So optimieren Sie Prozesse- Ultimativer Leitfaden fuer Unternehmen

Moderne Technologie hat Unternehmen die Moeglichkeit gegeben, ihre internen Prozesse zu verbessern, indem sie von manuellen Methoden zur Automatisierung wechseln.

Traditionelle Prozesse erfordern uebermaessige Arbeit, Zeit und Ressourcen, um zu vervollstaendigen, so dass Unternehmen Gefahr bestehen, hinter der Konkurrenz zu fallen. Manuelle Methoden erhoehen auch das Risiko von Fehlkommunikation, vergessenen Verfahren und verlorenen Papierkram.

Moderne Software ist jedoch in der Lage, Prozesse zu rationalisieren, indem Standardaufgaben automatisiert werden, sodass Mitarbeiter Projekte bearbeiten koennen, die mehr Aufmerksamkeit erfordern. Dies macht den taeglichen Betrieb, wie Verwaltungsarbeit, effizienter und einfacher zu verwalten.

Was bedeutet es, einen Prozess zu optimieren?

Straffung ist der Akt der Verbesserung eines Elements, Systems oder Prozesses, um es einfacher oder effizienter zu machen. Die Optimierung der Kundenfakturierung bedeutet beispielsweise, den Dokumentationsprozess zu verbessern, sodass die Schritte schneller, wiederholbar und konsistent sind.

In Bezug auf die Geschaeftstaetigkeit sorgt ein optimierter Prozess dafuer, dass jeder Schritt, der zur Ausfuehrung einer Aufgabe unternommen wird, umfassend, wiederholbar ist und auf ein letztes Ziel hin arbeitet. Jeder Job kann ein kleiner Teil eines Gesamtprozesses oder ein separates Ereignis sein.

Zum Beispiel erfordert das Einsteigen eines neuen Mitarbeiters mehrere Schritte, z. B. das Ausfuellen von Papierkram, die Schulung und die Einfuehrung der Mitarbeiter. Das Management kann den Dokumentationsprozess mithilfe von Software, z. B. einem Personalsystem, optimieren. Die

Software kann die Informationen des neuen Mieters speichern, um automatisch Felder im Leistungspaket und anderen Papierkram auszufuellen, was den Onboarding-Prozess vereinfacht.

Erweiterte Software kann sowohl Ablaeufe als auch Prozesse rationalisieren. Unabhaengig davon, wo sich ein Unternehmen in der Supply Chain befindet, hat Software die Macht, mehrere Funktionen zu rationalisieren, wie-

• Administration

• Sales and Marketing Finance und

• Buchhaltung

• Order Fulfillment Order

• Procurement Procurement

• Bestandsmanagement

• Kundenbeziehungsmanagement
  • IT-Management

• Prognosen

• Asset Management

• Supply Chain Management

• Compliance Audits

• Projektmanagement

• Reporting

10 Schritte zur Optimierung der Prozesse Die

Optimierung von Geschaeftsprozessen muss kein kompliziertes, frustrierendes Projekt sein. Mit Fokus und nur 10 Schritten kann das Management Ablaeufe rationalisieren, bei denen Workflow und Effizienz verbessert werden muessen-

1. Workflow analysieren

Zunaechst muessen Unternehmen eine Liste der Prozesse skizzieren, die verbessert werden muessen. Diese Liste sollte Vorgaenge nach Abteilung, Prioritaet und Arbeitsintensitaet organisieren.

Dann muss das Management jeden Prozess gruendlich analysieren, einschliesslich jeder Schritt, Prozedur und Key Performance Indicator (KPI). Dies zeigt, wie gut das Geschaeft operiert hat und seine Schwaechen.Das

Management sollte auch in Erwaegung ziehen, mit Mitarbeitern zu sprechen, die Prozesse orchestrieren, um Feedback und Einblicke zu erhalten.

2. Identifizieren Sie Bereiche des Schwerpunkts


Als naechstes muss das Management die gesammelten Daten analysieren, um festzustellen, welche Bereiche verbessert werden muessen. Alle Vorgaenge, die abschweifende Produktivitaet, Leistung oder niedrige Zufriedenheitsraten aufweisen, sollten priorisiert werden.
Ineffizienzen und andere Faktoren, die Verzoegerungsprozesse verursachen, muessen definiert und ausgewertet werden. Auf diese Weise kann das Management bestimmen, welche Aenderungen die Leistung verbessern koennen.

3. Aufschluesselung Jeder Prozess

Um die Auswertung zu vereinfachen, sollte jeder Prozess weiter in ueberschaubare Schritte untergliedert werden. Dadurch ist es viel einfacher, Abhaengigkeiten, Ineffizienzen und kritische Punkte eines Vorgangs zu erkennen.
Projektmanager muessen jedoch das Ziel im Auge behalten, diesen Schritt nicht zu komplizieren.

4. Aufgaben priorisieren

Sobald die Prozesse aufgeschluesselt sind, ist es an der Zeit, jeden einzelnen auf einer Skala von 1 bis 10 basierend auf ihrer Wichtigkeit zu rangieren. Dadurch werden die Vorgaenge priorisiert, um den Workflow aufrechtzuerhalten und die Effizienz zu steigern.

5. Alles aufzeichnen

Jeder Schritt jedes Prozesses sollte zur Qualitaetssicherung und zukuenftigen Referenz angemessen dokumentiert werden. Das Management kann das Verfahren auf Papier oder digital innerhalb einer zentralen Software aufzeichnen, so dass es allen Mitarbeitern zur Verfuegung steht.

Mit einer detaillierten Aufzeichnung kann das Management zurueckblicken, um zu sehen, welche Schritte geaendert werden muessen, wenn das Ergebnis weniger als ideal ist. Es ermoeglicht auch zukuenftigen Mitarbeitern, den Vorgang bei Bedarf zu wiederholen.

6. Automatisieren Sie Workflow

Viele Unternehmen haben sich dafuer entschieden, ihren Workflow mit Software zu automatisieren, die sich wiederholende Standardaufgaben wie das Ausfuellen und Speichern von Papierkram uebernimmt. Diese Loesungen reduzieren das Risiko menschlicher Fehler wie Fehler, Fehlrechnungen und Fehlkommunikation.

Moderne Software bietet auch einzigartige Funktionen und Tools, wie automatische Systemintegration, Warnungen und Nachbestellungen, um den Workflow zu optimieren.

7. Neuen Workflow auswerten

An diesem Punkt ist es an der Zeit, den neuen Prozess zu ueberpruefen, um festzustellen, ob sich der Workflow verbessert hat. Dies erfordert einen Live-Test am Arbeitsplatz, so dass das Management aktiv das Endergebnis sehen kann.

Organisationen sollten detaillierte Notizen ueber alle Stoerungen oder Ineffizienzen im Prozess fuer zukuenftige Aenderungen machen.

8. Bleiben Sie flexibel

Sobald der Workflow getestet wurde, muss das Management auf der Grundlage der Ergebnisse und ihrer Notizen Verbesserungen vornehmen. Dieser Schritt kann zeitaufwaendig sein, da die Implementierung von Aenderungen haeufig umfangreiches Brainstorming und Versuch und Irrtum erfordert.

Bei jeder Aenderung sollte der Workflow neu bewertet werden, um sicherzustellen, dass kein neues Problem fuer sequenzielle Schritte oder Prozesse entsteht.

9. Testen Sie den neuen Workflow

Nachdem alle Verbesserungen korrekt vorhanden sind und der neue Prozess getestet wurde, ist es Zeit fuer die endgueltige Implementierung. Das Projektmanagement sollte Mitarbeiter auf den neuen Prozess ausbilden und ein detailliertes Standardarbeitsverfahren (SOP) als Referenz bereitstellen.

Es sollte auch Zeit fuer Mitarbeiter geben, Fragen zu stellen und Bedenken bezueglich des neuen Workflows anzusprechen.

10. Aenderungen vornehmen

Es ist wichtig, nicht entmutigt zu werden, wenn der neue Workflow nicht sofort perfekt ist, da es oft Zeit braucht, um Knicke zu trainieren. Moeglicherweise muessen zusaetzliche Bewertungen und Verbesserungen vorgenommen werden, um den Prozess zu verfeinern und ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen.Wieder

einmal sollten Unternehmen die Verwendung von Managementsoftware erwaegen, um Ablaeufe anzupassen und den Workflow zu optimieren.

5 Vorteile optimierter Prozesse Durch die

Optimierung interner Prozesse kann die betriebliche Effizienz erheblich verbessert und ein optimaler Workflow aufrechterhalten werden. Dies ermoeglicht Unternehmen-

• Sparen Sie Zeit

• Sparen Sie Geld

• Verbesserung der Kommunikation

• Dokumentation verbessern

• Engpaesse identifizieren

5 Tipps fuer

Prozessautomatisierungsunternehmen, die Automatisierungswerkzeuge implementieren moechten, um den Workflow zu optimieren, muessen-

1. Studieren Sie die

Prozessimplementierungsautomatisierung kann ein kniffliges Projekt sein, wenn der Prozess nicht zuerst ausgewertet wurde. Das
Management sollte damit beginnen, den Vorgang zu skizzieren, der automatisiert werden muss, indem Schritte definiert und Duplikate eliminiert werden. Dies hilft, einen nahtlosen Uebergang zur Automatisierung zu schaffen, ohne die Software-Programmierung anpassen zu muessen.

Zum Beispiel kann bei Kontoforderungen waehrend der geschaeftigen Saison ein hohes Volumen an Einlagen auftreten, was die Finanzabteilung hinkt. Mit der Buchhaltungssoftware koennen Mitarbeiter den Sammlungs- und Aufzeichnungsprozess optimieren.

2. Konzentrieren Sie sich auf die Anwendungen


Viele Unternehmen machen den Fehler, zuerst eine Loesung zu entwickeln und dann versuchen, sie an verschiedene Prozesse anzupassen. Dies kann eine erhebliche Menge an Zeit und Geld fuer die Neuprogrammierung der Software fuer mehrere Aufgaben verschwenden.

Stattdessen sollte die Anwendung zuerst fuer jeden Prozess abgebildet werden, dann sollten Entwickler beginnen, eine spezifische Loesung fuer jede Abteilung zu erstellen. Dies vermeidet die Notwendigkeit, die Infrastruktur zu ueberarbeiten, Redundanzen zu loeschen und Aenderungen fuer jede Aufgabe vorzunehmen.

3. Research the Return on Investment of Automation

Ein weiteres Element, das Unternehmen tendenziell uebersehen, ist die Return on Investment (ROI) einer Loesung. Die Zeit, Energie und Ressourcen, die es braucht, um eine Loesung zu schaffen, duerfen die Zeit und die Kosten, die sie zurueckzahlen wird, nicht ueberwiegen.
Unternehmen koennen mehr als 500.000 US-Dollar fuer die Entwicklung und Implementierung von Managementsoftware ausgeben.

Wenn die Loesung dem Unternehmen jedoch nur ein paar tausend Dollar spart, ist es die Investition nicht wert.
Daher sollte das Management gruendlich die Kosten fuer die Erstellung eines neuen Systems sowie deren Prozess untersuchen und feststellen, ob sich die Loesung positiv auf den Workflow auswirkt.

4. Denken Sie, dass

die langfristige Ueberpruefung des ROI eine weitere Moeglichkeit ist, sicherzustellen, dass die Investition langfristig Auswirkungen hat.
Automatisierung sollte nicht nur sofort Auswirkungen haben, sondern auch die langfristige Leistung eines Unternehmens verbessern. Eine Loesung sollte in der Lage sein, die Skalierbarkeit eines Unternehmens zu verbessern und gleichzeitig wachsen zu koennen. Andernfalls wird die Organisation der Software entwachsen und muss in ein anderes System reinvestieren, was noch mehr Zeit und Kapital erfordert.

Grosse Unternehmen sollten die 80-20-Regel anwenden, bei der eine Veraenderung von 20% der Geschaeftstaetigkeit des Unternehmens zu 80% Verbesserungen fuehrt. Wenn die Prozesse diesem Standard nicht entsprechen, sollte die Verwaltung eine Ueberarbeitung der Loesung in Erwaegung ziehen.

5. Verwenden Sie vorprogrammierte Loesungen, wenn moeglich,

Waehrend grosse Unternehmen oft in kundenspezifische Loesungen investieren, koennen sie sehr teuer sein. Wahrscheinlich finden Unternehmen, die einen Prozess automatisieren moechten, eine fertige Software, die viel kosteneffizienter und integrationsfreundlicher ist.

Daher sollten sich kleine Unternehmen nach Moeglichkeit fuer vorprogrammierte Loesungen entscheiden, um Zeit und Geld zu sparen. Das Management kann mit aehnlichen Unternehmen sprechen, um die Anbieter zu ermitteln, die ihre Beduerfnisse am besten erfuellen.

Wenn das Unternehmen bereits Systeme eingerichtet hat, sollte der Projektmanager sicher sein, den Anbieter zu fragen, ob seine Dienste kompatibel sind.Die



Optimierung eines Prozesses erfordert viel Liebe zum Detail, viel Zeit und Wissen ueber moderne Technologie. Unternehmen, die nachtraegliche Ablaeufe rationalisieren, koennen jedoch ihre Effizienz verbessern, um Produktivitaet und Rentabilitaet zu steigern.