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メールのオーバーロードの概要未読メールが受信トレイに積み込まれると、圧倒的になる可能性があります。管理されていない場合、電子メールの過負荷は、従業員の生産性、コミュニケーション、および作業パフォーマンスに悪影響を及ぼす可能性があります。ウェルビーイングを保護し、ワークフローを改善するには、受信メールのストリームを効果的に制御する必要があります。
電子メールのオーバーロードとは何ですか？
メールの過負荷は、大量の新しいメッセージが受信トレイに過剰に詰め込まれる場合です。これは多くの場合、誰かが休憩を取った後、またはそれが職場での忙しい日である場合、彼または彼女の仕事に戻ったときに発生します。
また、 未読メールは 、一日中積極的に確認、返信、転送を行わなかった結果、蓄積されることがあります。受信トレイにメールが多すぎると、次のような多くの悪影響が生じる可能性があります。
- ワークロードストレスの増加
ストレスはまた、不安、うつ病、高血圧などの様々な他の病気を駆動することができます。
- 生産性の低い統計によると
- 不幸な同僚とクライアント電子メールの過負荷は
- 情報と会話の失われた重要な電子メールは
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メールの過負荷を管理するためのヒントメールの過負荷を防止し、適切な戦略が策定されたときに効果的に対処することができます。人々が実装すべき電子メール管理のベストプラクティスには、次のようなものがあります。
1.
キャッチアップする時間を割り当てる E メールが現在積み重なっている場合、新しいメッセージを通過する時間を毎日設定することが重要です。これにより、すべての新しいメールが読まれ、応答が適時に送信されます。また、電子メールの過負荷がクリアされると、受信メッセージを管理することが容易になります。
2.メーリングリストを解きましょう。
多くの場合、受信トレイは購読からのスパムメッセージやニュースレターで乱雑になります。これらの送信者を迷惑メールとしてマークするか、メーリングリストの購読を解除して、受信トレイにメッセージが表示されないようにすると便利です。
3.
インスタントメッセージの使用従業員は、Slack などのメッセージングアプリを使用して、電子メールの受信トレイを明るくすることができます。これらのツールを使用すると、同僚が前後に話しやすくなり、返信をすばやく送信できるようになります。最新のインスタントメッセージングインターフェイスの多くは、特定のチーム用のグループチャットを作成したり、キーメッセージをピン留めしたり、任意のデバイスからファイルにアクセスしたりするオプションも提供します。
4.
人と対面して話す誰かに電子メールを送信することはより簡単でアクセスしやすいかもしれませんが、それは誤通信につながる可能性があります。フォローアップメールや質問を減らすために、従業員は同僚と顔を合わせて、対面での会話を行う必要があります。スタッフメンバーがリモートで作業していて、会議ができない場合は、代わりにビデオ会議をスケジュールして使用できます。
5.
効果的なメール文化管理を確立し、リーダーシップチームは、従業員が不必要なメッセージを削減するために電子メールを送信する方法を指示するシステムを確立する必要があります。
- 職場が頻繁に実施するガイドラインには、
- 人をCCまたはBCCにする場合があり、そうでない場合対面会議で行う必要がある特定のタイプのディスカッションは
- 、
- 1ワードの回答をなくす必要があるときにクリックする必要があるとき
-
- すべて返信メールに返信する必要がない場合を示す週末、
6.
会議の最適化会議が効果的に実施されると、従業員が明確化や質問のためにフォローアップする必要性が少なくなります。
- チームはミーティングの標準時間枠を作成して、各分が重要に活用されるようにすることで
- 、
- ミーティング戦略を最適化できます。戦略立案やブレーンストーミングなど、ライブおよび対面で行う必要がある重要なタスクにミーティングを使用します
- 各会議のアジェンダ会議の前にこれらの議題を送信し、
7.
彼らが来たときにメールに返信重要なメッセージに迅速に応答すると、受信トレイがいっぱいになりすぎるのを防ぐことができます。実際、ハーバードビジネスレビューによると、電子メールの返信が速いほど、メールが蓄積される回数が少なくなります。これは、送信者が質問への回答やコメントを認識したときに、受信者の注意を喚起するためにフォローアップを送信する必要がないためです。
8.
トーンを設定する適切なメール文化を明確にし、過負荷を解消するには、職場のすべての人が標準的なルールとエチケットに従わなければなりません。電子メールプロトコルに関するオリエンテーションを持ち、チームメンバーとリマインダーを共有すると便利です。
結論-
電子メールのオーバーロード電子メールメッセージを効果的に管理することで、担当者は受信トレイを制御し、電子メールの過負荷を防ぐことができます。
