7 Formas de mejorar la comunicacion interdepartamental
La introduccion a
las organizaciones de comunicacion interdepartamental que tienen multiples sucursales o sectores a menudo dependera de una comunicacion interdepartamental eficaz para asegurar que todos los flujos de trabajo esten conectados. La colaboracion periodica y el intercambio de informacion pertinente con otros departamentos tambien mejorara la eficiencia en el lugar de trabajo.
Que es la Comunicacion Interdepartamental?
La comunicacion interdepartamental es cuando los departamentos de una empresa se comunican entre si. Pueden compartir informacion sobre proyectos compartidos, ajustes en el inventario, campanas de marketing y proyectos de venta. Esencialmente, cualquier asunto que pueda afectar a mas de un departamento se comunica a fondo.
Tambien conocida como comunicacion interdepartamental, la comunicacion interdepartamental a menudo se lleva a cabo a traves de correos electronicos, boletines informativos o reuniones. Tener un sistema de comunicacion eficaz entre los departamentos de una organizacion es imprescindible porque garantiza que todos los equipos esten informados. A su vez, esto mejorara el rendimiento general y proporcionara otros beneficios, como los siguientes.
- Mejor servicio al cliente - cuando el equipo de marketing le diga al departamento de ventas una nueva promocion, los representantes de ventas se aseguraran de que el cliente reciba el trato. Una vez realizada la venta, el equipo financiero sera informado y procesara las transacciones; por lo tanto, asegurando que el cliente reciba los bienes que desea.
- Colaboracion - La comunicacion interdepartamental impulsara a todos los equipos de una organizacion a trabajar juntos para lograr objetivos compartidos
- Eliminar conflictos - La comunicacion transparente creara confianza entre los equipos. Ademas, dado que todas las partes estan informadas de la informacion comercial clave, habra menos margen para errores e ineficiencias.
7 Consejos para Mejorar la Comunicacion Interdepartamental
Segun las estadisticas, el 86% de los encuestados en un estudio dijo que la falta de colaboracion y comunicacion causo fallas en el lugar de trabajo. Las organizaciones pueden evitarlo implementando estas mejores practicas para mejorar las comunicaciones interdepartamentales.
1. Los miembros
del equipo de creacion de relaciones y confianza necesitan construir relaciones solidas con personas de otros departamentos. Esto fomentara la confianza entre los equipos y les permitira trabajar juntos de manera eficaz. Pueden hacerlo almorzando juntos o participando en actividades despues del trabajo.
Los equipos directivos pueden promover la comunicacion interdepartamental organizando eventos en toda la empresa donde los empleados pueden hablar con diferentes colegas. Por ejemplo, fiestas festivas, eventos estacionales, programas de formacion de equipos y celebraciones animaran al personal a conocer gente de otros departamentos.
2. Tener reuniones regulares
Los empleados deben reunirse con otros equipos regularmente para discutir nueva informacion y como cada parte puede ayudarse mutuamente. Una reunion mensual se puede programar en un momento conveniente, por ejemplo, para que todo el personal de varios departamentos pueda reunirse.
En el caso de una reunion del departamento de marketing y ventas, los gerentes deben considerar hacer preguntas, como
- Cuantos clientes potenciales necesita el equipo de marketing para que el equipo de ventas alcance sus objetivos de ventas?
- Hay algun ajuste que sea necesario realizar en las campanas de marketing para mejorar las conversiones de ventas?
- Que pueden hacer los representantes de ventas para promover campanas de marketing y promociones?
3. Crear objetivos compartidos Los
funcionarios deben utilizar sus reuniones interdepartamentales para establecer objetivos y elementos de accion para cada equipo. Por lo tanto, los empleados pueden abandonar la reunion sabiendo exactamente como pueden ayudar a sus colegas.
4. Evite el lenguaje especializado o la jerga
Cada sector tendra su propio lenguaje especializado que los empleados de otros departamentos no podran entender. Al comunicarse con otros equipos, estas terminologias deben evitarse para evitar confusiones y evitar la creacion de una division entre departamentos.
Al trabajar con varios equipos, los empleados deben explicar ciertos terminos o utilizar un lenguaje familiar que todos puedan entender. Esto tambien impulsara la participacion de los empleados, ya que todo el personal sabra lo que esta pasando.
5. Utilizar herramientas
de comunicacion Para que todos los departamentos se comuniquen, es necesario que haya herramientas eficaces que los empleados puedan utilizar. Por ejemplo, debe haber una sala de conferencias donde los miembros del equipo puedan reunirse sin molestar o interrumpir a otros empleados.
En el caso de que los equipos no puedan asistir regularmente a reuniones presenciales, la organizacion debe ofrecer herramientas digitales como correos electronicos de la empresa, chats en linea o plataformas de videoconferencia.
6. Promover objetivos empresariales
La competencia entre los miembros del personal a menudo puede ocurrir, en la que el empleado tratara de trabajar hacia logros personales. Esto puede resultar en una falta de comunicacion porque el empleado solo colaborara si ayuda a su causa personal.
Para evitar esto, los gerentes de departamento deben capacitar a los empleados sobre los objetivos de negocio y entrenarlos para que consideren como puede mejorar la empresa en general. Es importante demostrar que el trabajo en equipo es valioso y que cada empleado prosperara mientras toda la empresa trabaje juntos.
7. Redisenar el espacio de oficina
Tener un espacio de oficina abierto y acogedor puede animar a los empleados a colaborar y hablar con otros miembros del personal. Los ejecutivos de la organizacion deben considerar la posibilidad de desarrollar un diseno espacial que lo haga accesible para que los equipos trabajen juntos.
Por ejemplo, eliminar las barreras que dividen departamentos o hacer que varios equipos trabajen en el mismo piso ayudara a promover la inclusion. Tambien se pueden crear areas comunes, como cafeterias, salas de correo y cafeterias. Dado que la gente probablemente visitara estas areas durante todo el dia, pueden ocurrir reuniones naturales y conversaciones.
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