Que es un sistema de control interno? Todo por saber
Introduccion al Control Interno Efectivo
Cada empresa establecida tiene varios departamentos, como finanzas, recursos humanos, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Cada uno de estos sectores tiene diferentes responsabilidades y gestiona tareas separadas que son esenciales para la empresa en general. Sin embargo, sin un amplio mecanismo de control, los propietarios pueden encontrar dificultades para supervisar cada operacion.
Con un sistema de control interno, los ejecutivos pueden regular y estandarizar cada actividad dentro de los muros de la empresa. Esta practica autorizada no solo reduce la actividad fraudulenta, sino que tambien optimiza la eficiencia.
Elementos de los Sistemas de Control Interno
En primer lugar, un sistema de control interno es una estructura de politicas y programas que las empresas establecen para tranquilizar. Cada control interno individual representa un conjunto de mecanismos o reglas para una operacion especifica.
Por ejemplo, los departamentos financieros tienen varias regulaciones contables para prevenir el robo y el fraude de empleados. Sin embargo, las organizaciones pueden establecer el control en todos los departamentos para mejorar el cumplimiento y cada auditoria interna.
Con este sistema establecido, las empresas pueden garantizar que los empleados y las operaciones cumplan los objetivos establecidos. En las pequenas empresas, el propietario normalmente establece y supervisa el sistema de control interno. Por ejemplo, el propietario o gerente de startups completara los pedidos de inventario y los empleados de reserva en lugar de los empleados.
Esto se debe a que, al principio, solo el propietario tiene autoridad sobre las operaciones limitadas.
Una vez que el negocio se expande, los propietarios deben nombrar empleados de confianza para organizar diversas tareas y mantener las practicas actualizadas. De lo contrario, la empresa puede quedarse atrasada en el cumplimiento del pedido y las obligaciones financieras. Esto es cuando un sistema de control interno se vuelve esencial.
Los sistemas de control interno normalizan diversas practicas para prevenir errores y actividades fraudulentas. Los tres elementos principales de cada sistema de control interno son los siguientes.
Estudios de Control Ambiental muestran que el ambiente de trabajo es establecido y perpetuado por ejecutivos y otros superiores. Por lo tanto, si los accionistas relajan las regulaciones, tambien lo haran los empleados, lo que resulta en sistemas rezagados. Por otro lado, si los ejecutivos demuestran estar alerta y atencion al detalle, los trabajadores seguiran su ejemplo.
Sistema de contabilidad
Un sistema contable registra todas las transacciones, estados financieros y clasificacion a efectos de contabilidad. A traves de una amplia documentacion, las empresas pueden agilizar las auditorias y garantizar que sus libros sean precisos. Sin un sistema contable, el papeleo puede ser erroneo o anticuado.
Procedimiento de control
Un procedimiento de control almacena y facilita las politicas y programas adicionales que las empresas mantienen para el control de calidad. Estos procedimientos son unicos para cada organizacion y dependen de su industria.
Los 5 componentes de los sistemas de control interno
Aunque varios sistemas de control pueden centrarse en diferentes departamentos u operaciones, todos ellos deben tener los cinco componentes esenciales.
1. El control de los sistemas de
control del entorno debe ser capaz de manipular el espacio de trabajo para garantizar que los empleados permanezcan en un entorno saludable. Para lograr esto, muchas empresas enfatizan
- la
- rendicion de cuentas de los empleados
- Las declaraciones de mision
- Responsabilidades gerenciales
- Habilidades y deberes de cada rol Progreso de los
- objetivos
Al promover estos factores, las organizaciones pueden asegurarse de que todos esten en la misma pagina y trabajen hacia los mismos objetivos.
2. Evaluacion de riesgos
Una vez que los directores de proyectos establecen objetivos a corto y largo plazo, deben evaluar cualquier riesgo que pueda ponerlos en peligro. Los equipos de gestion de riesgos deben describir las amenazas internas y externas para evaluar su probabilidad y su impacto.
- Entre los riesgos comerciales comunes figuran los
- recortes presupuestarios
- Desaceleracion economica
- fluctuacion de la demanda de los clientes
- Desastres naturales
- Clima peligroso
- Nueva competencia
- que
3. Control
de actividad Despues de evaluar cada riesgo, las empresas pueden crear un plan de mitigacion respectivo. Es esencial que todos los empleados revisen y sigan los planes de prevencion de la mejor manera posible. De lo contrario, el plan es tan efectivo como el trabajador menos conforme.
En otras palabras, todos menos uno de los empleados podian seguir las instrucciones, y el sistema aun podria retrasarse. Por lo tanto, los supervisores deben hacer hincapie en la importancia de la gestion de riesgos y el cumplimiento de normas.
4. Recopilacion y comunicacion de datos
Cada operacion produce datos, independientemente de si se originan interna o externamente. Esta informacion contiene informacion valiosa sobre el rendimiento de los empleados, la eficiencia operativa y los riesgos emergentes. Por lo tanto, las empresas deben priorizar la recopilacion y refinacion de estos datos para desarrollar conocimientos practicos.
La forma mas facil de recopilar datos es integrando las soluciones de gestion existentes, como el control de inventario y el software de pedidos. Con un integrador de sistemas, las empresas pueden establecer una interfaz universal accesible para cada departamento. Esto elimina la necesidad de navegar manualmente por varios programas para localizar, recopilar y consolidar informacion.
En su lugar, el sistema utiliza el aprendizaje automatico para extraer datos en tiempo real de todos los mecanismos conectados. Las soluciones sofisticadas incluso tienen funciones de analisis que generan informes detallados a partir de informacion historica y actual. Mediante el desarrollo de ayudas visuales y tendencias, estas soluciones desglosan los datos sin procesar en conocimientos completos.
Los equipos de administracion pueden incorporar estos conocimientos en el sistema de control interno para mejorar la eficiencia operativa y la productividad. Sin embargo, los gerentes deben asegurarse de explicar a fondo cada cambio a los empleados, para que sean conscientes de sus responsabilidades. A traves de la comunicacion abierta, los trabajadores, accionistas y terceros entienden las expectativas de cada rol.
5. Monitoreo
Una vez que el sistema de control interno esta funcionando, la administracion debe supervisar continuamente su rendimiento y eficacia para detectar cualquier problema emergente. Si surgen problemas o los sistemas empiezan a retrasarse, los gerentes deben detener el programa y evaluar las ineficiencias. Esta practica evita los efectos de la bola de nieve que se producen cuando los riesgos pasan desapercibidos y se convierten en problemas mas significativos.
4 Caracteristicas de un sistema adecuado de control interno El
establecimiento de un sistema de control interno impactante requiere una planificacion organizativa exhaustiva y la cooperacion de cada uno de los interesados. Al prestar atencion a cada detalle, los gerentes pueden asegurarse de que el sistema de control es
1. Proteger los activos de la empresa contra robos y desperdicios excesivos.
2. Asegurarse de que el negocio siga cumpliendo con las regulaciones y politicas de la industria.
3. Evaluar las funciones y la productividad de cada empleado para aumentar la eficiencia operativa.
4. Garantizar que los datos operativos y financieros esten actualizados y precisos.
Es importante senalar que las empresas pueden alcanzar estas caracteristicas utilizando diferentes metodos. Por lo tanto, es responsabilidad de los accionistas determinar que estrategia de control se adapta mejor al modelo y a las necesidades de su empresa.
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