Seguimiento de Pedidos de Compra - Como funciona?
Introduccion a las ordenes de
compra Las ordenes de compra, a menudo abreviadas como PO, son documentos criticos para las empresas. Estos formularios implican informacion clave que conecta cada etapa de transaccion y cumplimiento de pedidos.
Por lo tanto, para tener total control y transparencia en estos procesos, los gerentes deben realizar el seguimiento de ordenes de compra. Esta practica permite a las empresas realizar un seguimiento del movimiento de sus ordenes de compra, asegurando que las actividades de adquisicion sean precisas y eficientes.
Que es el seguimiento de pedidos de compra?
El seguimiento de ordenes de compra es el proceso de monitoreo del estado y el movimiento de un pedido en tiempo real. Esto ayuda a administrar el ciclo de PO, que abarca la creacion de una orden de compra, su aprobacion y la recepcion de los bienes. Un sistema de seguimiento tambien permite al personal de adquisiciones identificar pasos ineficientes en sus procedimientos.
Una orden de compra suele considerarse un contrato legal entre una empresa y sus proveedores. Al realizar un seguimiento eficaz de estos contratos, las empresas pueden asegurarse de que reciben los bienes adecuados en la cantidad y calidad esperadas. Esto es importante para mantener niveles optimos de inventario y reducir los residuos. Ademas, las organizaciones pueden proteger su resultado final asegurandose de que se asocian con proveedores confiables.
Como se realiza el seguimiento de las ordenes de compra
Tradicionalmente Para mejorar las estrategias de seguimiento de las ordenes de compra existentes, las organizaciones deben comprender los metodos de supervision manual. Tradicionalmente, este proceso implica 4 pasos.
1. Contactar con el Departamento de Adquisiciones
Cuando un departamento identifica que su equipo necesita nuevos suministros o productos, primero debe ponerse en contacto con su departamento de compras. Despues de realizar una solicitud de bienes, el lider de compras se asegurara de que tengan suficientes fondos en el presupuesto.
2. Equipo de Compras Crea una Orden de Compra
Si la compania tiene suficiente capital, el equipo de compras aprobara y creara un pedido de compra dirigido al proveedor.
3. Enviar orden de compra al proveedor
El equipo enviara por correo el documento fisico del pedido de compra al proveedor.
4. Eldepartamento contacta con el proveedor
Una vez que el proveedor reciba la orden de compra, el departamento lo llamara regularmente para el estado de entrega.
Por que el seguimiento manual de pedidos de compra es insuficiente
Aunque el proceso manual de seguimiento de pedidos parece simple, se considera obsoleto y lento para las empresas modernas. Las principales razones por las que el seguimiento fisico de las ordenes de compra es insuficiente incluyen el
- aumento del desperdicio de papel- los papeles fisicos son caros y son insostenibles si las empresas tienen montones de documentos que no utilizan. Ademas, el papeleo es dificil de corregir y duplicar y requerira mas documentos para ser creados.
- Mas trabajo practico- el seguimiento fisico requiere la introduccion manual de datos, correcciones y procesamiento. Sin automatizacion, las empresas tendrian que asignar roles especificos a los empleados para presentar y preparar ordenes de compra.
- Trabajo que consume mucho tiempo- las organizaciones que tienen grandes volumenes de ordenes de compra tendran que dedicar mas tiempo a comunicarse con proveedores y equipos de compras. Esto puede volverse inmanejable, especialmente si los documentos se pierden, se olvidan o son inexactos.
- Aumento del gasto- al realizar un seguimiento manual de pedidos, las organizaciones necesitaran un sistema de almacenamiento fisico o archivo para conservar su papeleo. El fraude de facturas y la supervision de gastos tambien podrian producirse si las empresas no estan manejando eficazmente sus ordenes de compra.
Beneficios del uso de la automatizacion
al realizar un seguimiento de compras Para evitar las ineficiencias del procesamiento manual de pedidos de compra, las organizaciones deben implementar la automatizacion en sus practicas. La tecnologia moderna ha permitido la creacion de sistemas basados en la nube que agilizan la gestion de pedidos y el proceso de adquisicion.
Por ejemplo, los propietarios de empresas pueden utilizar software de pedidos de inventario para obtener visibilidad de sus actividades de adquisicion y realizar un seguimiento de las ordenes de compra. Estos sistemas estan equipados con inteligencia artificial y pueden conectarse a plataformas comerciales existentes con una herramienta de integracion. El
uso de la automatizacion proporcionara varios beneficios, como los siguientes.
Interfaces amigables para el usuario Las soluciones de pedidos
automatizadas permiten a los usuarios realizar un seguimiento facil de sus compras mediante una interfaz intuitiva. Dado que estos sistemas estan basados en la nube, el personal tambien puede supervisar las entregas de los proveedores de forma remota desde cualquier ubicacion con un dispositivo conectado a Internet. Tambien proporcionara a los usuarios documentos bajo demanda, lo que les permitira comunicarse con los proveedores y tomar decisiones en tiempo real.
Plantillas
de pedido de compra El software de pedidos rellenara automaticamente la informacion clave de los pedidos de compra, como los detalles del proveedor, los acuerdos de pago y las cantidades sugeridas. Esto no solo simplifica el proceso de creacion de un pedido de compra, sino que tambien garantizara que toda la informacion introducida sea precisa y mejorara la gestion del inventario. De este modo se ahorrara tiempo a los equipos y evitara demoras en las adquisiciones.
Optimize Vendor Management
Automation ayudara a las empresas a garantizar que estan pidiendo sus productos a proveedores preferidos. Por ejemplo, los administradores pueden programar sus plantillas para preseleccionar y rellenar el nombre de proveedor correcto en los pedidos de compra.
Los sistemas tambien ayudaran con la gestion de contratos, ya que proporcionan datos sobre precios de proveedores y calendarios de entrega. Los equipos pueden aprovechar esta informacion seleccionando el mejor proveedor que se alinee con sus necesidades y presupuestos.
Centralizar todos los datos transaccionales
Estas herramientas de automatizacion pueden compilar todos los datos de pedidos de compra, como entregas recientes, gastos y pedidos historicos. Tener todas las metricas clave en una ubicacion centralizada facilitara la generacion de informes y la auditoria. Tambien racionalizara la gestion de la cadena de suministro, los procedimientos contables y las practicas de control de inventarios.
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