So verbessern Sie die betriebliche Effizienz in 10 Schritten
Unternehmen, die die betriebliche Effizienz verbessern wollen, erkennen ihre unmittelbaren Auswirkungen auf Umsatz, Gewinn und Zufriedenheit an.
Laut der Annual Global CEO Studie geben 77% der 1.300 globalen CEOs an, dass sie sich auf betriebliche Effizienz konzentrieren, um ihren Umsatz zu steigern. Wenn Front- und Back-End-Prozesse, von der Distribution bis zum Marketing, einen reibungslosen Workflow aufweisen, koennen Unternehmen die Zeit und Ressourcen einschraenken, die fuer die erfolgreiche Ausfuehrung von Operationen erforderlich sind. Diese erhoehte Effizienz verbessert die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit und steigert gleichzeitig das Geschaeftsergebnis, indem betriebliche Probleme reduziert und die Verbesserung der Geschaeftsprozessegefoerdert werden.
Unternehmen, die ihre betriebliche Effizienz verbessern moechten, sollten jedoch verstehen, was dies mit sich bringt, sowie die empfohlenen Best Practices.
Was ist die betriebliche Effizienz?
Operative Effizienz ist das Verhaeltnis zwischen Input und Output eines Unternehmens, das die Gesamtleistung eines Systems bestimmt. Operationen koennen Front-Office-Prozesse wie Marketing oder Supply Chain Systeme wie Bestandsmanagement umfassen.
Ein effizienter Service senkt unnoetige Unternehmenskosten, wie Arbeits- und Lagerkosten, steigert den Umsatz und das Geschaeftsergebnis. Zur Schaffung und Aufrechterhaltung der betrieblichen Effizienz muessen Betriebsleiter Prozesse kontinuierlich ueberwachen, um festzustellen, welche Funktionen unwirksam oder veraltet sind.
Waehrend Produktivitaet und Effizienz oft synonym verwendet werden, sind sie sehr unterschiedlich.
Operationelle Effizienz bezieht sich auf das Abschliessen einer Aufgabe mit weniger Ressourcen, sei es Zeit, Aufwand oder Kapital. Auf der anderen Seite ist Produktivitaet die Faehigkeit, mehr mit einer durchschnittlichen Menge an Ressourcen zu erreichen.
Um die Produktivitaet zu verbessern, muessten sich Unternehmen auf die Zuweisung von festgelegten Ressourcen konzentrieren, um das Ergebnis eines Betriebs zu optimieren. Um die Effizienz eines Prozesses zu erhoehen, wuerden Manager versuchen, die Ressourcen zu reduzieren, die fuer die Ausfuehrung einer kompetenten Funktion erforderlich sind.
Um beispielsweise die Effizienz der Bestandskontrolle zu verbessern, wuerden Lagerverwalter versuchen, die Zeit zu verringern, die fuer die Routinezykluszaehlung und Eingangsbestandsmengen erforderlich ist. Mit Inventarsoftware koennen Lager Standardverfahren automatisieren, was Zeit und Arbeitskosten spart. Die Produktivitaet und Effizienz koennen dann durch ein Integrationssystem weiter verbessert werden, das die Lagersoftware mit anderen Prozessen verbindet, z. B. einem Point-of-Sale (POS-System), um eingehende und ausgehende Produkte kontinuierlich zu verfolgen.
10 Schritte zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz
Wenn der Betrieb und der Workflow reibungslos ablaufen, koennen sich Unternehmen auf die Kundenbetreuung und die Auftragsabwicklung konzentrieren, um sicherzustellen, dass sie den besten Service bieten. Daher kann eine optimierte betriebliche Effizienz Umsatz, Zufriedenheit, Umsatz und Gewinnmargen steigern. Organisationen, die aktiv nach Effizienzsteigerungen streben, koennen 10 einfache Schritte ausfuehren-
1. Alle Geschaeftsvorgaenge verstehen
Obwohl Routineauswertungen scheinbar banal sind, koennen diese exemplarischen Vorgehensweisen helfen, ineffiziente Prozesse schnell zu identifizieren. Zusaetzlich zu geplanten Check-ups sollten Unternehmen haeufige interne Audits sowie Metriken und KPI (Key Performance Indikator-Analysen) durchfuehren, um sich mit ihrem Betrieb besser vertraut zu machen.
2. Mitarbeiter auf Systemen ausbilden
Wenn Mitarbeiter nicht in allen relevanten Systemen angemessen geschult werden, kann die Effizienz deutlich abnehmen. Daher sollten Mitarbeiter regelmaessig Cross-Training zu Geschaeftsprozessen besuchen. Weitere Best Practices fuer Schulungen umfassen das oeffentliche Veroeffentlichen von Spickzetteln, Standardbetriebsverfahren (SOPs) und Methodikberichte an jeder Workstation fuer einen schnellen Ueberblick.
3. Priorisieren Mitarbeiter
Waehrend es leicht ist, in Mengen und monetaeren Werten verloren zu gehen, sollten Unternehmen daran denken, dass starke Beziehungen ein Geschaeft aufbauen. Die Priorisierung von Mitarbeitern durch Schulungen und Incentives erhoeht die Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit. Damit sich die Arbeitskraefte auf betriebliche Effizienz und Produktivitaet konzentrieren, koennen Unternehmen Standard-KPIs erstellen und Spitzenleistungen erkennen.
4. Konzentrieren Sie sich auf die AuftragsabwicklungWenn
ein Unternehmen waechst und immer mehr Auftragsvolumen erhaelt, muessen seine Fulfillment-Vorgaenge ueber die richtigen Tools verfuegen, um den sich aendernden Anforderungen gerecht zu werden. Von der routinemaessigen Wartung bis hin zur Implementierung erweiterter Nachschubsoftware sollten Unternehmen eine Umgebung schaffen, die fuer eine hoehere Produktivitaet und Effizienz sorgt.
5. Verbessern Sie
den Kundenservice In serviceorientierten Unternehmen kann der kleinste Fehler oder Erfolg den Kundendienst und die Zufriedenheit erheblich beeintraechtigen. Durch die Foerderung von Back-End-Operationen wie Lieferantenbeziehung und Compliance koennen Unternehmen Auftraege effizient erfuellen und Kundenanliegen bearbeiten. Sicherstellung der Lieferkettenphasen werden zeitnah abgeschlossen und ohne Diskrepanzen kann den Kundenservice insgesamt verbessern.
6. Beseitigen Sie Engpaesse
Durch die Anwendung von Berichts- und Analyse-Tools auf interne Ablaeufe, vom Marketing bis zum Customer Relationship Management, koennen Unternehmen Engpaesse verfolgen, die den gesamten Prozess verzoegert. Pareto-Diagramme arbeiten beispielsweise Informationen aus Linien- und Balkendiagrammen zusammen, um die prozentuale Zusammensetzung eines Prozesses und die Haeufigkeit des Vorkommens anzuzeigen. Dieses ausgekluegelte Modell kann veranschaulichen, welche Funktionen innerhalb einer Operation am meisten zum erfolgreichen Abschluss beitragen und welche die Ergebnisse daempfen, sodass das Management effektive Aenderungen implementieren kann.
7. Setzen Sie einen hohen Standard
Nach der Umsetzung von Verbesserungen sollten neue Standards gesetzt werden, um Effizienz und Produktivitaet zu foerdern. Unternehmen sollten jedoch die Erwartungen schrittweise erhoehen, um den Workflow zu verbessern, anstatt extreme Massnahmen zu ergreifen, die die Mitarbeiter ueberwaeltigen koennen.
8. Dokument- und Ueberpruefungsprozesse
Eine persoenliche Bewertung bietet moeglicherweise nicht immer genuegend Einblicke in Vorgaenge, damit das Management Ineffizienzen ermitteln kann. Daher ist es wichtig, dass detaillierte Dokumente wie Berichte oder Checklisten bei der Ueberpruefung von Prozessen verwendet werden, um Beobachtungen und Metriken aufzuzeichnen. Diese Informationen koennen an Analysten weitergegeben werden, die weitere Forschung durchfuehren und Verbesserungen vorschlagen koennen.
9. Cross-Insue Operations with
Peers Building Beziehungen zwischen Kollegen und Lieferanten ermoeglicht es Unternehmen, ihre betriebliche Leistung gegenueber anderen in ihrer Branche zu pruefen. Durch diesen Prozess koennen Unternehmen neue Strategien und Erkenntnisse erlernen, die ihre Kollegen als wirkungsvoll befunden haben.
10. Bewertung der Funktionalitaet jedes Systems
Wenn Unternehmen Technologien wie fortschrittliche Software verwenden, um die betriebliche Effizienz zu verbessern, muessen sie sicherstellen, dass die Loesung auch routinemaessige Bewertungen durchlaeuft. Die Ueberpruefung der Funktionalitaet eines Dienstes bestimmt, ob es tatsaechlich dem Unternehmen zugute kommt oder ob es sich um einen zusaetzlichen Aufwand handelt.
Wie Integration die betriebliche Effizienz optimiert
Ein modernerer Ansatz zur Steigerung der betrieblichen Effizienz innerhalb von Geschaeftsprozessen besteht darin, eine Integrationsloesung zu implementieren. Systemintegratoren optimieren den Workflow, indem sie Betriebsfunktionen und Daten aus unterschiedlichen Prozessen automatisch teilen. Durch die Eliminierung manueller Konsolidierungsmethoden spart die Integration Unternehmen Zeit, Aufwand und Arbeitskosten und reduziert gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler. Integrationsloesungen ersetzen auch die physische Dokumentation, reduzieren Papierverschwendung und verbessern die Kommunikation durch virtuelle Datenfreigabe.
Erweiterte Integrationssoftware optimiert die betriebliche Effizienz durch-
- Bereitstellung des Zugriffs auf Echtzeitdaten
- Erstellen transparenter interner Prozesse
- Verbesserung des Kunden- und Kundendienstes
- Entwicklung von papierintensiven Ablaeufen zu analytischen Berichten
Damit Unternehmen die betriebliche Effizienz erfolgreich verbessern koennen, muessen sie bereit sein, die Details, die in ihren Prozessen verborgen sind, genau zu betrachten. Hier koennen sie die Funktionen definieren, die zu Erfolgen und Fehlern fuehren, was es dem Management ermoeglicht, wirkungsvolle Aenderungen vorzunehmen, um die betriebliche Effizienz und Produktivitaet zu steigern.
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