Vollstaendiger Leitfaden zur Verwaltung von Geschaeftsdokumenten fuer Kleinunternehmen

Einfuehrung in Geschaeftsunterlagen

Beim Betrieb eines kleinen Unternehmens werden die Unterlagen in Bezug auf vertrauliche Informationen und Finanzen weiter wachsen und sich ansammeln. Um sicherzustellen, dass Geschaeftsdokumente organisiert und zugaenglich sind, muss ein Managementsystem eingerichtet werden.

Diese Verfahren muessen ueber das Organisieren von Dateien in einem ordentlichen Stapel oder Stapel hinausgehen. Stattdessen umfasst das Management von Geschaeftsdokumenten die Erstellung eines Archivierungs- und Abrufsystems sowie die Implementierung digitaler Ressourcen. Dies wird eine verbesserte Produktivitaet ermoeglichen und dazu beitragen, eine stressfreie Arbeitsplatzkultur zu foerdern.

Was sind Geschaeftsdokumente?

Geschaeftsdokumente sind Dateien, die mit internen und externen Transaktionen innerhalb eines Unternehmens verbunden sind. Sie koennen auch mit Compliance-Vereinbarungen und Corporate Governance wie schriftlichen Regeln und Verfahren zusammenhaengen. In der Regel sind Geschaeftsdokumente aufgrund der damit verbundenen Informationen vertraulich. Viele Organisationen werden ihre Geschaeftsdokumente mit den folgenden Methoden organisieren.

1. Go Through Documents and Declutter

Das Entfernen unnoetiger Papierkram ist der erste Schritt zur Organisation von Geschaeftsdokumenten. Zeitschriften, unbrauchbare Notizen und Newsletter sollten geschreddert oder recycelt werden. Wichtige Dateien sollten dann in einem beschrifteten Schrank oder Aktensystem organisiert werden. Wenn das Unternehmen auf papierlose Plattformen umstellt, sollten physische Dokumente gescannt und digitalisiert werden.

2. Implementieren Sie Produktivitaetstools


Es gibt viele moderne Apps und Softwareloesungen, die zur Steigerung der Produktivitaet beitragen Zum Beispiel gibt es Buchhaltungs- und Buchhaltungsinstrumente, die das Rechnungs- und Zahlungsmanagement vereinfachen. Unternehmen koennen auch in Bestandsverwaltungssoftware investieren, um die Anzahl der Lagerbestaende und die Nachverfolgung zu optimieren. Diese Tools verbessern die Produktivitaet und reduzieren die Menge an unnoetigem Papierkram im Buero oder Lager.

3. Organisieren Sie das Computersystem


Viele Besitzer von Kleinunternehmen werden grosse Mengen an Arbeit an ihren Computern ausfuehren. Dies fuehrt dazu, dass viele Dateien und digitale Dokumente auf Desktops und grosse Mengen an E-Mails gespeichert werden. Um zu verhindern, dass sich der Computer verlangsamt und die Produktivitaet steigert, muessen die Eigentuemer ihre Desktops und Postfaecher regelmaessig aufladen. Durch die Schaffung eines digitalen Ablagesystems wird sichergestellt, dass wichtige Dokumente ordnungsgemaess gespeichert werden. Es ist auch wichtig, die Software zu aktualisieren und nach Viren zu suchen, um sicherzustellen, dass alle Dateien gesichert sind.

4 Wichtige Arten von Geschaeftsdokumenten

Geschaeftsdokumente gibt es in vielen Formen. Im Folgenden finden Sie 4 Kerntypen von Dateien, die Organisationen in der Regel erstellen, freigeben und verwalten.

1. Gruendungsdokumente

Dies sind permanente Unternehmensunterlagen, die sicher aufbewahrt werden muessen. Das Folgende sind gaengige Gruendungsdokumente.

• Partnerschaftsvereinbarung Vertraege

• Informationen ueber den Verwaltungsrat Zertifikate der

• Behoerde

• Namensregistrierung

• Satzungen

• Vertretungsvereinbarung ueber geistiges Eigentum

• Immobiliendokumente

• Betriebsvereinbarung Aufzeichnungen

• Geschaeftsplan

2. Personal- und

Personalaktenorganisationen sind gesetzlich verpflichtet, Dateien ueber ihre Mitarbeiter fuer einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Diese Dokumente sind hilfreich, wenn eine Beschwerde eingereicht wurde und Unternehmen einen Nachweis ueber ihre Mitarbeiter erbringen muessen.

Dokumente, die sich auf Mitarbeiter beziehen, enthalten normalerweise Folgendes.

• Rekrutierungsunterlagen - Stellenausschreibungen, Stellenbeschreibungen, Lebenslaeufe, Stellenantraege und Screening-Dateien muessen zur Hand gehalten werden. Laut der Equal Employment Opportunity Commission muessen diese Dokumente ab dem ersten oder letzten Arbeitstag des Arbeitnehmers fuer ein Jahr gespeichert werden.

• Arbeitsvertrag - Dies umfasst Arbeitnehmerhandbuecher, Geheimhaltungsvereinbarungen und schriftliche Richtlinien, die ein Mitarbeiter unterzeichnet hat. Diese Vertraege muessen vom Unternehmen mindestens 1 Jahr aufbewahrt werden.

• Behindertenaufzeichnungen - Das Americans With Disabilities Act verlangt, dass Unternehmen alle Invaliditaetsinformationen, wie Unterkunftswuensche, 1 Jahr lang aufbewahren.

• Akten fuer medizinische Leistungen - Aufzeichnungen wie Leistungsplaene und Mitarbeitereinschreibung sollten 1 Jahr lang aufbewahrt werden.

• Mitarbeiterakten - Dies umfasst Verguetungsinformationen, Befoerderungsdokumente, Leistungsbewertungen, Zeitkarten und Kuendigungsdokumente. Die Arbeitgeber muessen diese Aufzeichnungen 2 Jahre lang aufbewahren.

• Gehaltsabrechnungsdokumente - Das Fair Labor Standards Act, Equal Pay Act und Age Discrimination in Employment Act erfordern, dass Unternehmen die Lohnaufzeichnungen fuer 2-3 Jahre aufbewahren.

• Family and Medical Leave Act (FMLA) - Arbeitgeber muessen die FMLA-Anfragen und andere zugehoerige Dokumente ihres Mitarbeiters fuer 3 Jahre speichern.

• Dokumente zur Arbeitserlaubnis - Unternehmen muessen die I-9-Dokumente jedes ihrer Mitarbeiter fuer 3 Jahre nach dem Einstellungsdatum oder ein Jahr nach dem Kuendigungsdatum aufbewahren.

• Unfallaufzeichnungen - Laut der Occupational Safety and Health Administration (OSHA) muessen Unternehmen 5 Jahre lang Aufzeichnungen ueber Arbeitsunfaelle aufbewahren.

• Entschaedigungsunterlagen fuer Arbeitskraefte - Wenn der Betrieb eines Unternehmens zu Gefahren und Krankheiten fuehren kann, muss der Arbeitgeber 30 Jahre lang die Exposition der Mitarbeiter und alle zugehoerigen medizinischen Akten aufzeichnen.

3. Finanzunterlagen

Gemaess den Anforderungen des Internal Revenue Service (IRS) muessen Arbeitgeber verschiedene Finanz- und Steuerunterlagen fuehren. Dazu gehoeren die folgenden.

• Steuererklaerungen

• Umsatzsteuerregistrierungen und -rueckgaben

• Rechnungen und Quittungen
  • Bankaufstellungen
  Lohnsteuerbelege

• • Anlagendokumentation

• Aufzeichnungen der Wertschaetzung

• Kreditdokumente

• Finanzerfassungen und Ledger

• Business-Kreditkartendatensaetze

4. Rechtliche Dokumente

Unternehmen aller Groessen werden ueber verschiedene Arten von juristischen Unterlagen verfuegen. Diese Dokumente enthalten im Allgemeinen Folgendes.

• Vertraege mit Anbietern und Drittunternehmen

• Lizenzen und Genehmigungen

• Immobilienlease

• Versicherungspolicen fuer Eigentum und Personal

• Marken-, Patent- und Urheberrechtsvertraege

• Protokolle fuer den Verwaltungsrat -Meetings

• Jahresberichte fuer den Staatssekretaer

• Autoritaetsbescheinigungen

Best Practices fuer Business Document Management

Ein effektives und proaktives Geschaeftsdokumentenverwaltungssystem stellt sicher, dass alle Dateien sicher organisiert und gespeichert sind. Wenn Unternehmen Managementtechniken entwickeln, muessen sie ihre Papierakten und elektronischen Aufzeichnungen beruecksichtigen. Darueber hinaus sollte das System E-Mail-Management und die ordnungsgemaesse Nutzung des Cloud-Speichers umfassen. Einige Best Practices Geschaeftsteams koennen mit Folgendem beginnen.

Alle Papierdokumente neu organisieren

Bei der Arbeit mit physischen Dateien sollten Teams mit einer Reorganisation beginnen. Zunaechst sollten alle Dokumente basierend auf ihren Informationen gesammelt und kategorisiert werden. Nachdem die Dateien getrennt sind, kann das Team sie in einem eigenen beschrifteten Ordner oder Aktenschrank ablegen. Durch die regelmaessige Pflege und Beseitigung unnoetiger oder alter Papiere wird sichergestellt, dass die richtigen Dateien bequem zugaenglich sind.

Update des digitalen Ablagesystems

Ein digitales Ablagesystem beinhaltet Methoden zum Erstellen, Speichern, Abrufen und Sichern elektronischer Dokumente. Es beinhaltet auch die Implementierung von Sicherheitsmassnahmen, um sicherzustellen, dass vertrauliche und wichtige Dateien vor Bedrohungen und Datenschutzverletzungen geschuetzt sind. Bei der Entwicklung eines Online-Anmeldesystems sollten Teams diese wichtigen Tipps verwenden.

• Haben Sie eine Standard-Dateibenennungskonvention - Wenn alle Dateien kurze und spezifische Namen haben, koennen die Mitarbeiter sie schnell und einfach identifizieren. Oft werden Datumsangaben, Nummerierungsschemata oder Kategoriekennungen in Dateinamen zur Spezifitaet verwendet. Dies spart den Mitarbeitern Zeit und reduziert den Stress im Zusammenhang mit dem Auffinden einer Datei.

• Ordner fuer relevante Dateien erstellen - Das Sammeln relevanter Dokumente in einer Datei hilft dabei, den Desktop zu entwirnen. Beispielsweise koennen Teams ihre Steuerunterlagen und Gehaltsabrechnungen in einen Ordner mit dem Titel Financial Papers einfuegen.

• Dateien regelmaessig aktualisieren - Aehnlich wie beim Organisieren physischer Dateien sollten Teams alte Dateien aktualisieren und von ihrem Desktop entfernen. Indem sie veraltete Papiere verwerfen, haben die Mitarbeiter mehr Einblick in die, die sie benoetigen.

• Planen Sie regelmaessige Backups - Geschaeftsteams sollten ihre elektronischen Papiere regelmaessig auf einem separaten Laufwerk oder Standort speichern, wenn potenzielle Datenverluste oder Bedrohungen vorliegen.

• Ordner verschachteln - Wenn ein Ordner viele Dateien enthaelt, ist es hilfreich, Ordner innerhalb des uebergeordneten Ordners zu erstellen. Dadurch werden die verschiedenen Dokumente weiter in eine Unterkategorie organisiert.