6 Schritte zur Optimierung des Workflows in jedem Unternehmen

Rationalisieren Workflow

Unternehmen, die Arbeitsablaeufe optimieren koennen, stellen sicher, dass ihre internen Prozesse effizient laufen und die gewuenschten Ergebnisse erzielen und gleichzeitig die Betriebskosten minimieren.

Unabhaengig von der Branche enthalten Unternehmen mehrere interne Workflows, mit denen eine groessere Aufgabe erledigt werden kann, z. B. Auftragsabwicklung, Marketingaktionen und Bestandskontrolle. Wenn diese Prozesse jedoch ineffizient laufen, koennen Unternehmen aufgrund unnoetiger Ausgaben, laenglicher Wartezeiten und untergeordneter Ergebnisse in den Wettbewerb geraten.

Durch eine detaillierte Ueberwachung und Analyse koennen Unternehmen die Performance individueller Prozesse verbessern , um den Workflow zu optimieren. Wenn Prozesse optimiert werden, koennen Unternehmen die Zeit und das Kapital begrenzen, die fuer die Ausfuehrung eines Vorgangs erforderlich sind, waehrend die gewuenschten Ergebnisse beibehalten werden. Daher sollten Unternehmen verstehen, wie Arbeitsablaeufe optimiert werden koennen und welche Vorteile effiziente Prozesse bieten koennen.

Vorteile der Rationalisierung von Workflows

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Waehrend Geschaeftsprozesse und Workflow haeufig austauschbar verwendet werden, gibt es wichtige Merkmale, die sie voneinander trennen.

Ein Prozess ist ein sich wiederholender Vorgang, der routinemaessig ausgefuehrt wird, um ein von einer Organisation festgesetztes Ziel zu erreichen. Auf der anderen Seite bezieht sich Workflow auf eine Reihe von Prozessen, die ausgefuehrt werden muessen, um eine bestimmte Aufgabe abzuschliessen. Beispielsweise sind Zykluszaehlungen Prozesse, die routinemaessig ausgefuehrt werden, um sicherzustellen, dass Lagerbestaende optimiert werden. Dieser Prozess wird zusammen mit anderen, wie zum Beispiel die Ueberwachung von Nachbestellungspunkten, kombiniert, um den Lagerverwaltungs-Workflow zu erstellen, der alle Lagervorgaenge umfasst.Die

Optimierung von Geschaeftsprozessen bedeutet, Ablaeufe zu vereinfachen, oft durch das Entfernen komplizierter und ineffektiver Schritte, die nicht zur Qualitaet der Ausfuehrung beitragen. Wenn Unternehmen effiziente Workflows einrichten, nutzen sie mehrere geschaeftliche Vorteile, z. B.-

  • Kosteneinsparungen
  • Verbesserte Produktivitaet
  • Verbesserte Kommunikation
  • Optimiertes Zeitmanagement
  • Minimiertes Risiko

6 Schritte zur Optimierung des

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Workflow-Managements von Geschaeftsablaeufen helfen, Geschaeftsprozesse zu optimieren und die Produktivitaet zu steigern, indem Vorgaenge ueberprueft und manipuliert werden, um Ineffizienzen zu beseitigen. Waehrend der Rationalisierungsprozess Liebe zum Detail erfordert, kann er letztlich Gewinne steigern, indem die Arbeits- und Betriebskosten gesenkt werden. Unternehmen koennen mit der Verbesserung des Arbeitsablaufs beginnen, indem sie sechs Schritte ausfuehren-

1. Document Business
Processes Gerade beim Umgang mit verschiedenen Prozessen muessen Unternehmen detaillierte Berichte und Analysen zu jedem Vorgang dokumentieren, um deren Funktionalitaet klar zu definieren.

Zunaechst sollte das Management eine Liste der einzelnen Prozesse innerhalb eines Workflows oder einer Abteilung zusammenfassen, sowie deren beabsichtigter Zweck und jeden an der Aufgabe beteiligten Mitarbeiter. Selbst wenn der Prozess unbedeutend oder einfach erscheint, sollte das Management ihn so detailliert wie moeglich beschreiben. Diese Gliederung ermoeglicht es Unternehmen, zu sehen, wie viel Aufwand fuer die Durchfuehrung einer Operation erforderlich ist, und weitere Moeglichkeiten zur Effizienzsteigerung festzulegen.

2. Rangvorgaenge
Sobald die Liste abgeschlossen ist, kann die Verwaltung ueberrascht sein, um genau zu sehen, wie viele Prozesse erforderlich sind, um einen Workflow erfolgreich auszufuehren. Mit dieser Liste sollte jeder Prozess und jeder Workflow numerisch von am wenigsten wichtig eingestuft werden.

Waehrend jeder bestehende Prozess einem Zweck dient und wesentlich ist, sind einige davon abhaengig, dass andere funktionieren. Beispielsweise kann sich ein Marketingprojektmanagement-Team auf umsetzbare Erkenntnisse verlassen, die aus der Vertriebs- und Bedarfsprognose-Software generiert werden, um wirkungsvolle datengesteuerte Werbeaktionen zu entwickeln. Daher kann das Ranking von Operationen dazu beitragen, zu definieren, welche Prozesse zuerst optimiert werden muessen, gefolgt von den abhaengigen Systemen.

3. Sezieren Sie jeden Prozess
Beginnend mit dem kritischsten Prozess, jeder Vorgang sollte weiter in detaillierte Schritte unterteilt werden. Dies kann mit einem Stift und Papier oder auf einer virtuellen Tabellenkalkulation erfolgen. Es ist hilfreich, die am Prozess beteiligten Mitarbeiter zu beruecksichtigen und sie bei der Erstellung eines detaillierten Modells unterstuetzen zu lassen.

Der Schluessel zu einem korrekten Umriss ist die Darstellung des Anfangs, der Mitte, des Endes und des gewuenschten Ergebnisses einer Operation. Durch die Aufschluesselung des Workflows in einfache Schritte werden komplizierte Systeme verstaendlicher. Durch die Vereinfachung von Geschaeftsprozessen kann das Management exakte Bereiche ermitteln, die verbessert werden muessen, um den Workflow zu optimieren.

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4. Feedback generierenDer
Geschaeftsablauf verbessert den Geschaeftsablauf ist ein kontinuierlicher Prozess und keine einmalige Loesung. Da sich Technologie und Kundenverhalten aendern, muessen sich interne Ablaeufe entsprechend anpassen und weiterentwickeln.

Eine ausgezeichnete Moeglichkeit, Vorschlaege zur Verbesserung des Arbeitsablaufs zu erhalten, ist die Aufforderung von Feedback von Kollegen, Mitarbeitern und Vorgesetzten. Auch Meinungen zu Prozessschritten, Effizienzstufen und Ergebnissen sind wertvoll, da sie spezifische Referenzen liefern. Input von direkt und indirekt Beteiligten koennen neue Perspektiven und Einblicke in die Geschaeftsablaeufe liefern, was bei der Entwicklung eines einzigartigen Ansatzes zur Rationalisierung von Workflows helfen kann. Waehrend signifikante Veraenderungen unwahrscheinlich sind, kann die Feinabstimmung kleiner Funktionen zu einem wirkungsvollen Ergebnis fuehren.

5.

Studien zur Implementierung von Workflow Automation Software zeigen, dass 70 -80% der modernen Unternehmen Tabellenkalkulationen verwenden, um ihre Projekte und Prozesse zu verfolgen und zu berichten. Obwohl sich diese traditionelle Methode als hilfreich erwiesen hat, kann die manuelle Verfolgung zu menschlichen Fehlern und anderen Inkonsistenzen fuehren. Neben dem Risiko einer fehlerhaften Dateneingabe sind Tabellenkalkulationen schwierig zu aktualisieren, freizugeben und zugaenglich zu halten.

Gluecklicherweise ist fortschrittliche Managementsoftware sowohl fuer kleine als auch fuer grosse Unternehmen verfuegbar, um ihre Prozesse zu optimieren. Diese Loesung nutzt die Workflow-Automatisierung, um grundlegende Operationen ohne menschliches Eingreifen durchzufuehren, wodurch das Risiko menschlicher Fehler eliminiert wird. Unternehmen koennen beispielsweise ihre Verkaufsprognose-Software in das Kassensystem integrieren, um die Bedarfsprojektionsberechnungen zu automatisieren und staendig Kundenauftraege zu verfolgen, um Trends im Kaufverhalten von Kunden zu identifizieren.

Integrierte Software optimiert die Kommunikation durch die automatische Freigabe von Echtzeitdaten und Funktionen zwischen Managementsoftware, sodass Mitarbeiter ueber eine universelle Schnittstelle auf Informationen zugreifen koennen. Mit vollstaendigem Zugriff auf Betriebsdaten kann das Management Berichte erstellen, um umsetzbare Erkenntnisse zu entwickeln, die zeigen, wo weitere Prozessverbesserungen erforderlich sind.

6. Prozesse ueberwachen und verfeinern
Selbst wenn Aenderungen implementiert wurden und der Workflow Verbesserungen gezeigt hat, ist die Arbeit nicht erledigt. Die Prozesse muessen im Laufe der Zeit verfeinert werden, solange sich die Industrien weiter entwickeln. Mit fortschrittlichen Softwaretools koennen Unternehmen jedoch Leistungsmetriken einfach ueberwachen, um herauszufinden, wie der gesamte Workflow kontinuierlich optimiert werden kann.Die


Optimierung des Workflows ist ein fortlaufendes Projekt, in dem Unternehmen Prozesse priorisieren muessen, um effiziente Ablaeufe zu etablieren. Wenn der Workflow optimiert ist, koennen Unternehmen ihre Betriebskosten minimieren und die Gesamtproduktivitaet steigern.

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