Business Process Automation 101- Typen von BPA & Wann sie verwendet werden sollen Die
Unternehmen koennen Zeit sparen, die fuer eintoenige taegliche Ablaeufe aufgewendet werden, indem sie Geschaeftsprozessautomatisierung implementieren, um den Betrieb zu optimieren.
Von der Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter bis hin zur Regulierung von Bestandsbestellungen kann die Dateneingabe in diese sich wiederholenden Aufgaben die wertvolle Zeit und das Kapital eines Unternehmens in Anspruch nehmen. Durch die Verwendung von Prozessautomatisierungssoftware koennen Unternehmen Lieferkettenoperationen schnell verfolgen und Management-Zeit fuer kompliziertere Projekte festlegen.
Was ist Business Process Automation?
Business Process Automation (BPA) ist eine Workflow-Management-Technologie, die Prozeduren automatisiert und ohne menschliches Eingreifen ausgefuehrt werden kann. Diese Loesung zielt darauf ab, Betriebs- und Arbeitskosten zu senken.
Eine Forrester-Studie zeigt, dass Automatisierungssoftware die Gesamtbetriebskosten um bis zu 90% senken kann.
Die Dateneingabe allein kann zeitaufwaendig sein, insbesondere beim Umgang mit mehreren Systemen. Business Automation uebertraegt Daten ueber alle notwendigen Plattformen und befreit die Mitarbeiter von der gezogenen Bueroarbeit. Stattdessen koennen sich die Mitarbeiter auf komplexere Unternehmensprojekte konzentrieren, z. B. Expansionsunternehmen.
Neben dem Dokumentenmanagement zielt BPA darauf ab, etablierte Workflow-Software durch Integration zu verbessern. Durch die Zusammenarbeit automatisierter Systeme koennen Unternehmen problemlos verschiedene Ablaeufe wie Mitarbeiteronboarding, Personalprojekte und Berichtsanalysen aufrechterhalten. Die Workflow-Automatisierung kann auch kompliziertere Aufgaben ausfuehren, von der Systemverwaltung bis hin zu E-Mail-Diensten.
BPA regelt alle integrierten Loesungen, indem Aktionen zur Fehlerbehebung gestartet und Benutzer benachrichtigt werden, wenn ein technischer Fehler aufgetreten ist. Die BPA-Software kann auch so programmiert werden, dass geplante interne, Drittanbieter- und Marketing-E-Mails gesendet werden, sodass Mitarbeiter arbeiten und planen koennen. Mit der Prozessautomatisierung koennen Unternehmen ihre Gesamteffizienz steigern, indem sie die Servicegeschwindigkeit erhoehen und menschliche Fehler reduzieren.
Es gibt verschiedene Arten von BPA-Loesungen, die sich in den Projektmanagement-Funktionen unterscheiden. Zu den vier Standardmodellen, die in der Komplexitaet vorankommen, gehoeren-
1. Basic Automation - Ein grundlegendes Automatisierungs-Tool rationalisiert einfache Geschaeftsablaeufe, wie Abteilungsnachrichten, und stellt eine zentrale Datenbank bereit, um auf alle Informationen ueber eine Schnittstelle zuzugreifen.
2. Prozessautomatisierung -Dieses Prozessmanagement speichert Aufgabendatensaetze, um die Datentransparenz und Konsistenz im gesamten Unternehmen zu verbessern. Beispielsweise kann ein Unternehmen die Prozessautomatisierung verwenden, um Dateien zwischen Abteilungen zu uebertragen.
3. Integration Automation - Als komplexeres Modell ermoeglicht die Integrationsautomatisierung Maschinen und Software imitieren, wie Benutzer Operationen ausfuehren, um ihre Aktionen zu wiederholen.
4. Kuenstliche Intelligenz (KI) Automation - KI ist die fortschrittlichste BPA-Technologie, da sie datenbasierte Entscheidungen aus eigenen Analysen trifft. Die Implementierung von KI in Fertigungsprozessen ermoeglicht es der Loesung, Daten zu verdauen und Plaene auszufuehren, um Fehler in der Lieferkette zu reduzieren. Unternehmen nutzen diese Loesung beispielsweise, um Risiken im Versand wie Verzoegerungen und potenzielle Schaeden mithilfe von Sendungssensoren zu erkennen. Dies ermoeglicht es dem System, Benutzer zu warnen, im Falle eines Vorfalls Korrekturmassnahmen zu ergreifen, um Betriebsverzoegerungen zu minimieren.
Beispiele fuer BPA
BPA Services verfuegen ueber umfangreiche Funktionalitaet und koennen in verschiedenen Supply Chain und Business Phasen implementiert werden. Unternehmen koennen mit der Straffung der taeglichen Ablaeufe beginnen, wie zum Beispiel-
1. Mitarbeiter-OnboardingDie
Einstellung neuer Mitarbeiter ist kein einfacher Prozess, da es umfangreiche Papierkram und Schulungen umfasst. Das Ausfuellen von Antraegen, Informationsformularen, Leistungsvereinbarungen und die Einrichtung neuer Konten ist unter anderem sehr zeitaufwendig. Ohne Automatisierungsloesung koennen Formulare verlegt, falsch ausgefuellt oder vollstaendig vergessen werden.
Daher kann die Implementierung von BPA-Software den Onboarding-Prozess der Mitarbeiter rationalisieren, indem-
- Reduzierung von Papierkram durch elektronische Datenfreigabe
- Sicherstellen, dass alle Formulare vollstaendig sind, indem leere Felder identifiziert werden
- Erhoehte Servicegeschwindigkeit
- Produktivitaet
- Foerderung der Mitarbeiterzufriedenheit
2. Bestellungen
Abschliessen von Bestellanforderungen ist eine Linienaufgabe, die zwischen Unternehmen und Drittanbietern durchgefuehrt wird. Zunaechst fuellt ein autorisierter Mitarbeiter ein Bestellformular aus, das von der Finanzabteilung ueberprueft und genehmigt werden muss. Nach der Genehmigung wird das Formular an den entsprechenden Lieferanten und Lagerbestandsteam gesendet. Dieser Vorgang kann Tage bis Wochen dauern, bis er manuell abgeschlossen wird.Die
Verwendung eines Prozessautomatisierungsdienstes verfolgt jedoch schnell den Bestellvorgang durch-
- Umgehende Uebertragung von Papierkram an die gewuenschten Parteien
- Steigerung der Produktivitaet
- Sicherstellen, dass alle Formulare vollstaendig sind
- Warnmeldungen Benutzer bei Auftreten
- von Fehlern Mitarbeiter bei Lieferaktualisierungen
3. BedarfsprognosenDie
Bedarfsprognosen erfordern konsequent aktualisierte Informationen zu Umsatz und Bestand, damit Manager datenbasierte Entscheidungen zu Bestandsauftraegen, Logistik und Marketing treffen koennen. Ohne einen integrierten Automatisierungsservice muessten bestimmte Mitarbeiter durch zahlreiche Software und Berichte navigieren, um alle geeigneten Daten zusammenzufassen. Durch die kontinuierliche Erfassung von Daten aus POS-Systemen waehrend der Transaktionen werden Mengen automatisch in das Prognosesystem eingegeben, um die zukuenftige Nachfrage zu schaetzen und die Umsatzentwicklung zu ueberwachen.
Durch die Implementierung einer BPA-Loesung, die in Point-of-Sale (POS-Systeme), Bestandsverwaltung und Prognose-Software integriert ist, koennen Unternehmen die
- Datentransparenz erhoehen
- Optimieren von Bestellungen und Marketingkampagnen,
- fundierte Entscheidungen treffen
- Zugriff auf Echtzeit Daten
4. Bestandskontrolle
Traditionelle Methoden der Bestandskontrolle erfordern kontinuierliche manuelle Zykluszaehlungen, was zu einer hohen Wahrscheinlichkeit von menschlichen Fehlern fuehren kann. Fehlgezaehlte Aktien und Diskrepanzen koennen zu Ueber- und Unterbestaenden fuehren, was sich negativ auf die Gewinnmargen und das Ergebnis auswirkt, indem sie sich unzureichend auf die Verbrauchernachfrage vorbereiten. Automatisierungsmethoden wie Scanner und Software koennen jedoch die Inventarzaehlung optimieren.
Durch die Automatisierung der Bestandssteuerung mit Inventar- und BPA-Software koennen Organisationen-
- Erhoehen Sie die Bestandsgenauigkeit
- Verbessern Sie die Effizienz und Produktivitaet der Lieferkette
- Sparen Sie Zeit und Betriebskosten
- Definieren Sie Nachbestellpunkte Diese Automatisierung gewaehrleistet Unternehmen koennen Lagerbestaende, Ueberbestaende und Bestandsabweichungen vermeiden, was sich positiv auf das Geschaeftsergebnis auswirkt.
Die Verwendung von BPA
Moderne Automatisierungspraktiken sind so weit fortgeschritten, dass sie manchmal vollstaendig eine Operation uebernehmen koennen. Einige Aufgaben erfordern jedoch immer noch menschliches Eingreifen und kritisches Denken. Es ist wichtig zu verstehen, welche Verfahren durch BPA-Loesungen verbessert werden koennen und welche mit praktischen Anstrengungen besser sind.
Wann ist BPA eine gute Idee?
Wiederholte Aufgaben
Die Lieferkette besteht aus wiederholten Operationen von der Fertigung bis zur Auftragsabwicklung, ganz zu schweigen von den Verfahren, die erforderlich sind, um die Mitarbeiter und Einrichtungen zu verwalten. Studien zeigen, dass 90% der Mitarbeiter mit sich wiederholenden Ablaeufen belastet sind, die ueber BPA abgewickelt werden koennten. Daher koennen Unternehmen automatisierte Systeme implementieren, um Folgendes zu handhaben-
- Management-Softwareupdates
- Sicherheitsueberwachung Zeiterfassung
- Bestellung Erfuellung
- Lagerbestandskontrolle
- Versand
- Bestellungen
- Fakturierung
Sensorbasierte
Tracking-Organisationen beginnen mit der Implementierung der IoT-Technologie (Internet of Things) wie Sensoren, Scanner und Netzwerke, um ihre automatisierten Prozesse zu optimieren. Mit der BPA-Software koennen Unternehmen alle Systemaktivitaeten und -leistungen ueberwachen, um sicherzustellen, dass die Ablaeufe effizient ausgefuehrt werden. Dies gilt insbesondere, wenn es darum geht, Lagerbestaende innerhalb und ausserhalb des Lagers zu behandeln, einschliesslich-
- Zykluszaehler
- Ueberwachung von Nachbestellungspunkten Ueberwachung von
- Versandcontainern
- Ueberwachung der Temperaturen fuer empfindliche Produkte, die
- beschaedigt oder verloren gemeldet werden
Self-Service-Kioske
Self-Service-Kioske boomt sowohl fuer die Vorder- als auch fuer die Rueckseite des Hauses. Kunden koennen Kioske in Hotels, Restaurants, Lebensmittelgeschaeften, Einzelhaendlern und sogar Gesundheitseinrichtungen nutzen, um Bestellungen zu taetigen, Produkte zu scannen oder einzuchecken. Auf der anderen Seite implementieren Unternehmen diese Technologie, um die Schulung der Mitarbeiter und die Ueberwachung von Arbeitsplaenen zu optimieren. Mitarbeiter koennen die Kioske verwenden, um Schichten ein- und auszuschalten und Stunden zu ueberpruefen, wodurch die Zeit reduziert wird, die fuer die manuelle Nachverfolgung von Mitarbeiterplaenen benoetigt wird.
IT-Back-Office-Prozesse
Automatisierung von IT-Services optimiert die Mitarbeiterproduktivitaet waehrend der Arbeitszeit und ueberwacht weiterhin Daten nach Stunden. BPA-Services koennen so programmiert werden, dass IT-Manager nur benachrichtigt werden, wenn ein Fehler auftritt und menschliche Eingriffe erfordern. Dadurch entfaellt die Notwendigkeit, zusaetzliche Mitarbeiter fuer die Ueberwachung rund um die Uhr einzustellen.
Research and Content ManagementDie
automatisierte Informationstechnologie ermoeglicht Unternehmen Zugang zu Big Data und ihren internen Datensaetzen, um einen breiteren Anwendungsbereich zu bieten. Dies ermoeglicht es Benutzern, Forschung durchzufuehren und Informationen zu ziehen in Bezug auf-
- Strafregister
- Rechtsfaelle
- Fallstudien
- Versicherungsrisiko-Management-Analyse
- Demographie
- Wettbewerbsstrategien
Wann ist BPA keine gute Idee?
Kundeninteraktion
Waehrend Kunden die automatisierten Bestaetigungen bei Buchungen, Einkaeufen und Reservierungen schaetzen, koennen andere Formen der Automatisierung frustrierender als hilfreich sein. Persoenliche Interaktionen wie Begruessung und Verbindung von Telefonanrufen sollten von Mitarbeitern durchgefuehrt werden, da automatisierte Telefonsysteme laenger dauern als manuelle Anstrengungen.
Waehrend dieses Roboterprozesses sind Kunden gezwungen, auf ihre Optionen zu warten, um eine Nachricht zu hinterlassen oder an einen Vertreter uebertragen zu werden, und manchmal koennen ihre Befehle falsch interpretiert werden, was zu unzufriedenen Anrufern fuehrt. Aus diesem Grund sollten geschulte Mitarbeiter eingehende Anrufe verarbeiten, um die Frage angemessen zu beurteilen und den Anruf an die entsprechende Abteilung zu uebertragen.
Customer Support
In der gleichen Richtung moechten Verbraucher, wenn ein Problem mit einem Service oder Produkt haben, von einem tatsaechlichen Vertreter hoeren, nicht von einer Robotersprache oder automatisierten E-Mail-Antwort. Automatische Antworten stellen nicht sicher, dass ihr Anliegen angegangen wird und oft eine lange Wartezeit zur Folge hat, bis ein Mitarbeiter das Problem abgleichen kann. Diese Loesungen geben dem Kunden das Gefuehl, dass sie nicht gehoert oder geschaetzt werden.
4 Phasen der BPA-Implementierung
Durch die Aufteilung eines BPA-Systems in vier Phasen kann das Projektmanagement seine Prozesse besser verstehen und ueberwachen. Die vier Stufen umfassen-
1. Analyse - Manager sollten Daten und Berichte ueberpruefen, um die betriebliche Effizienz und Gesamtleistung des Unternehmens zu bewerten. Anschliessend sollten klare Ziele, Ziele und Loesungsanforderungen skizziert werden, um zu bestimmen, welche BPA-Architekturentwurf und -modell ihre Anforderungen am besten erfuellen. An dieser Stelle sollte sich das Management mit der IT-Abteilung oder den Softwareentwicklern beraten, um deren Input zu erhalten.
2. Implementierung - Sobald das BPA-System ausgewaehlt und die notwendigen Komponenten angepasst sind, ist es an der Zeit, die neue Technologie zu implementieren. Die gesamte Systemdokumentation muss zur Hand sein, damit die Entwickler Funktionen, Funktionen und wichtige Informationen genau aufzeichnen koennen. Nach Abschluss der Installation koennen Mitarbeiter mit der Schulung fuer die neue Datenbank beginnen.
3. Integration - Die IT ist auch fuer die Integration der neuen Technologie in bestehende Software verantwortlich, um eine vernetzte Datenbank zu erstellen. Dadurch koennen alle Dienste effizient kommunizieren und Daten austauschen. Es ist auch wichtig, dass auf allen Systemen eine ordnungsgemaesse Dokumentation vorhanden ist, um sicherzustellen, dass die Integration alle Protokolle befolgt, ohne andere Server zu stoeren.
4. Wartung - Sobald die Software installiert ist, ist es wichtig, routinemaessige Wartungspruefungen durchzufuehren, um sicherzustellen, dass alle Funktionen aktualisiert werden und ordnungsgemaess funktionieren.
Die Vorteile der Implementierung von BPA
Die erweiterten Funktionen, die BPA Unternehmen bietet, haben endloses Potenzial. Neben seiner Faehigkeit, die betriebliche Effizienz zu erhoehen, bietet Automatisierung Unternehmen mehrere Vorteile, darunter-
- Digitale Transformation - Transforming ein Unternehmen mit modernen Loesungen stellt sicher, dass seine Operationen mit der Entwicklung der Technologie und Expansion Bemuehungen wachsen koennen.
- Verbesserte Klarheit - Der Zugriff auf Big Data bietet Unternehmen einen breiteren Leistungsumfang, damit sie sehen koennen, welche Vorgaenge verbessert werden muessen. Durch detaillierte Berichte, Analysen und Prozess-Mapping kann das Management Aenderungen bei Bedarf implementieren.
- Optimierte Prozesse Mit automatisierten Prozessen werden die Kommunikation, Audits, Berichte und die gemeinsame Nutzung von Daten optimiert. Diese verbesserte Funktionalitaet foerdert die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter, die Durchlaufzeiten und die allgemeine Effizienz.
- Nachverfolgte Compliance-Datensaetze Mit einer zentralen Datenbank werden alle Datensaetze und Berichte aufgezeichnet und fuer den Benutzerzugriff aufbewahrt, was interne Audits vereinfacht.
- Standardisierter Betrieb Durch die Automatisierung von Ablaeufen werden alle Prozesse reguliert, sodass Unternehmen ein Standardergebnis erwarten koennen, was die Zuverlaessigkeit und Stabilitaet der Produktion erhoeht.
- Verbesserte Kundenzufriedenheit Die konsequente Einhaltung der Standards stellt sicher, dass Kunden qualitativ hochwertigen Service und Waren rechtzeitig erhalten, was die Zufriedenheit
- Erhoehte Produktivitaet BPA-Services regulieren alle Ablaeufe, sodass sie genau, puenktlich und zu minimalen Kosten ausgefuehrt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Fristen eingehalten und menschliche Fehler reduziert werden.
- Reduzierte Zeit und Kosten - Eine Studie ergab, dass Unternehmen eine kollektive $140 Milliarden jaehrlich aus verschwendeter Zeit verlieren, -Ressourcen, duplizierte Vorgaenge und getrennte Daten. Indem automatisierte Systeme kein menschliches Eingreifen erforderlich sind, reduzieren die Erfuellungszeit und -kosten und foerdern letztendlich das Geschaeftsergebnis.
Systemintegration und BPA
Systemintegration und BPA sind sehr aehnlich und halten viele der gleichen Ziele. Obwohl Integration eine Standardfunktion der BPA-Software ist, ist sie nicht das primaere Ziel.
Zunaechst einmal ist die Systemintegration der Prozess, mehrere einzelne Subsysteme und Anwendungen zu einem Netzwerk von Werkzeugen und Funktionen zu verbinden. Dadurch werden redundante Features und Informationen ueberfluessig und gleichzeitig eine umfangreiche Datenbank erstellt. Software-Integratoren, die mit externen Servern verbunden sind, ermoeglichen auch externen Parteien, wie Kunden, Kunden und Lieferanten, die Verfolgung bestimmter Vorgaenge. Durch die Datenaggregierung koennen integrierte Systeme die interne und/oder externe Kommunikation rationalisieren.
Andererseits besteht das vorrangige Ziel von BPA darin, Standardverfahren zu automatisieren, um die Gesamtproduktivitaet zu steigern. Oft bedeutet dies jedoch, mit etablierten Systemen zu interagieren. Wenn automatisierte Prozesse in andere Software integriert werden, wird die Effizienz durch Datenfreigabe und schnellere Kommunikation weiter verbessert. BPAs, die die Systemintegration nutzen, koennen ihre Servicegeschwindigkeit erhoehen und Zugriff auf Echtzeitdaten erhalten.
Daher sollten Unternehmen, die sich auf Skalierbarkeit, Funktionalitaet und Produktivitaet von Unternehmen konzentrieren, BPA-Loesungen mit integrierten Systemen implementieren, um den taeglichen Betrieb zu optimieren.
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