ビジネスプロセス自動化101：BPAの種類と使用時期の
ビジネスプロセスの自動化を導入して業務を合理化することで、単調な日常業務に費やす時間を節約できます。
新入社員採用や研修から株式発注の規制まで、これらの繰り返しタスクにデータ入力すると、会社の貴重な時間と資本がかかる可能性があります。プロセス自動化ソフトウェアを使用することで、組織はサプライチェーン業務を迅速に追跡し、より複雑なプロジェクトに管理時間を指定することができます。
ビジネス・プロセスの自動化とは
Business Process Automation (BPA) は、手順を自動化するワークフロー管理技術であり、人間の介入がほとんどまたはまったく必要なく実行できる。このソリューションは、運用コストと人件費を削減することを目指しています。
Forrester の調査によると、自動化ソフトウェアによって総運用コストを最大 90% 削減できることが示されています。
データ入力だけでは、特に複数のシステムを扱う場合、時間がかかることがあります。ビジネスオートメーションは、必要なすべてのプラットフォーム間でデータを転送し、従業員を引き出した事務作業から解放します。代わりに、労働者は、事業拡大ベンチャーなど、より複雑な企業プロジェクトに集中することができます。
文書管理以外にも、BPAは、統合を通じて確立されたワークフローソフトウェアの強化を目指しています。自動化システムを連携させることで、企業は従業員のオンボーディング、人事プロジェクト、レポート分析など、さまざまな業務を簡単に維持できます。ワークフローの自動化は、システム管理から電子メールサービスまで、より複雑なタスクを実行することもできます。
BPA は、トラブルシューティングアクションを起動し、技術的なエラーが発生したときにユーザーに警告することで、すべての統合ソリューションを制御します。BPAソフトウェアは、スケジュールされた社内電子メール、サードパーティ電子メール、マーケティング電子メールを送信するようにプログラムすることもできます。これにより、従業員は事前に作業や計画を行うことができます。プロセスの自動化により、企業はサービス速度を向上させ、人的ミスを減らすことで、全体的な効率を向上させることができます。
利用可能なBPAソリューションには、プロジェクト管理機能が異なるいくつかのタイプがあります。複雑さが進行する4つの標準モデルには、
1.基本的な自動化- 基本的な自動化ツールは、部門メッセージングなどの簡単なビジネス手順を合理化し、1つのインターフェイス上のすべての情報にアクセスするための一元化されたデータベースを提供します。
2.プロセスの自動化- このプロセス管理は、企業全体のデータの透明性と一貫性を高めるためにタスクレコードを保持します。たとえば、企業はプロセス自動化を使用して部門間でファイルを転送できます。
3.統合自動化- より複雑なモデルとして、統合自動化を使用すると、マシンとソフトウェアを使用して、ユーザーが操作を繰り返す操作の実行方法を模倣できます。
4.人工知能（AI）オートメーション- AIは、独自の分析からデータベースの意思決定を行うため、最も先進的なBPAテクノロジーです。製造オペレーションにAIを導入することで、ソリューションはデータをダイジェストして計画を実行し、サプライチェーンのエラーを削減できます。たとえば、企業は、このソリューションを使用して、出荷センサーを使用して、遅延や潜在的な損傷などの出荷のリスクを検出しています。これにより、システムは、インシデントが発生した場合に是正措置を講じるようユーザーに警告し、運用遅延を最小限に抑えることができます。
B
PA BPAサービスの例には、広範な機能があり、さまざまなサプライチェーンやビジネスフェーズで実装できます。企業は、次のような毎日の手順の合理化を開始することができます
。1.従業員のオンボー
ディング新入社員の採用は、広範な事務処理とトレーニングが含まれているため、簡単なプロセスではありません。アプリケーション、情報フォーム、福利厚生契約への記入、新しいアカウントの設定など、手続きは非常に時間がかかります。自動化ソリューションがないと、フォームが誤って配置されたり、正しく入力されなかったり、完全に忘れられたりすることがあります。
したがって、BPAソフトウェアを実装することで、従業員のオンボーディングプロセスを合理化できます。
- 電子データ共有による書類の削減
- 空のフィールドの特定によるすべてのフォームの完全な確保
- サービス速度の
- 向上生産性の向上
- 従業員満足度の向上
2.発注
発注要求の完了は、会社と第三者仕入先の間で繰り返されるタスクです。まず、承認されたスタッフメンバーが注文フォームに必要事項を記入し、財務部門が承認する必要があります。承認後、フォームは適切なベンダーチームおよび在庫チームに送信されます。このプロセスは、手動で完了するまで数日から数週間かかることがあります。
ただし、プロセス自動化サービスを利用すると、発注手続きが高速
- に追跡されます。文書を希望の当事者に迅速に転送し、
- 生産性を向上
- すべてのフォームが完了していることを確認
- するエラーが発生したときにユーザーに
- 警告する警告配信に関するスタッフの更新
3.需要予測
需要予測では、マネージャーが株式注文、ロジスティクス、マーケティングに関するデータに基づいた意思決定を行うことができるように、販売と在庫に関する情報を一貫して更新する必要があります。統合された自動化サービスがなければ、指定された従業員は多数のソフトウェアとレポートを参照して、適切なデータをすべて集約する必要があります。トランザクションが発生すると、POSシステムから継続的にデータを引き出すことにより、数量が予測システムに自動的に入力され、将来の需要を見積もり、販売傾向を監視します。
POS（販売時点管理）システム、在庫管理、予測ソフトウェアと統合されたBPAソリューションを実装することで、企業は次のことが可能になります。
- データの透明性を高める
- 注文とマーケティングキャンペーンを合理化
- 情報に基づいた意思決定を行う
- リアルタイムにアクセス データ
4.在庫管理
従来の在庫管理方法では、継続的な手動循環棚卸が必要なため、人的エラーの可能性が高くなります。不十分な在庫や不一致は、消費者の需要への準備が不十分になり、利益率や収益に悪影響を及ぼす可能性があります。ただし、スキャナやソフトウェアなどの自動化手法により、在庫カウントを効率化できます。
在庫とBPAソフトウェアで在庫管理を自動化することで、組織は次のことができるようになります。
- 在庫の精度を高める
- サプライチェーンの効率性と生産性を向上
- 時間と運用コストを節約する
- 再発注ポイントを定義 するこの自動化により、企業が確実には、在庫切れ、過剰在庫、在庫の不一致を回避し、収益にプラスの影響を与えることができます。
いつBPAを使用するか
現代の自動化プラクティスは、時には完全に操作を引き継ぐことができるほど高度です。しかし、いくつかのタスクはまだ人間の介入と批判的思考を必要とします。BPA ソリューションによって強化できる手順と、実践的な作業で改善できる手順を理解することが不可欠です。
BPAはいつ良いアイデアですか？
ライン型タスク
サプライ・チェーンは、従業員や施設の管理に必要な手順はもちろんのこと、製造から受注履行まで繰り返される工程で構成されます。研究によると、従業員の90％がBPAを通じて処理できる反復的な業務に負担をかけられています。したがって、企業は、自動化されたシステムを実装して、次の処理を実行できます。
- 管理ソフトウェアの更新
- セキュリティ監視
- 時間の追跡
- 注文フルフィルメント
- 在庫管理
- 出荷
- 注文
- 請求
センサーベースの追跡
組織は、センサー、スキャナ、ネットワークなどのモノのインターネット (IoT) 技術を導入して、自動プロセスを最適化し始めています。BPAソフトウェアを使用すると、企業はすべてのシステムアクティビティとパフォーマンスを監視し、運用が効率的に実行されることを保証できます。これは、倉庫の内部と外部の両方で在庫を処理する場合に特に当てはまります。
- 循環棚卸の
- 監視再注文ポイントの
- 追跡出荷容器
-
- 損傷または紛失を報告する敏感な商品の温度の監視 商品
セルフサービスキオスク
セルフサービスキオスクは、家の操作の前面と背面の両方のために活況を呈しています。お客様は、ホテル、レストラン、食料品店、小売店、さらには医療施設でキオスクを使用して、注文、商品のスキャン、チェックインを行うことができます。一方、企業はこの技術を導入して、従業員のトレーニングと作業スケジュールの監視を合理化しています。作業者は、キオスクを使用してシフトのパンチイン、アウトアウトおよび時間を確認できるため、従業員のスケジュールを手動で追跡する時間を短縮できます。
ITバックオフィスプロセス
ITサービスの自動化により、勤務時間中の従業員の生産性が最適化され、勤務時間後もデータの監視が継続されます。BPAサービスは、エラーが発生し、人的介入が必要な場合にのみ、ITマネージャに警告するようにプログラムできます。これにより、24～7日の監視のために追加のスタッフを雇う必要がなくなります。
リサーチおよびコンテンツ管理
自動化された情報テクノロジーにより、企業はビッグデータおよび社内記録にアクセスして、より広範な業務範囲を提供します。これにより、ユーザーは調査を行い、
- 犯罪記録
- 法務
- ケースケーススタディ
- 保険
- リスク管理分析
- 人口統計
- 競争力のある価格戦略
BPAは良い考えではないのはいつですか？
カスタマーインタラクション
予約、購入、予約に関する自動化された確認を顧客が理解している一方で、他の形式の自動化は、役に立つよりもイライラすることがあります。自動電話システムには手作業よりも時間がかかるため、グリーティングや通話の接続などの個人的なやりとりは、従業員が行う必要があります。
このロボットプロセスでは、メッセージを残したり、担当者に転送したりするためにオプションを待つ必要があります。また、コマンドが誤って解釈され、発信者が満足できないことがあります。したがって、訓練を受けた従業員は、適切に質問を評価し、適切な部門にコールを転送するために、着信コールを処理する必要があります。
カスタマーサポート
同じラインで、消費者がサービスや製品に問題がある場合、ロボットによる音声や自動電子メールによる応答ではなく、実際の担当者から話を聞きたいと考えています。自動応答は、その懸念に対処することを保証せず、多くの場合、従業員が問題を調整できるようになるまで長い待ち時間を要します。これらのソリューションは、顧客が聞かれていないか、評価されていないように感じさせます。
BPA導入の4つのフェーズ BPAシステムを4つのフェーズに分割
することにより、プロジェクト管理は、そのプロセスをよりよく理解し、監視することができます。4つの段階には、
1.分析- 管理者は、会社の運用効率と全体的なパフォーマンスを評価するために、データとレポートを検討する必要があります。次に、明確な目標、目標、ソリューション要件を概説して、どのBPAアーキテクチャ設計およびモデルがニーズに最も適しているかを判断する必要があります。この時点で、経営陣はIT部門またはソフトウェア開発者に相談し、その入力を得る必要があります。
2.実装- BPAシステムを選択し、必要なコンポーネントをカスタマイズしたら、それは新しい技術を実装するための時間です。開発者が機能、機能、重要な情報を正確に記録できるように、すべてのシステムドキュメントが手元にある必要があります。インストールが完了したら、従業員は新しいデータベースのトレーニングを開始できます。
3.統合- ITはまた、接続されたデータベースを作成するために、既存のソフトウェアと新しいテクノロジーを統合する責任があります。これにより、すべてのサービスが効率的にデータを通信し、共有できるようになります。また、他のサーバを中断することなく、統合がすべてのプロトコルに従っていることを確認するために、すべてのシステムに関する適切な文書化も不可欠です。
4.メンテナンス- ソフトウェアが所定の位置に配置されると、すべての機能が更新され、正しく動作していることを確認するために、定期的なメンテナンスチェックを実行することが不可欠です。
BPAを実装することの利点 BPA
が提供する高度な機能は、無限の可能性を持っています。業務効率を向上させる能力に加えて、自動化は、次のようないくつかの利点を提供します。
- デジタル変革- 最新のソリューションで企業を変革することで、その業務はテクノロジーと拡張の取り組みの進化とともに成長することができます。
- 明瞭性の向上- ビッグデータにアクセスすることで、組織はパフォーマンスをより広い範囲に提供し、改善が必要な業務を確認することができます。詳細なレポート、分析、プロセス・マッピングを通じて、経営陣は必要に応じて変更を実施できます。
- プロセスの合理化- 自動化されたプロセスにより、通信、監査、レポート、データ共有がすべて合理化されます。この機能が強化され、従業員の説明責任、納期および全体的な効率が促進されます。
- コンプライアンス・レコードの追跡- 一元化されたデータベースにより、すべてのレコードとレポートが記録され、ユーザー・アクセス用に保持されます。これにより、内部監査が簡素化されます。
- 標準化された運用- オペレーションを自動化することで、すべてのプロセスが規制され、企業は標準的な成果を期待でき、生産の信頼性と安定性が向上します。
- 顧客満足度の向上- 一貫した基準を満たすことで、お客様は質の高いサービスと商品を時間通りに受け取り、満足度を高めます。
- 生産性の向上- BPAサービスは、すべての業務を規制するため、正確に、時間に、最小限のコストで稼働します。これにより、期限が満たされ、人的ミスを減らすことができます。
- 時間とコストの削減- 研究は、企業が集団を失っていることを明らかにしました $140 無駄な時間から毎年億 ,リソース、複製された操作、および切断されたデータが含まれます。人間の介入を必要としないため、自動化されたシステムはフルフィルメント時間とコストを削減し、最終的にはビジネスの収益を促進します。
システムインテグレーションとBPA
システムインテグレーションとBPAは非常に似ており、同じ目標の多くを保持しています。統合はBPAソフトウェアの標準機能ですが、主な目標ではありません。
まず、システムインテグレーションとは、いくつかの個別のサブシステムとアプリケーションを接続して、ツールと機能のネットワークを構築するプロセスです。これにより、冗長な機能や情報が煩雑になり、広範なデータベースが確立されます。外部サーバに接続されたソフトウェアインテグレータは、顧客、クライアント、ベンダーなどの外部関係者が特定のオペレーションを追跡することもできます。統合システムは、データを集約することにより、内部および外部の通信を合理化することができます。
一方、BPAの最も重要な目標は、標準的な手順を自動化して全体的な生産性を向上させることです。しかし、多くの場合、これは確立されたシステムとの相互作用を伴います。自動化プロセスを他のソフトウェアと統合すると、データ共有と高速通信によって効率がさらに向上します。システム統合を利用するBPAは、サービス速度を向上させ、リアルタイムデータにアクセスすることができます。
したがって、ビジネスの拡張性、機能性、生産性を重視する企業は、統合システムを備えたBPAソリューションを導入して、日常業務を合理化する必要があります。
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