion realizar cambios impactantes para aumentar la eficiencia operativa y la productividad.
Mejora de Procesos de Negocio 101- Definicion, Metodos y Mas Mejora de Procesos de
4 Pasos para la integracion eficiente de procesos
5 Formas de aumentar al instante la eficiencia empresarial La eficiencia empresarial
6 Pasos para optimizar el flujo de trabajo en cualquier empresa
