8 Consejos para administrar la sobrecarga de correo electronico en el lugar de trabajo La sobrecarga de
Introduccion a la sobrecarga de correo electronico
Cuando los correos electronicos no leidos comienzan a acumularse en la bandeja de entrada, puede ser abrumador. Si no se administra, una sobrecarga de correo electronico puede afectar negativamente a la productividad, la comunicacion y el rendimiento laboral de un empleado. Para salvaguardar el bienestar de uno y mejorar el flujo de trabajo, el flujo de correos electronicos entrantes debe ser controlado de manera efectiva.
Que es la sobrecarga de correo electronico?
La sobrecarga de correo electronico se produce cuando grandes volumenes de mensajes nuevos sobrepasan la bandeja de entrada. Esto puede ocurrir a menudo cuando alguien vuelve a su trabajo despues de tomar un descanso o si es un dia ocupado en el lugar de trabajo.
Los correos electronicos no leidos tambien pueden acumularse como resultado de no comprobar, responder y reenviar de forma proactiva los mensajes pertinentes durante todo el dia. Tener demasiados correos electronicos en la bandeja de entrada puede provocar muchos efectos negativos, como los siguientes.
- Mayor estres de la carga de trabajo
El estres tambien puede conducir varias otras dolencias, como ansiedad, depresion y presion arterial alta.
Las estadisticas de
- menos productividad
- Coworkers y clientes insatisfechos
- Informacion perdida y conversaciones
8 Consejos para administrar la sobrecarga de
correo electronico La sobrecarga de correo electronico se puede prevenir y tratar eficazmente cuando se ponen en marcha las estrategias adecuadas. Las practicas recomendadas para la administracion de correo electronico que las personas deben implementar incluyen las siguientes.
1. Asignar algo de tiempo para ponerse al dia
En el caso de que los correos electronicos se esten acumulando actualmente, es importante establecer una hora todos los dias para revisar los nuevos mensajes. Esto asegurara que todos los correos electronicos nuevos sean leidos y que las respuestas se envien de manera oportuna. Ademas, una vez que se borre la sobrecarga de correo electronico, sera mas facil para la persona administrar los mensajes entrantes.
2. Desordenar la lista de correo A
menudo, las bandejas de entrada estaran saturadas de mensajes de spam o boletines de suscripciones. Seria util marcar estos remitentes como basura o darse de baja de su lista de correo para evitar que sus mensajes aparezcan en la bandeja de entrada.
3. Usar mensajeria instantanea
Los empleados pueden aligerar sus bandejas de entrada de correo electronico mediante aplicaciones de mensajeria, como Slack. Estas herramientas facilitaran a los colegas hablar de ida y vuelta y permitir que las respuestas se envien rapidamente. Muchas interfaces modernas de mensajeria instantanea tambien proporcionaran la opcion de crear chats de grupo para equipos especificos, anclar mensajes clave y acceder a archivos desde cualquier dispositivo.
4. Hable con la gente cara a cara
Aunque enviar un correo electronico a alguien puede ser mas facil y mas accesible, puede conducir a una mala comunicacion. Para reducir los mensajes de correo electronico y las preguntas de seguimiento, los empleados deben reunirse con sus colegas cara a cara y mantener conversaciones en persona. Si los funcionarios trabajan de forma remota y no pueden reunirse, se pueden programar y utilizar videoconferencias.
5. Establecer una
gestion eficaz de la cultura del correo electronico y los equipos de liderazgo deben establecer sistemas que dirijan como los empleados deben enviar correos electronicos para reducir los mensajes innecesarios. Algunas pautas que los lugares de trabajo suelen tener en su lugar son
- Cuando CC o CCO a una persona, y cuando no a
- Tipos especificos de discusiones que deben llevarse a cabo con reuniones cara a cara
- Eliminar las respuestas de una palabra
- Cuando es necesario hacer clic Responder a todos
- Indicar cuando no es necesaria una respuesta en un correo electronico
- Restringir el envio de correos electronicos los fines de semana y antes o despues de la vida
6. Optimizar reuniones
Cuando las reuniones se llevan a cabo de manera efectiva, habra menos necesidad de que los empleados realicen un seguimiento para aclaraciones o preguntas. Los equipos pueden optimizar sus estrategias de reuniones mediante la
- creacion de un marco de tiempo estandar para las reuniones para garantizar que cada minuto se utilice criticamente
- Utilice las reuniones para tareas clave que deben realizarse en directo y en persona, como la elaboracion de estrategias y la lluvia de ideas
- Establecer una agendas de cada reunion
- Envie estas agendas antes de la reunion para que los miembros del equipo puedan preparar preguntas y comentarios de antemano
7. Responder a los correos electronicos a medida que vienen
Responder a mensajes importantes rapidamente evitara que la bandeja de entrada se llene demasiado. De hecho, segun Harvard Business Review, cuanto mas rapido se envien respuestas por correo electronico, menos correos electronicos se acumularan. Esto se debe a que cuando el remitente tiene respondidas sus preguntas o comentarios reconocidos, no tendrian que enviar un seguimiento para llamar la atencion del destinatario.
8. Establecer
el tono Para que la cultura de correo electronico adecuada sea clara y se eliminen las sobrecargas, todos en el lugar de trabajo deben seguir las reglas y la etiqueta estandar. Podria ser util tener una orientacion sobre los protocolos de correo electronico y compartir recordatorios con los miembros del equipo.
En Conclusion - Sobrecarga de correo electronico La administracion
eficaz de los mensajes de correo electronico permitira al personal tomar el control de su bandeja de entrada y asegurarse de que se eviten las sobrecargas de correo electronico.
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