プロセスを合理化する方法-ビジネスのための究極のガイド反復プロセスを合理化
現代のテクノロジーにより、組織は手動方式から自動化方式に切り替えることで、社内プロセスを改善する機会を得ています。
従来のプロセスでは、完了するには過度の労力、時間、リソースが必要なため、企業は競合他社に遅れを取られる危険性があります。手作業による方法では、コミュニケーションの誤り、手続きの忘れ、書類の紛失のリスクも高まります。
しかし、高度なソフトウェアは、標準的なタスクを自動化することでプロセスを合理化することができ、従業員はより多くの注意を必要とするプロジェクトを処理することができます。これにより、管理作業などの日常業務がより効率的で、管理が容易になります。
プロセスを合理化することはどういう意味ですか？
合理化とは、品目、システム、またはプロセスを改善して、より単純化または効率化させる行為です。たとえば、クライアントの請求を合理化すると、文書化プロセスが改善され、手順が速く、繰り返し可能で、一貫性が保たれます。
ビジネスの面では、合理化されたプロセスは、タスクを完了するために取られたすべてのステップが包括的で反復可能であることを保証し、究極の目標に向かって動作します。各ジョブは、プロセス全体のごく一部であるか、または個別のイベントである可能性があります。
たとえば、新しい従業員のオンボーディングには、書類の記入、トレーニング、スタッフの紹介など、いくつかのステップが必要です。経営陣は、人事システムなどのソフトウェアを使用して文書化プロセスを合理化することができます。
ソフトウェアは、新規採用者の情報を保存して、福利厚生のパッケージやその他の書類上のフィールドに自動的に記入し、オンボーディングプロセスを合理化することができます。
高度なソフトウェアにより、業務とプロセスを合理化できます。サプライチェーンのどこにあるかにかかわらず、ソフトウェアには、
- 管理
- セールス＆マーケティング
- ファイナンス、会計
- 注文フルフィルメント注文
- 調達
- 在庫管理
- 顧客関係管理
- IT管理
- 予測
- 資産管理
- サプライチェーン管理
- コンプライアンス監査
- プロジェクト管理
- レポート
最新のテクノロジーにより、企業はあらゆる部門のワークフローを合理化できます。
プロセスを合理化する10のステップビジネス・プロセスの
合理化は、複雑でイライラするプロジェクトである必要はありません。フォーカスとわずか10ステップで、管理はワークフローと効率の向上を必要とする運用を合理化できます
。1.ワークフローの分析
まず、企業は改善が必要なプロセスのリストを概説する必要があります。このリストは、部門別、優先度、および作業強度別に業務を整理する必要があります。
その後、経営陣は、すべてのステップ、手順、主要業績評価指標（KPI）を含むすべてのプロセスを徹底的に分析する必要があります。これは、ビジネスがどれだけうまく動作しているのか、その弱さの領域を示しています。
また、経営陣は、フィードバックや洞察を得るためにプロセスを調整する従業員に話すことも検討する必要があります。
2.重点分野の特定
次に、経営陣は、収集したデータを分析して、改善が必要な分野を特定する必要があります。生産性、出力、または満足度が低いことを示す操作は、優先順位付けする必要があります。
非効率性、および遅延プロセスの原因となるその他の要因を定義し、評価する必要があります。これにより、経営陣は、どのような変更によってパフォーマンスが向上するかを判断できます。
3.[各プロセスの分断
] 評価を簡素化するには、各プロセスをさらに管理しやすいステップに分割する必要があります。これにより、依存関係、非効率性、および操作のクリティカルポイントの検出がはるかに容易になります。
しかし、プロジェクトマネージャは、この手順を過度に複雑にしないように念頭に置く必要があります。
4.タスクの優先順位付け
プロセスが分解されたら、重要度に基づいて 1 ～ 10 のスケールで各タスクをランク付けします。これは、ワークフローを維持し、効率を高めるために操作を優先順位付けします。
5.
すべてのものを記録各プロセスのすべてのステップは、品質保証と将来の参照のために適切に文書化する必要があります。管理は、一元化されたソフトウェア内で紙またはデジタルで手順を記録できるため、すべての従業員が使用できます。
詳細な記録により、経営陣は、結果が理想的でない場合にどのステップを変更する必要があるかを振り返ることができます。また、将来の従業員は、必要に応じて手順を繰り返すことができます。
6.ワークフローの自動化
多くの企業が、ワークフローをソフトウェアで自動化することを選択しました。ソフトウェアでは、書類の記入や保管などの標準的な反復作業を処理します。これらのソリューションは、ミスタイプ、誤計算、誤通信などのヒューマンミスのリスクを軽減します。
最新のソフトウェアは、自動システム統合、アラート、順序変更などの独自の機能とツールを提供し、ワークフローを合理化します。
7.[新しいワークフローを評価 する]
この時点で、新しいプロセスを再確認して、ワークフローが改善されているかどうかを確認します。これは、経営陣が積極的に最終的な結果を見ることができるように、職場でのライブテストが必要です。
組織は、将来の変更のために、プロセスの中断や非効率性を詳細にメモする必要があります。
8.柔軟性を滞在
ワークフローがテストされると、経営陣は結果とそのメモに基づいて改善を行う必要があります。変更の実装には、多くのブレーンストーミングと試行錯誤が必要となるため、このステップには時間がかかる場合があります。
変更を加えるたびに、ワークフローを再評価して、連続したステップやプロセスに対して新しい問題が生じないようにする必要があります。
9.新しいワークフローをテストする
すべての改善が正しく実施され、新しいプロセスがテストされたら、最終実装の時間です。プロジェクト管理は、新しいプロセスについて従業員をトレーニングし、参照用に詳細な標準操作手順 (SOP) を提供する必要があります。
また、従業員が質問をしたり、新しいワークフローに関する懸念に対処したりする時期もあるはずです。
10.変更を行う
新しいワークフローがすぐに完璧でない場合は、落胆しないようにすることが重要です。ねじれをうまくいくのに時間がかかる場合が多いためです。プロセスを改善し、満足のいく結果を達成するために、追加の評価と改善が必要な場合があります。
ここでも、企業は運用を調整し、ワークフローを合理化するために、管理ソフトウェアの使用を検討する必要があります。
5 プロセスの合理化によるメリット内部プロセスを
合理化することで、運用効率を大幅に向上させ、最適なワークフローを維持できます。これにより、企業は次のことが可能になります。
- 時間の節約
従業員は、マネージャーの承認やフォームを手動で署名するのを待つ必要がなくなりました。代わりに、データ統合ソフトウェアを使用すると、承認プロセスを高速化するために、レコードは関連する部門と自動的に共有されます。文書が適時にレビューされた場合でも、マネージャは警告を受けます。これにより、シーケンシャルプロシージャの開始まで長時間待つ必要がなくなります。
- Save Money
しかし、デジタルソリューションでは、プロセスは自動化され、紙の無駄や人件費を削減します。事業の合理化によって節約された資本は、拡張の取り組みに投資することができます。
- コミュニケーションの向上
対面会議をセットアップし、すべてのプロジェクトで人事担当者と話す必要がなくなりました。従業員は、ワークステーションを離れることなく、レポートを転送したり、質問したり、フォームに事実上署名したりできます。これにより、スタッフが事務作業を完了するのを防ぐことができ、時間管理とワークフローが向上します。
- ドキュメントの強化
ソフトウェアはまた、いつでも情報にアクセスできるため、検証済みのユーザー間の利便性と完全な透明性を提供します。これは、経営陣は、もはや不一致を調整するときに口コミに依存する必要がなくなったとして、従業員の説明責任を促進します。代わりに、システムを確認して、エラーが発生した従業員を特定できます。
高度なソリューションは、入力された情報が正しくない場合やフィールドが不完全である場合にも、ユーザーに警告します。これにより、従業員は最終提出前に書類をダブルチェックできるため、データの正確性が向上します。
- ボトルネックの特定
ただし、管理ソリューションを実装する企業は、プロセスが修復できないほど遅れる前に、ボトルネックを特定して修正できます。
5 ワークフローを合理化するための自動化ツールの実装を検討しているプロセス自動化
企業にとって、次のことが必要です
。1.プロセスが
最初に評価されていない場合、プロセスの実装自動化はトリッキーなプロジェクトになることができます。
管理は、ステップを定義し、重複を排除することによって、自動化が必要な操作の概要を説明します。これにより、ソフトウェアプログラミングを調整することなく、自動化へのシームレスな移行が可能になります。
たとえば、売掛金勘定は、金融部門に遅れ、忙しい季節に大量の預金を経験する可能性があります。会計ソフトウェアを使用すると、従業員は収集と記録のプロセスを合理化できます。
2.アプリケーションにフォーカス
多くの企業は、まずソリューションを開発し、次にさまざまなプロセスに合わせてソリューションを調整するという間違いを犯しています。これは、いくつかのタスクのためにソフトウェアを再プログラミングするのにかなりの時間と費用を浪費する可能性があります。
その代わり、まず各プロセスごとにアプリケーションをマッピングし、次に開発者は各部門ごとに特定のソリューションを構築する必要があります。これにより、インフラストラクチャをやり直したり、冗長性を削除したり、各タスクを変更したりする必要がなくなります。
3.自動化の投資収益率の調査
企業が見過ごしがちなもう 1 つの要素は、ソリューションの投資収益率 (ROI) です。ソリューションの作成に要する時間、エネルギー、リソースが、返済する時間とコストを上回ってはいけません。
企業は、管理ソフトウェアの開発および実装に50万ドル以上を費やすことができます。
しかし、ソリューションによって会社が数千ドルしか節約できなければ、投資する価値はありません。
したがって、経営陣は、新しいシステムを作成する費用とそのプロセスを徹底的に調査し、ソリューションがワークフローにプラスの影響を与えるかどうかを判断する必要があります。
4.
ROIを長期的に確認することは、投資が長期的に影響を及ぼすことを保証する別の方法だと思います。
自動化は、ただちにインパクトを与えるだけでなく、企業の長期的な業績を向上させる必要があります。ソリューションは、ビジネスのスケーラビリティを強化し、それと並行して成長できる必要があります。そうしないと、組織はソフトウェアを上回り、別のシステムに再投資する必要があり、さらに多くの時間と資本が必要になります。
大企業では、80～20のルールを使用する必要があります。このルールでは、業務の 20% を変更することで、80% の改善が得られます。プロセスがこの基準を満たしていない場合、経営陣はソリューションの改訂を検討する必要があります。
5.可能であれば、事前にプログラムされたソリューションを使用する
大企業は多くの場合、カスタマイズされたソリューションに投資しますが、非常にコストがかかります。プロセスの自動化を検討している企業は、はるかにコスト効率が高く、統合しやすい既製ソフトウェアを見つけることができます。
したがって、中小企業は、時間とお金を節約するために、可能な限り事前にプログラムされたソリューションを選ぶべきです。経営陣は、自社のニーズに最も適したプロバイダを決定するために、同様の企業と話をすることができます。
会社がすでにシステムを確立している場合、プロジェクトマネージャは、そのサービスが互換性があるかどうかをベンダーに尋ねる必要があります。
プロセスを合理化するには、細部、長い時間、最新技術の知識に注意する必要があります。しかし、遅延業務を合理化する企業は、効率を向上させ、生産性と収益性を促進することができます。
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