ビジネス文書の紹介中小企業を運営する際、機密情報や財務に関する書類は引き続き増え、蓄積していきます。ビジネス文書が整理され、アクセスできるようにするには、管理システムを配置する必要があります。
これらの手順は、ファイルをきちんとしたスタックまたは杭に整理するだけではありません。代わりに、ビジネス文書管理には、アーカイブおよび検索システムの作成、 デジタルリソースの実装が含まれます 。これにより、生産性が向上し、ストレスのない職場文化を促進するのに役立ちます。
ビジネス文書とは何ですか？
ビジネスドキュメントは、ビジネス内の内部トランザクションと外部トランザクションに関連付けられたファイルです。また、コンプライアンス契約やコーポレート・ガバナンス（書面によるルールやプロセスなど）に関連することもできます。通常、ビジネス文書は、それに伴う情報のために機密です。多くの組織では、次の方法を使用してビジネス文書を整理します。
1.
文書とデクラッタの通る不要な書類を取り除くことは、ビジネス文書を整理するための第一歩です。雑誌、使用できないメモ、ニュースレターは細断またはリサイクルする必要があります。重要なファイルは、ラベル付きのキャビネットまたはファイリングシステムに整理する必要があります。企業がペーパーレスプラットフォームに移行する場合は、物理ドキュメントをスキャンしてデジタル化する必要があります。
2. 生産性ツールの実装生産性の向上に役立つ最新のアプリやソフトウェアソリューションは数多くあります
。たとえば、請求書と支払の管理を簡素化する会計および簿記ツールがあります。また、企業は在庫管理ソフトウェアに投資して、在庫数と追跡を合理化できます。これらのツールは、生産性を向上させ、オフィスや倉庫内の不要な事務処理の量を削減します。
3. コンピュータシステムの整理中小企業の多くの所有者は
、コンピュータ上で大量の作業を行います。これにより、デスクトップや大量のメールに多くのファイルやデジタルドキュメントが保存されます。コンピュータの速度が低下するのを防ぎ、生産性を高めるために、所有者はデスクトップと受信トレイを定期的に切り離す必要があります。デジタルファイリングシステムを作成すると、重要な文書が適切に保存されます。また、ソフトウェアを更新し、ウイルスをスキャンして、すべてのファイルがセキュリティで保護されていることを確認することも重要です。
ビジネス文書の4つの主要な種類ビジネス文書には、多くの形式があります。組織では通常、作成、共有、管理する 4 つの主要なファイルタイプを次に示します。
1.
設立書類これらは、安全に保管する必要がある永久的な企業記録です。以下は一般的な創立文書である。
-
-
-
-
-
- パートナーシップ契約取締役会に関する情報権限証明書名登録細則知的財産譲渡契約不動産書類
-
-
-
-
-
- 営業契約記録事業計画
2.
職員および人事記録組織は、法律により、指定された期間従業員にファイルを保管することが義務付けられています。これらの書類は、苦情が提起され、企業が従業員に関する証拠を提出する必要がある場合に役立ちます。
従業員に関する文書には、通常、次のようなものがあります。
- 採用記録- 雇用広告、職務説明、履歴書、職務申請、およびスクリーニングファイルは手元に保管する必要があります。雇用機会均等委員会によると、これらの書類は、従業員の仕事の最初の日または最終日から1年間保存する必要があります。
- 雇用契約- これには、従業員ハンドブック、秘密保持契約、および従業員が署名した書面によるポリシーが含まれます。これらの契約は、少なくとも1年間会社によって保持される必要があります。
- 障害記録- 米国障害者法では、施設請求などのすべての障害情報を1年間保管することが義務付けられています。
- 医療福利厚生ファイル- 福利厚生プランや従業員の登録などの記録は、1年間保管する必要があります。
- 従業員レコード- 報酬情報、販促文書、業績評価、タイムカード、退職文書が含まれます。雇用者は2年間、これらの記録を保持する必要があります。
- 給与書類- 公正労働基準法、同一賃金法、雇用年齢差別法により、企業には給与記録を2～3年保管することが義務付けられています。
- 家族および医療休暇法（FMLA）- 雇用者は、従業員のFMLA要求およびその他の関連文書を3年間保存する必要があります。
- 就業許可書類- 企業は、雇用日から3年間、または退職日後1年間、従業員のI-9文書をそれぞれ保管する必要があります。
- 事故記録- 労働安全衛生局（OSA）によると、企業は従業員の事故の記録を5年間保存する必要があります。
- 労働者報酬文書- 事業運営が危険や病気につながる可能性がある場合、雇用者は従業員の暴露および関連する医療ファイルを30年間にわたって記録する必要があります。
3.財務記録米国内国歳入庁 (IRS)
からの要件によると、雇用主はさまざまな財務および税務記録を保持する必要があります。これらには以下のものが含まれます。
-
-
-
-
-
-
- 納税申告売上税登録と返品請求書と領収書銀行取引明細書給与税文書資産文書感謝の記録
-
-
-
-
-
-
- 財務仕訳帳および元帳ビジネスクレジットカード記録財務記録保持のタイムラインは
、文書によって異なります。しかし、金融専門家は、雇用者は少なくとも6年間税務記録を保持することを推奨しています。資産とローンに関する文書は、有効期限まで保管し、ジャーナルや明細書は永久に保存する必要があります。
4.
法的文書あらゆる規模の企業は、さまざまな種類の法的書類を持っています。これらの文書には、一般的に以下が含まれます。
-
-
-
- ベンダーおよび第三者請負業者との契約財産リース財産および人員の保険契約商標
-
-
- 、特許、著作権契約議事録取締役会議事録について
-
- 国務長官のための会議年次報告書権限証明書
ビジネス文書管理のベストプラクティス効果的かつプロアクティブなビジネス文書管理システムにより、すべてのファイルが安全に整理され、保存されます。組織が管理技術を開発しているときは、紙のファイルと電子記録を考慮する必要があります。さらに、システムには、電子メールの管理と適切なクラウドストレージの使用を含める必要があります。ベストプラクティスのビジネスチームには、次のようなものがあります。
すべての紙ドキュメントの再編成物理ファイルを操作する場合、チームは再編成から始める必要があります。まず、すべての文書を収集し、その情報に基づいて分類する必要があります。ファイルを分離すると、チームは独自のラベル付きフォルダまたはファイリングキャビネットにファイルを配置できます。不要な書類や古い書類を定期的に維持して削除することで、適切なファイルに便利にアクセスできるようになります。
デジタルファイリングシステムの更新デジタルファイリングシステムには、電子文書の作成、保存、取得、およびバックアップの方法が必要です。また、機密ファイルや重要なファイルを脅威やデータ侵害から守るためにセキュリティ対策を実装することも含まれます。オンラインファイリングシステムを開発する場合、チームはこれらの重要なヒントを使用する必要があります。
- 標準のファイル命名規則を使用する- すべてのファイルに簡潔で特定の名前が付いている場合、スタッフは迅速かつ簡単にファイルを識別することができます。多くの場合、ファイル名、日付、番号付けスキーマ、またはカテゴリ識別子は、特定の性のために使用されます。これにより、従業員の時間を節約し、ファイル検索に関連するストレスを軽減できます。
- 関連ファイルのフォルダを作成する- 関連文書を 1 つのファイルに収集すると、デスクトップを分離するのに役立ちます。たとえば、チームは税務記録ファイルと給与税ファイルを、財務諸表というフォルダに追加できます。
- 定期的にファイルを更新する- 物理ファイルを整理するのと同様に、チームはデスクトップから古いファイルを更新および削除する必要があります。廃止された論文を破棄することで、従業員は必要な書類をより可視化できます。
- 定期的なバックアップをスケジュールする- ビジネスチームは、データの損失や脅威の可能性に備えて、電子書類を別のドライブまたは場所に定期的に保存する必要があります。
- フォルダをネストする- フォルダに多数のファイルがある場合は、親フォルダ内にフォルダを作成すると便利です。これにより、さまざまなドキュメントがサブカテゴリに整理されます。
電子メールを効率的に整理する電子メールは、現代のデジタル時代における職場コミュニケーションの標準となっています。ただし、これにより、1 日を通して大量のメールや添付ファイルが発生する可能性があります。効果的なメール管理により、メッセージの過負荷を防ぎ、新しいドキュメントを保存できます。実績のあるメール管理方法としては、以下のようなものがある。
- メールを定期的にチェックする- メールを迅速に確認し、返信することで、すべての重要なファイルと情報が確実に受信されます。これにより、メールの過負荷も防止され、その結果、通信が失われたり忘れたりします。
- メールを自分自身に転送する- メールが失われたり、ファイルが削除された場合でも、転送された電子メールでそのメールにアクセスできます。
- 一括でダウンロード- 1 つ以上の電子メールで複数のファイルを受け取った場合、すべてのドキュメントを一括でダウンロードする必要があります。これにより、ファイルが1つずつダウンロードされた場合に発生する可能性がある重複や偶発的な省略を防ぐことができます。
- Eメール標準の確立- エグゼクティブは、ファイルと添付ファイルの送信方法に関するルールを説明する電子メールプロトコルを作成する必要があります。たとえば、件名に添付ファイルを含めるように従業員に義務付けると、受信者がメールを簡単に見つけやすくなります。
クラウドストレージを活用するクラウドは、あらゆる規模の企業間でファイルストレージにますます普及しています。クラウドを使用すると、必要な数の電子ドキュメントを 1 つのプラットフォームに保存できます。インターネットに接続されたデバイスを使用している限り、どこからでもリモートからアクセスできます。多くのクラウドプラットフォームでは、共同作業と共有機能も備えています。さらに、バックアップを自動的に管理し、ビジネスフォームを保護するためのセキュリティ対策を備えた機能も備えています。
これらのメリットにより、企業は物理的な書類やファイリングシステムへの依存を減らすことができます。さらに、ドキュメントのコピーやファイルの手動保護などの繰り返し作業が不要になります。
従業員のトレーニングビジネス文書管理システムは、組織内のすべての従業員が手順とプロトコルに従わない限り有効ではありません。ビジネスのトップリーダーとシニアマネージャーは、さまざまな文書組織のテクニックを概説する必要があります。その後、従業員トレーニングにそれを組み込むか、すべてのビジネスチームのためのプレゼンテーションを開催する必要があります。
従業員が参照できるように、これらのメソッドをハンドブックまたはガイドに記録しておくと便利です。これにより、スタッフメンバーは最初から鍵ファイルをプロアクティブに整理できます。また、四半期末に必要なデクラスタリングの量を削減します。
主な要望-
- ビジネス文書ビジネス文書は、組織の契約、人員、財務、および合法性に関連するすべてのファイルを網羅しています。ビジネス文書の例には、従業員契約、納税申告書、不動産リース、ベンダー契約、保険契約などがあります。
- これらのファイルは、多くの場合、機密情報であり、ビジネス運営にとって重要です。したがって、盗難、紛失、および侵害から保護するために、効果的なビジネス文書管理を実装する必要があります。
- 物理的な書類と電子文書の両方を管理するためのさまざまなベストプラクティスがあります。
- ビジネス文書管理のためのコア技術を通過し、既存のファイルを分離し、生産性ツールを活用し、コンピュータシステムの整理が含まれます。
- また、電子文書用の包括的なデジタルファイリングシステムの構築、メール管理の向上、クラウドベースのストレージの使用の活用、ドキュメント組織標準に関する全従業員へのトレーニングも行うことができます。
ビジネスコンプライアンスの管理のための4つのステップ
すべてのベンダー契約に含めるべき5つの要素
データ整合性チェック-6ステップのプロセス
データ統合とはどのようなものですか。また、組織に付加価値を追加するにはどうすればよいでしょうか。
