Was ist ein Geschaeftsprozess? Wie Sie das Beste aus dem Betrieb herausholen koennen, sollten
Unabhaengig von der Branche hat jedes Unternehmen interne Prozesse reguliert, um sicherzustellen, dass Standardaufgaben routinemaessig ausgefuehrt werden. Wenn die Schritte jedoch nicht gruendlich beschrieben werden, koennen Verfahren ineffizient ausgefuehrt werden, was die betriebliche Effizienz und Produktivitaet verringert.
Daher sollten Organisationen die Bedeutung klar definierter Prozesse verstehen und Wege zur Modernisierung und Verbesserung interner Systeme erforschen.
Was ist ein Geschaeftsprozess und warum ist er wichtig?
Ein Geschaeftsprozess ist eine Reihe von Schritten, die von einer Gruppe von Mitarbeitern oder Stakeholdern durchgefuehrt werden, um ein festgesetztes Ziel zu erreichen. Jede Stufe erfordert den Abschluss einer bestimmten Aufgabe, um mit dem naechsten Schritt fortzufahren. Die Ausfuehrung eines Geschaeftsprozesses wirkt sich direkt auf den Erfolg damit verbundener Vorgaenge wie Business Process Management (BPM) und Prozessautomatisierung aus.
Prozessmanagement ist ein wesentlicher Vorgang, der dazu beitraegt, abhaengige Aktivitaeten zu optimieren und sicherzustellen, dass Aufgaben zeitnah ausgefuehrt werden. Ohne einen definierten Prozess waeren Mitarbeiter nicht in der Lage, Standardverfahren wie Audits, Zykluszaehlungen oder die Entwicklung umsetzbarer Erkenntnisse zu initiieren und effizient durchzufuehren.
Ein detaillierter Geschaeftsprozess steigert die Unternehmensleistung sowie-
- Minimiert Risiken
- Eliminiert doppelte Aufgaben
- Rationalisiert interne Kommunikation Optimiert Nutzung von Ressourcen
- Verbessert Produktivitaet
- Standardisiert Verfahren
3 Arten von Geschaeftsprozessen
Abhaengig von der Branche des Unternehmens gibt es in der Regel drei Arten von Geschaeftsprozessen, die behandelt werden-
- Operational Processes - Auch als primaer bezeichnet, interagiert ein operativer Prozess mit dem Kerngeschaeft und der Wertschoepfungskette durch Bereitstellung wertvoller Produkte und Dienstleistungen fuer die Kunden. Operative Prozesse umfassen alle wesentlichen Geschaeftsaufgaben, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, wie etwa die Steigerung von Umsatz und Gewinn. Haeufige primaere Vorgaenge umfassen die Erfuellung von Kundenauftraegen und Kreditorenkonten.
- Unterstuetzende Prozesse - Auch als sekundaere unterstuetzende Prozesse bezeichnet, unterstuetzen Back-End-Funktionen innerhalb eines Unternehmens. So stehen beispielsweise Personal- und Compliance-Abteilungen als Unterstuetzung fuer wesentliche Systeme zur Verfuegung. Der groesste Unterschied zwischen primaeren und sekundaeren Prozessen besteht darin, dass operative Services den Kunden direkt einen Mehrwert bieten, waehrend unterstuetzende Systeme dies indirekt erreichen.
- Managementprozesse - Managementprozesse ueberwachen und regulieren die Aktivitaeten, die sich um Standardgeschaeftsprozesse drehen. Zu den gaengigen Managementprozessen gehoeren interne Kommunikation, Datenanalysen und Budgetplanung. Aehnlich wie unterstuetzende Operationen interagiert dieser Prozess nicht direkt mit Kunden.
Wesentliche Merkmale eines Geschaeftsprozesses Die
Identifizierung und Definition eines Geschaeftsprozesses kann eine Herausforderung darstellen. Es gibt jedoch vier Schluesselelemente, die das Erkennen von Prozessen einfach machen-
1. Wiederholbarkeit - Der wichtigste Aspekt eines Prozesses ist die Wiederholbarkeit. Prozesse werden wiederholt durchgefuehrt, egal ob taeglich, woechentlich oder monatlich, um das gewuenschte Ergebnis zu erzielen. Daher stellt Standardisierungsverfahren sicher, dass jeder Prozessdurchlauf reibungslos ist und die erwartete Ausgabe bereitstellt.
2. Flexibilitaet - Waehrend viele Prozesse innerhalb eines Unternehmens auf unbestimmte Zeit aufrechterhalten werden, werden haeufig Aenderungen vorgenommen, um sich an externe Faktoren anzupassen und die Effizienz zu verbessern. Aus diesen Gruenden muessen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Prozesse flexibel sind, um bei Bedarf Aenderungen vorzunehmen.
3. Spezifitaet - Ein adaequater Prozess muss genau definierte Phasen, Eingaben und Faktoren haben, die zur Ausgabe beitragen. Diese Schritte sollten den Anfang, die Mitte, das Ende und das ultimative Ziel der Operation deutlich veranschaulichen. Wenn ein Prozess mit einem BPM-System automatisiert wird, sollten weitere Begriffe, wie die Vorteile der Automatisierung und die Anforderungen an menschliche Eingriffe, erlaeutert werden.
4. Messbarkeit - Die Metriken eines Geschaeftsprozesses muessen messbar sein, damit das Management entscheiden kann, ob automatisierte Loesungen erforderlich sind, um Effizienz und Zuverlaessigkeit zu verbessern. Manager sollten in der Lage sein, Key Performance Indicators (KPIs) aus jeder Phase innerhalb einer Operation zu ziehen, um eine Feinabstimmung auf bestimmte Funktionen zu ermoeglichen.
4 Moeglichkeiten, um das Beste aus Geschaeftsprozessen
herauszuholen. Jede Organisation verfuegt ueber Routineprozesse, die sie ausfuehren, aber diese Vorgaenge sind oft unorganisiert und undefiniert. Ohne gruendliche und explizite Anweisungen koennen Mitarbeiter ueber die Best Practices fuer jeden Schritt verwirrt werden. Es gibt mehrere Tools, mit denen Unternehmen Geschaeftsprozesse verbessern koennen, einschliesslich-
1. Business Process MappingDie
Geschaeftsprozesszuordnung umreisst jeden Prozess physisch vom ersten bis zum letzten Schritt. Die Verwaltung kann Papier- und Stiftmethoden oder erweiterte Managementsoftware verwenden, die ein Modell der Operation digital visualisiert.
Sobald die Prozesse illustriert sind, ist das Management fuer die Erstellung von Berichten, Datenanalysen und umsetzbaren Einblicken zur Ueberwachung der Performance verantwortlich.
2. Verbesserung der Geschaeftsprozesse
Sobald jeder Prozess klar definiert und abgebildet ist, erhalten Unternehmen einen ganzheitlichen Ueberblick ueber ihre Leistung, sodass sie bei Bedarf Aenderungen vornehmen koennen. Dies fuehrt oft zu einer Kampagne zur Verbesserung der Geschaeftsprozesse (Business Process Improvement, BPI) , in der das Management von oben nach unten arbeitet, um Prozesse zu verbessern.
Bei der Renovierung von Operationen koennen Manager feststellen, dass bestimmte Phasen wenig zum Ergebnis beitragen oder ineffizient sind. Durch die Eliminierung verschwenderischer Schritte koennen Unternehmen die Betriebskosten senken, um Leistung und Gewinne zu steigern.
3. Business Process Automation
Business Process Automation (BPA) nutzt fortschrittliche Software zur Automatisierung von Standardgeschaeftsprozessen und reduziert so den manuellen Arbeitsaufwand. Ohne menschliches Eingreifen muss sich das Management keine Sorgen machen, dass menschliche Fehler die Datenintegritaet beeintraechtigen oder die Prozesseffizienz reduzieren.
BPA minimiert ausserdem den Zeitaufwand fuer die Ausfuehrung grundlegender Operationen, wodurch der Einsatz von Ressourcen und Arbeitskosten reduziert wird. Automatisierte Software fuehrt Prozesse basierend auf programmierten Schritten durch, um sicherzustellen, dass immer das gewuenschte Ergebnis erreicht wird, was die Zuverlaessigkeit und Konsistenz foerdert.
4. Business Process Re-Engineering
Einige Unternehmen nutzen nach wie vor veraltete Prozesse, die Produktivitaet und Rentabilitaet erheblich einschraenken. Das Hinzufuegen zu einem veralteten Prozess kann schnell unnoetige Ausgaben summieren und oft zu einem fehlerhaften Vorgang fuehren. Stattdessen sollten Unternehmen mit aelteren Systemen von Grund auf in Erwaegung ziehen.
Business Process Reengineering (BPR) erfordert, dass Unternehmen ihre ineffizienten Prozesse und Legacy-Systeme demontieren und effizientere Methoden fuer die Durchfuehrung von Operationen finden. Waehrend das Re-Engineering manuell erfolgen kann, kann automatisierte Software Prozesse optimieren, einschliesslich Buchhaltung, E-Mail-Marketing und Mitarbeiterwartung.
Geschaeftsprozesse sind die Bausteine eines Unternehmens, das sicherstellt, dass alle internen Vorgaenge korrekt ausgefuehrt werden. Definierte Prozesse koennen betriebliche Risiken minimieren und gleichzeitig Produktivitaet, Funktionalitaet und Geschaeftserweiterung foerdern.
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