発注書の追跡-それはどのように機能しますか？
発注書の概要発注書 (POS と略されることが多い) は、企業にとって重要な文書です。これらのフォームには、トランザクションと注文処理のすべての段階をつなぐ重要な情報が伴います。
したがって、これらのプロセスを完全に制御し、 透明性を確保するには 、マネージャが発注書の追跡を実行する必要があります。このプラクティスにより、企業は発注書の移動を追跡し、調達活動が正確かつ効率的であることを保証できます。
発注追跡とは何ですか？
発注書の追跡は、注文のステータスと移動をリアルタイムで監視するプロセスです。これは、発注書の作成、承認、および商品の受領を含む発注サイクルを管理するのに役立ちます。追跡システムにより、調達スタッフは手順の非効率なステップを特定することもできます。
発注書は、多くの場合、会社とそのサプライヤー間の法的契約として見なされます。これらの契約を効果的に追跡することで、企業は期待される数量と品質で適切な商品を受け取ることができます。これは、最適な在庫レベルを維持し、廃棄物を削減するために重要です。さらに、組織は信頼できるサプライヤとのパートナーシップを確実なものにすることで、収益を保護できます。
発注書の追跡方法既存の発注追跡戦略を改善するために、組織は手動監視方法を理解する必要があります。伝統的に、このプロセスには4つのステップが必要です。
1.調達部門への連絡
チームが新しい供給または製品を必要としていることを部門が識別した場合は、まず調達部門に連絡する必要があります。商品の要求が行われた後、調達リーダーは予算に十分な資金があることを確認します。
2. 調達チーム発注の作成会社に十分な資本がある場合
、調達チームは仕入先宛の発注を承認して作成します。
3. 仕入先への発注の送信チームは
、実際の発注文書を仕入先に郵送します。
4. 部門連絡先仕入先仕入先が発注を受け取ると
、部門は定期的に搬送ステータスを呼び出します。
手動発注追跡が不十分である理由注文追跡の手動プロセスは単純に見えますが、現代の企業では時代遅れで遅いと考えられています。物理的な発注書の追跡が不十分な主な理由としては、
- 紙廃棄物の増加- 物理的な紙は高価であり、企業が使用していない書類を積み重ねている場合、持続不能です。さらに、書類作成は修正や複製が難しく、さらに多くの文書を作成する必要があります。
- より実践的な作業- 物理的な追跡では、手作業によるデータ入力、訂正、処理が必要です。自動化がなければ、企業は発注書を作成して準備するために、従業員に特定の役割を割り当てる必要があります。
- 時間のかかる作業- 大量の発注書を持つ組織は、サプライヤや調達チームとのコミュニケーションに多くの時間を費やす必要があります。これは、特に文書が失われたり、忘れられたり、不正確になったりすると、管理不能になる可能性があります。
- 支出の増加- 手動で注文を追跡する場合、組織は書類を保存するために物理的な保管システムまたはファイリングシステムが必要になります。企業が発注書を効果的に処理していない場合、請求書の不正や支出の監視も発生する可能性があります。
購入を追跡するときに自動化を使用する利点手動発注処理の非効率性を回避するには、組織は自動化を業務に実装する必要があります。最新のテクノロジーにより、注文管理と調達プロセスを合理化するクラウドベースのシステムの作成が可能になりました。
たとえば、ビジネスオーナーは、在庫注文ソフトウェアを使用して、調達活動を可視化し、発注を追跡することができます。これらのシステムには人工知能が装備されており、統合ツールで既存のビジネスプラットフォームに接続することができます。
自動化を使用すると、次のようなさまざまな利点が得られます。
ユーザーフレンドリーなインターフェース自動注文ソリューションにより、ユーザーは直感的なインターフェイスを使用して購入を簡単に追跡できます。これらのシステムはクラウドベースであるため、スタッフはインターネットに接続されたデバイスを使用して、どこからでもサプライヤーの配達をリモートで監視できます。また、ユーザーはオンデマンドでドキュメントを提供し、ベンダーとのコミュニケーションやリアルタイムでの意思決定を可能にします。
発注書テンプレート発注ソフトウェアは、仕入先の詳細、支払契約書、提案数量などの重要な情報を発注書に自動的に入力します。これにより、発注書の作成プロセスが合理化されるだけでなく、入力されたすべての情報が正確であることが保証され、在庫管理が向上します。これにより、チームの時間を節約し、調達の遅延を防ぐことができます。
ベンダー管理の最適化自動化は、企業が優先サプライヤーから商品を発注していることを保証するのに役立ちます。たとえば、マネージャはテンプレートをプログラムして、発注書の正しい仕入先名を事前選択して入力することができます。
このシステムは、サプライヤーの価格と納期に関するデータを提供するため、契約管理にも役立ちます。チームは、ニーズと予算に合った最適なベンダーを選択することで、この情報を活用できます。
すべてのトランザクションデータの集中化これらの自動化ツールは、最近の配達、支出、履歴注文など、すべての発注書データをコンパイルできます。すべての主要なメトリックを一元管理すると、レポート作成と監査が容易になります。また、サプライチェーン管理、会計手順、在庫管理業務も合理化します。
