Business Process Improvement 101- Definition, Methoden und mehr
Immer mehr Unternehmen wenden sich dem Business Process Management (BPM) zu, um ein besseres Verstaendnis fuer ihre Ablaeufe zu erhalten und Wege zu finden, Daten zur Verbesserung ihrer Prozesse zu nutzen. Tatsaechlich duerfte der globale Markt fuer Business Process Management (BPM) von 2016 bis 2021 um eine jaehrliche Wachstumsrate (CAGR) von 13,52% wachsen und bis 2021 14,89 Milliarden US-Dollar erreichen.
Das uebergeordnete Ziel fast jedes Unternehmens ist die Profitabilitaet und das Business Process Management befasst sich mit diesem Thema speziell mit dem Ziel von Effizienz und Wirtschaftlichkeit.
BPM selbst ist jedoch ein Ueberbegriff, der eine breite Palette von Funktionen und Aktivitaeten abdeckt. Eine solche Funktion ist die Verbesserung der Geschaeftsprozesse (Business Process Improvement, BPI), die speziell untersucht, wie bestehende Operationen innerhalb eines Unternehmens verbessert werden koennen. Um diese Analyse auf ihre Organisationen anzuwenden, ist es fuer Unternehmer wichtig, die verschiedenen Modelle und Schritte von BPI zu verstehen.
Grundlegendes zu Geschaeftsprozessen
Ein Geschaeftsprozess ist eine Folge wiederholbarer Schritte innerhalb einer Organisation, die zu einem idealen Ergebnis oder Geschaeftsziel fuehrt. Wenn das Unternehmen beispielsweise einen neuen Mitarbeiter einstellen moechte, durchlaeuft es einen administrativen Prozess (d.h. Rekrutierung), um dieses Geschaeftsziel zu erreichen.
Weitere Beispiele fuer Geschaeftsprozesse sind-
- Mitarbeiter Onboarding
- Produktentwicklung
- Vertrieb
- Marketing
- Beschaffung
- Kundendienst/Support
- Bestandsverwaltung
Es gibt viele Denkschulen ueber die Arten von Geschaeftsprozessen. Generell werden die meisten Prozesse jedoch unter drei Hauptkategorien fallen-
1. Kern- oder Betriebsprozesse - Dies sind Prozesse, die Wert und Einkommen generieren, wie Fertigung und Auftragsbearbeitung.
2. Unterstuetzende Prozesse - Wie der Name schon sagt, unterstuetzen diese Prozesse andere Operationen. Beispiele hierfuer sind Rekrutierung, Buchhaltung und technische Unterstuetzung.
3. Managementprozesse - Betriebs- und Support-Prozesse erfordern Planung, Koordination und Kontrolle - hier kommen Managementprozesse wie Budgetierung und Mitarbeiteraufsicht ins Spiel.
Was ist die Verbesserung von Geschaeftsprozessen?
Die Verbesserung von Geschaeftsprozessen ist eine Managementuebung, die darauf abzielt, bestehende Geschaeftsprozesse zu analysieren, zu ueberpruefen und zu verbessern. Um es einfach auszudruecken, geht es darum, die Dinge im Unternehmen effizienter zu gestalten. Auf diese Weise koennen Unternehmer und Manager die Leistung des Unternehmens optimieren, Branchenstandards und Best Practices befolgen und Kunden eine bessere Produkt- und Servicequalitaet bieten.
Der Schluessel zur Verbesserung der Geschaeftsprozesse ist, sicherzustellen, dass die Einrichtung alle Prozesse abbilden kann - daher ist es zwingend erforderlich, dass Unternehmer und Manager jedes Verfahren innerhalb ihrer Organisation kennen. Nur so lassen sich Ineffizienzen genau identifizieren und Wege finden, Prozesse neu zu gestalten.
3 Primaere Ziele von BPI
Da BPI einen breiten Anwendungsbereich haben kann, hilft es, Ihre Prozessverbesserungsaktivitaeten auf ein Ziel (oder Ziele) zu konzentrieren, das fuer das Unternehmen am relevantesten ist. In der Regel kann dies eine oder mehrere der folgenden sein-
1. Verbesserung der Produktqualitaet - Dieses Ziel zur Prozessverbesserung konzentriert sich auf die Verbesserung der Produktqualitaet unter Verwendung des gleichen Ressourceneinsatzes. Dies bedeutet in der Regel, Ineffizienzen im Herstellungsprozess zu identifizieren, die sich negativ auf das Produkt auswirken, oder neue Herstellungsmethoden durch den Einsatz neuer Technologien und Verfahren zu finden.
2. Beschleunigung der Prozesszeiten - Dieses Ziel zur Prozessverbesserung zielt darauf ab, Prozesse schneller zu machen, indem redundante Schritte entfernt oder neue Technologien (z. B. Prozessautomatisierung) verwendet werden.
3. Abfallreduzierung - Dieses Ziel konzentriert sich darauf, verschwenderische Aktivitaeten aufzudecken und sie aus dem Arbeitsablauf des Unternehmens zu entfernen, entweder um die beiden anderen Ziele zu unterstuetzen oder einfach die Produktivitaet des Unternehmens zu verbessern. So kann beispielsweise die Reduzierung von Produktverschwendung durch Bestandsverwaltung zu geringeren Lagerbestandskosten fuehren.
5 Allgemeine Schritte der Prozessverbesserung
Wie jede Geschaeftsmanagement-Disziplin hat die Verbesserung der Geschaeftsprozesse mehrere Methoden. Die allgemeinen Grundsaetze sind jedoch in der Regel gleich und decken die folgenden Schritte ab.
1. Suche nach dem Problem
Ein geschaeftliches Problem oder eine Herausforderung ist der Anstoss jedes Prozessverbesserungsprojekts. In diesem Schritt geht es darum, die Frage zu stellen- Welche Dinge koennen wir im Geschaeft verbessern oder beheben?
Wie bereits erwaehnt, kann das Management das Geschaeftsprozess-Mapping verwenden, um einen Ueberblick ueber die aktuellen Prozesse des Unternehmens zu erhalten. Die gute Nachricht ist, dass dies nicht mehr mit einem Stift und Papier geschieht.
Unternehmen koennen Visualisierungen wie digitale Flussdiagramme nutzen, um jeden Schritt ihrer Prozesse anzuzeigen. Workflow- oder Task-Management-Anwendungen koennen Prozesse auch in Echtzeit abbilden und verfolgen. So erhalten Benutzer einen Ueberblick ueber die Vorgaenge und eine Liste der Mitarbeiter, die fuer die Aktivitaeten und Aufgaben verantwortlich sind, die die einzelnen Prozesse umfassen.
2. Analyse des Problems
Nach Prozess-Mapping kommt Analyse. Dieser Schritt beinhaltet das Verstaendnis der Ursachen fuer Ineffizienzen, Redundanzen und Fehler. Meistens erfordert dies die Einbeziehung ganzer Teams oder Abteilungen, um ihr Feedback und Vorschlaege zur Verbesserung der Prozesse zu geben.
Wenn beispielsweise eine Abteilung ein ungewoehnliches Muster der Mitarbeiter entdeckt, die innerhalb eines Jahres nach der Einstellung zuruecktreten, kann es zu einem Fehler im Rekrutierungsprozess der Personalabteilung kommen. Dies wiederum koennte ein Hinweis auf eine schlechte Kommunikation zwischen dieser Abteilung und dem Einstellungsmanager des Unternehmens sein.
3. Neuentwerfen des Prozesses
Sobald ein Problem und seine Ursachen identifiziert wurden, kann das Unternehmen mit der Neugestaltung des anstoessenden Prozesses fortfahren. Da jede Organisation anders ist, gibt es keine Einheitsgroesse passt alle Ansatz fuer diese Strategie. Dennoch gibt es bestimmte Best Practices, die in fast jeder Situation funktionieren.
- Waehlen Sie die richtigen Metriken fuer die Messung des Fortschritts - Dies ermoeglicht es, die Auswirkungen der Verbesserung des Prozesses zu quantifizieren.
- Holen Sie sich so viel Feedback wie moeglich - Achten Sie darauf, Vorschlaege von Teammitgliedern auf Feldebene zu erhalten, die oft in der besten Position sind, um zu kommentieren, wie Prozesse funktionieren sollten, um ihre Jobs effizienter zu gestalten.
- Definieren Sie den Umfang der Neugestaltung - Dies erleichtert die Identifizierung der Risiken und die Vorhersage der Auswirkungen von Aenderungen, die an einem Prozess vorgenommen wurden.
- Plan fuer langfristige Aenderungen - Alle Aenderungen an einem Prozess muessen sich langfristig lohnt. Eine Neugestaltung mit kurzfristigen Ergebnissen kann das Unternehmen nur noch mehr Geld kosten.
- Risikoanalyse durchfuehren - Es ist unmoeglich, Ergebnisse mit 100% Genauigkeit vorherzusagen, daher ist es wichtig, Platz fuer Fehler zu lassen. Haben Sie einen Backup-Plan, sollte etwas schief gehen und bereit sein, wenn noetig zum Zeichenbrett zurueckzukehren.
4. Die Implementierung der Aenderungen
Implementierungsprozess ist eine Herausforderung, Buy-In mit Ihren Mitarbeitern und anderen Stakeholder-Gruppen zu etablieren. Es ist zwingend erforderlich, dass die Fuehrung des Unternehmens Engagement und Unterstuetzung erhalten, indem Sie die Argumente fuer die Verbesserung des Prozesses und wie diese Aenderungen koennen die Organisation helfen.
Selbstverstaendlich sollten auch Fuehrungskraefte mit einem gewissen Widerstand rechnen. Immerhin koennen die Menschen vor Veraenderungen vorsichtig sein. Eine Moeglichkeit, Unterstuetzung zu erhalten, besteht darin, kleine, inkrementelle Aenderungen an einem Prozess vorzunehmen, um deren Ergebnisse zu demonstrieren. Dieser Ansatz hat auch den Vorteil, Risiken zu reduzieren.
5. Messen und Verfeinernvon
Geschaeftsprozessen ist eine kontinuierliche Anstrengung, nicht ein einziger und erlediger Deal. Wie bereits erwaehnt, ist es wichtig, die geeigneten Metriken auszuwaehlen, um die Auswirkungen einer Prozessverbesserung zu messen. Ungeachtet des Ergebnisses darf die Organisation jedoch nicht davonscheuen, zum Zeichenbrett zurueckzukehren und einen besseren Ansatz zur Prozessverbesserung zu finden.
Beispiele fuer Techniken zur Verbesserung der Geschaeftsprozesse
Verschiedene Organisationen, Akademiker und Institutionen haben zur wachsenden Zahl von Geschaeftsprozessmanagement- und Verbesserungsmethoden beigetragen. Waehrend das zugrunde liegende Ziel dieser Methoden weitgehend identisch ist, liegt der Unterschied darin, wie jede Methodik in der Regel einem spezifischen Bedarf entspricht.
- Kaizen - Kaizen, was auf Japanisch Verbesserung oder Veraenderung bedeutet, ist eine Unternehmensphilosophie, die sich auf die kontinuierliche Verbesserung konzentriert, indem kleine und schrittweise Aenderungen an Prozessen vorgenommen werden. Unternehmen wie Toyota, Lockheed Martin und die Mayo Clinic nutzen Kaizen-Prinzipien, um unter anderem Mitarbeiterengagement, Qualitaetskontrolle und Bearbeitungszeiten zu verbessern.
- Six Sigma - Entwickelt von Motorola 1986, Six Sigma ist ein beliebtes Framework, das Prozessverbesserung mit dem DMAIC-Ansatz bricht- definieren, messen, analysieren, verbessern und kontrollieren. Die Methodik konzentriert sich auf die statistische Verbesserung der Geschaeftsprozesse unter dem Ziel der Effizienz und Fehlerreduzierung.
- Kanban - Kanban ist eine weitere japanische Methodik (was bedeutet Billboard oder Schild bedeutet), die fuer die Visualisierung des Prozessablaufs entwickelt wurde. Die Idee ist, dass durch die Visualisierung der Arbeit des Unternehmens es fuer Fuehrungskraefte und Stakeholder-Gruppen einfacher wird, auf die gleiche Seite zu gelangen und die Prozesseffizienz zu verbessern.
- Total Quality Management (TQM) - TQM konzentriert sich auf langfristige Erfolge durch Kundenzufriedenheit. Diese kundenorientierte Methodik zielt darauf ab, Mitarbeitern die Moeglichkeit zu geben, ihre Prozesse zu verbessern, um Kunden ein besseres Produkt und/oder ein besseres Erlebnis zu bieten.
- 5S - 5S ist eine Arbeitsplatzmethodik, die auf dem Kaizen- und Lean-System basiert und darauf abzielt, einen sauberen, sicheren und geordneten Arbeitsplatz zu schaffen, wodurch Abfall reduziert und die Produktivitaet verbessert wird. Der Rahmen basiert auf fuenf Saeulen (daher der Name 5S)- sort oder seiri, gesetzt in Ordnung oder seiton, Glanz oder seiso, standardisieren oder seiketsu, und Sustain oder shitsuke.
- PDCA - PDCA, das fuer Plan-Do-Check-Act steht, ist eine vierstufige Management-Methodik, die Organisationen bei der Identifizierung verbesserungsbeduerftiger Prozesse unterstuetzen soll. Das PDCA-Framework, basierend auf Kaizen, bietet einen zyklischen Ansatz, um Prozesse besser zu machen.
- SIPOC - SIPOC ist ein Werkzeug unter der Six Sigma Methodik, das die Ein- und Ausgaenge eines Prozesses in einer Tabelle zusammenfasst. Es ist ein Diagrammwerkzeug, das die relevanten Elemente einer Prozessverbesserung veranschaulicht und sie in Lieferungen, Eingaben, Prozesse, Ausgaenge und Kunden aufschluesselt.
Automatisierung vs. Systemintegration fuer Prozessverbesserung
Wenn es um Software-Tools zur Verbesserung von Geschaeftsprozessen geht, neigen Unternehmen in der Regel zu zwei Loesungen - Systemintegration und Automatisierung.
Systemintegrationstools gibt es schon seit geraumer Zeit. Die Idee ist, mit der Software verstreute Systeme zu identifizieren und sie in ein einziges, effizienteres Prozess- oder integriertes Anwendungssystem zu integrieren. Dies ermoeglicht es der Organisation-
- Verbesserung der Kundenzufriedenheit Verbesserung
- der Beziehungen zu Partnern
- Reduzierung der Betriebskosten
- Erhoehen der Workflow-Effizienz
- Foerdern Sie eine hoehere Genauigkeit bei der Datenfreigabe
RPA wird in der Regel verwendet, um Finanzprozesse zu automatisieren, wie Lohn- und Gehaltsabrechnungsverarbeitung, Bestandsverfolgung und Bedarfsprognosen sowie Kundenbeziehungsprozesse wie Auftragsbearbeitung und Chatbots. Laut Deloittes Global Outsourcing Survey 2016 (GOS) erreichen bereits 75% der Unternehmen ihre kostensparenden Ziele, indem sie Routineprozesse automatisieren, sodass Mitarbeiter Zeit fuer die Arbeit an wertschoepfenden Aufgaben haben.
Die Verbesserung der Geschaeftsprozesse kann ein herausforderndes Unterfangen sein, dass die gesamte Organisation an Bord gehen muss. Durch die Automatisierung von sich wiederholenden Geschaeftsprozessen koennen Organisationen jedoch die Belastung verringern und Risiken und Kosten langfristig reduzieren. Durch die Beseitigung der Notwendigkeit, bestimmte Aufgaben manuell auszufuehren, kann das Management Zeit und Geld fuer Arbeit sparen und gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler drastisch reduzieren.
Gleichzeitig koennen Unternehmen durch die Integration aller Softwaretools durch Systemintegration sicherstellen, dass alle Systeme und Anwendungen miteinander vernetzt werden, wodurch ein freier Fluss konsistenter und genauer Daten ermoeglicht wird, die in ihrem naechsten Unternehmen zur Verbesserung der Geschaeftsprozesse genutzt werden koennen.
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